Embedded Files
1. Stel een coördinator aan
1. Stel een coördinator aan
Om goed te kunnen samenwerken is het verstandig om een omgeving te creëren die min of meer voor alle leden van de groep er hetzelfde uitziet. Er is dus behoefte aan een coördinator oftewel iemand die de omgeving alsook de onderlinge werkafspraken beheert.
Een coördinator of beheerder kan iemand zijn van het bestuur, van de groep (of vereniging) of een extern iemand die de groep ondersteunt. Deze persoon is het liefst al bekend met Google toepassingen. Vooral Gmail, Drive en Chrome zijn in eerste instantie belangrijk. Ook kennis van Google Agenda en Google Maps komen in beeld en later ook Analytics en Google Search console. Het is dus van belang om iemand te vinden die een brede interesse heeft in de Google producten en de instellingen daarvan onderzoekt. De coördinator kan, zoals het in deze handleiding is opgezet, in principe overal bij en geniet het vertrouwen van de gehele groep. Datgene dat hij vanwege de beperkingen van de gekozen werkwijze niet kan afdwingen via techniek zal hij in mondelinge afspraken moeten overeenkomen.
Stap 2. Richt de werkomgeving in
Stap 2. Richt de werkomgeving in
Omdat we een groep mensen voor ogen hebben die van een aantal gratis afzonderlijke accounts gebruik gaan maken (versus de centraal beheerde accounts in Google Workspace) moeten we eerst de omgeving, elke account afzonderlijk, voorbereiden. Dit is best wel een klusje.
Stel het bestuur bestaat uit een voorzitter, vice voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee commissieleden dan moeten er 6 gmailaccounts worden aangemaakt en ingesteld worden. Neem er even de tijd voor en beslis op welk account de mappen op de Drive worden aangemaakt. Het is verreweg het gemakkelijkst als dit laatste gebeurd op de account van de coördinator.
Als er gebruik gemaakt gaat worden van een eigen domein, schaf deze dan nu aan. Een betrouwbare Nederlandse provider die ik kan aanraden is antagonist.nl. Misschien niet de goedkoopste, maar wel een hele fijne. Een betrouwbare Amerikaans bedrijf, Squarespace, heeft het domeinbeheer van Google overgenomen en is een van de goedkoopste internationale providers voor domeinregistratie.
Wil je e-mailadressen gebruiken op het eigen domein dan zullen alle 6 e-mailadressen moeten worden aangemaakt op het eigen domein en gekoppeld worden aan de Gmailadressen (zie instellingen GMail). Bij sommige providers kun je tegenwoordig apart e-mailhosting inkopen. Omdat website hosting niet nodig is kan dit voordelig zijn. Check dit even bij je provider. Kan dat niet dan zul je behalve domeinregistratie ook hosting moeten afnemen vanwege deze e-mailadressen.
Wil je gewoon de gmailadressen gebruiken dan hoeft er geen hosting te worden ingekocht. Eventueel kunnen berichten die gestuurd worden aan het domein worden afgevangen en naar een van de 6 bestuursleden worden doorgestuurd. Bijvoorbeeld: info@vereniging.nl, wordt dan doorgestuurd naar de secretaris. Een antwoord van de secretaris wordt dan verzonden vanuit secretaris.vereniging@gmail.com.
Eigen domein, ja of nee?
Eigen domein, ja of nee?
Voor niet commerciële organisaties kun je je afvragen of een eigen domein wel noodzakelijk is.
Het verschil leg ik het beste uit aan de hand van deze website. Momenteel is deze website te vinden onder de URL: https://sites.google.com/view/vereniging-cloud/start
De website staat op mijn Google Drive en heb ik gemaakt met Google Sites. Allemaal gratis dus. Als ik iemand op deze website wil wijzen dan stuur ik een bericht en stop ik de website achter de tekst, zoals in deze regel. Niemand hoeft dus die lange URL in te tikken of zelfs maar te zien. Ook in nieuwsbrieven kan de URL achter een tekst worden opgenomen.
Er is veel voor te zeggen om toch een eigen domein te laten registreren, in mijn geval zou dat kunnen zijn; www.vereniging-cloud.nl. Voor mij is dit echter niet van belang omdat deze website geen onderdeel is van een commercieel plan en ik geen externe kosten wil maken. (Gelukkig krijg ik af en toe een donatie van blije gebruikers 🤓).
Let op! Het is NIET nodig om naast domeinregistratie ook hosting in te kopen indien gebruik gemaakt wordt van Google Sites en van Gmail adressen. Wel zullen er op het domein een paar instellingen moeten worden aangepast om de website vindbaar te maken.
Stap 3. Verricht de noodzakelijke instellingen in Gmail, Chrome en Drive
Stap 3. Verricht de noodzakelijke instellingen in Gmail, Chrome en Drive
Nadat er is bepaald hoe er gewerkt gaat worden met het domein en e-mail kunnen de belangrijkste toepassingen worden ingesteld.
Chrome is de werkomgeving waarin gewerkt wordt, of dit nu op een Windows- , Apple computer of op een Chromebook is. De inrichting van de Chromebrowsers van de verschillende leden kan op elkaar worden afgestemd door kleurzetting en alvast opnemen van handige bladwijzers en eventueel extensies.
Gmail en Drive zijn twee essentiële toepassingen. Maar vergeet ook Google Wachtwoorden niet waarin de bestuursleden wachtwoorden kunnen opslaan die bij hun functie dienen te worden opgeslagen opdat deze ook kunnen worden overgedragen.
Kijk in de toelichting in het menu onder 'Aanpak' voor verdere hulp op deze onderwerpen.
Stap 4. Help de bestuursleden op weg
Stap 4. Help de bestuursleden op weg
Alle begin is moeilijk en het is extra moeilijk om van werkwijze te veranderen. Het is daarom van groot belang om bij ingebruikname bij de leden aan tafel te zitten om mee te kijken, vragen te beantwoorden en de weg te wijzen. Neem plaats naast het lid en installeer samen de Chromebrowser en maak een nieuw profiel aan om in te loggen op de omgeving. Neem de belangrijkste toepassingen (Gmail, Drive en Wachtwoorden) door en leg uit hoe Google Chat werkt.
Indien er werkafspraken zijn gemaakt en vastgelegd (op de Drive), neem een bladwijzer daar naar toe op in Chrome en wijs het lid daarop. Laat ook zien dat op alle schermen er altijd hulp is van Google in de Nederlandse taal. Geef iemand tijd om het tot zich te nemen. Er kunnen de eerste weken vragen ontstaan. Omdat de omgeving voor alle leden hetzelfde is kunnen veel vragen onderling worden beantwoord.
Google Sites
Report abuse