Samen werken en publiceren

Slimme werkwijze voor verenigingen en stichtingen om samen te werken in de cloud

Creëren, samenwerken, opslaan en publiceren op internet

Voor verenigingen (wijkverenigingen, buurtorganisaties, VvE's) en stichtingen.

Voor wie?

Voor wijk- of buurtorganisaties die met lage kosten willen gaan samenwerken via internet, hun documenten willen archiveren in de cloud en vanuit diezelfde cloud willen publiceren op een (eventueel interne) website, blog of nieuwsbrief.

Maar ook vergelijkbare organisaties als VvE's, Stichtingen en Verenigingen kunnen van deze handleiding gebruik maken om hun organisatie te vereenvoudigen, online te gaan werken en met lage kosten op een gemakkelijke manier te publiceren op een openbare of besloten website.

Doel

Voorkomen dat documenten en andere content in privé-accounts van bestuurs- en commissieleden worden opgeslagen hetgeen opvolging bemoeilijkt en er verlies van content of historie optreedt.
Makkelijk, online, samenwerken tijdens het creatieproces. Geen noodzaak meer tot verzenden van documenten via email. Direct reageren in het document of in de zijlijn.
Gezamenlijke toegang via internet tot de opgeslagen informatie.
Voor publicatie aangemerkte content direct vanuit de opslag kunnen publiceren op een website.

Google Workspace of Google privé accounts?

Google Workspace

Google Workspace is een verzameling van cloudgebaseerde productiviteits- en samenwerkingstools, die door Google worden aangeboden. Het is ontworpen om organisaties van elke omvang te helpen efficiënter te werken en beter samen te werken, zowel intern als extern. Google Workspace is meer dan alleen een reeks afzonderlijke applicaties; het is een geïntegreerd platform waar alle tools naadloos samenwerken.

De kern bestaat uit bekende applicaties zoals Gmail, Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Presentaties, Google Agenda en Google Meet. Deze tools worden aangevuld met andere zakelijke toepassingen, waaronder Google Formulieren, Google Sites en Google Chat.

Een van de grootste voordelen is de mogelijkheid om in real time samen te werken. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken, wat de productiviteit aanzienlijk verhoogt. Omdat alles in de cloud staat, is het mogelijk om overal en vanaf elk apparaat (computer, tablet of smartphone) toegang te krijgen tot bestanden en applicaties. Dit biedt een hoge mate van flexibiliteit, ideaal voor hybride werkmodellen en teams die op afstand werken.

Daarnaast biedt Google Workspace geavanceerde beveiligings- en beheertools voor IT-beheerders, zodat bedrijven hun data kunnen beschermen en de toegang tot informatie kunnen beheren. Met verschillende abonnementsvormen is Google Workspace schaalbaar en geschikt voor zowel kleine ondernemingen als grote multinationals.

Stichtingen en non-pprofits kunnen in aanmerking komen voor sterk gereduceerde prijzen of zelfs gratis. Meer informatie op deze website.

Google privé-accounts

Met gratis Google privé-accounts (zoals je Gmail-adres) kun je ook uitstekend samenwerken in een groep.

Het principe is hetzelfde als bij Google Workspace. Je kunt gewoon een Google-account aanmaken en vervolgens de kernapplicaties gratis gebruiken:

Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties: Je maakt een nieuw document aan in je Google Drive en deelt het vervolgens met de e-mailadressen van de mensen met wie je wilt samenwerken. Je kunt instellen of zij alleen mogen kijken, opmerkingen mogen plaatsen of het document volledig mogen bewerken. Iedereen kan tegelijkertijd in het bestand werken, en je ziet in real time de wijzigingen die anderen aanbrengen.

Google Drive: Je kunt mappen en bestanden delen met anderen. Zo heeft iedereen toegang tot dezelfde set bestanden en hoef je niet steeds de nieuwste versie naar elkaar te mailen.

Google Agenda: Je kunt evenementen aanmaken en andere mensen uitnodigen. Je kunt ook je agenda delen, zodat groepsleden elkaars beschikbaarheid kunnen zien en makkelijker een afspraak kunnen plannen.

Google Meet: Je kunt gratis videovergaderingen opzetten en andere groepsleden uitnodigen om virtueel samen te komen.

Kortom, voor schoolprojecten, projecten met vrienden of hobbygroepen zijn de gratis Google-tools een krachtige en gebruiksvriendelijke manier om effectief samen te werken. Je hebt geen betaald abonnement nodig om te profiteren van de samenwerkingsfuncties. Het enige wat je nodig hebt, is een gratis Google-account.

Slimme werkwijze met behulp van Google privé-accounts

Voor kleine verenigingen, stichtingen en vve's heeft John Verschragen een werkmethode opgesteld om met privé-accounts van Google makkelijk in de cloud samen te werken, te archiveren én te publiceren op een website. Deze werkmethode is ontstaan na jarenlange ervaring met Google producten met als doel de kosten laag en de leercurve zo kort mogelijk te houden.

Eenvoud geeft vrijheid

Natuurlijk kun je voor elk onderdeel (opslag, documenten maken, online agenda's, website maken) een leuk appje, een goed programma, of een cloud-oplossing van verschillende leveranciers vinden.

Voor een werkomgeving die zo min mogelijk onderhoud vraagt en de leercurve zo klein mogelijk blijft, raad John aan om binnen één ecosysteem te blijven. Of je doet alles binnen de Apple omgeving, óf de Microsoft omgeving, óf de Google omgeving. Dat er in deze handleiding gekozen is voor het ecosysteem van Google wil niet zeggen dat je op jouw eigen apparaat van Microsoft of Apple geen gebruik zou kunnen maken van de in deze handleiding voorgestelde oplossing. Juist Google staat een oplossing voor die zowel op Microsoft als op Apple apparatuur werkt alsook op de moderne, en veelal goedkopere Chromebooks.

Je bent met Google dus onafhankelijk van bepaalde hardware leveranciers en dat is maar fijn ook omdat je van te voren niet weet welke apparatuur nieuwe bestuurs- en commissieleden gebruiken.

Grote verzameling van toepassingen bij elkaar

Met een Google account heb je de beschikking over een keur van toepassingen:

Gmail - voor het ontvangen, behandelen en verzenden van email
Drive - voor het creëren van documenten, presentaties, spreadsheets, enzovoort
Google Sites - voor het creëren van een website (zoals deze)
Contacten - voor het opslaan van contactgegevens
Agenda - voor het maken, delen of publiceren van afspraken
Gemini - Een van de krachtigste AI chatrobots
Keep - voor het opslaan en delen van notities
Foto's - voor het opslaan en delen van foto's
YouTube - voor het opslaan en publiceren van video
Meet - voor online vergaderen of chatten
Google Maps - voor routes en het opslaan en delen van adreslijsten
enzovoort

Het werk aan documenten wordt voornamelijk gedaan in de Drive (opslag van documenten in de cloud). Voor publicatie wordt in deze handleiding gebruik gemaakt van Google Sites. De website die je met Google Sites maakt bevindt zich op de Drive en kan daardoor eenvoudig worden gedeeld met collega's om de website aan te passen en te publiceren. Google Sites is gratis. Wil je je website aan een eigen domein koppelen dan zul je een domein moeten aanschaffen. Hoe je dit doet en waar je het best een domein aanschaft is afhankelijk van je wensen en het gemak dat je wilt hebben.

Google Sites

Report abuse