Gmail

Tips voor Gmail instellingen voor het gebruik binnen de context van deze website

Op deze website kunt u leren hoe u verschillende toepassingen inricht en gebruikt. Inplaats van filmpjes en stukken tekst (die snel verouderen) maak ik daarom gebruik van twee bronnen. De Help-functies van Google en de AI chatrobot Gemini. Op elke pagina vind je de link naar de corresponderende Help pagina. Op de pagina tref je de prompts aan die je kunt ingeven in Gemini om meer te leren over de toepassing. Je grijpt de paars gekleurde tekst en plakt deze in Gemini voor het meest actuele antwoord.

Prompt: Hoe grijp en plak ik een tekst in windows en op een mac?

Een "prompt" is een stukje tekst dat je invoert in een AI-systeem om een reactie te krijgen. Het is eigenlijk een instructie, een vraag, een stelling of een opdracht die de AI vertelt wat het moet doen. De kwaliteit en specificiteit van de prompt bepalen in grote mate hoe nuttig en accuraat de reactie van de AI zal zijn.

Gewone links worden met Groen aangegeven.

Let op: Voor een grondige zelfstudie zijn de Help functies van Google nog altijd het meest uitvoerig en het meest accuraat.

Gemini

De link naar de AI chatrobot van Google.

Sla deze in je bladwijzerbalk op om snel op te kunnen roepen.

Gmail Help

De uitgebreide hulp voor Gmail door Google kunt u hier vinden.

Snelle instellingen

In Gmail wordt er onderscheid gemaakt in Snelle instellingen en Alle instellingen. Snelle instellingen hebben uitsluitend betrekking op de gebruikers interface oftewel de weergave op het scherm. Deze instellingen kunnen ten alle tijden gewijzigd worden zonder dat de werking in gevaar komt. Je kunt er dus gerust mee experimenteren.

Prompt: Hoe pas ik de snelle instellingen in gmail aan en welke instellingen betreft het?

Suggesties voor Snelle instellingen

Zet de Chat en Meet functies aan. Eenmaal in gebruik wil je deze niet meer missen. Er verschijnt dan een linker kolom waarin gekozen kan worden tussen E-mail, Chats, Ruimtes en Meet (vergaderingen).
Zet de Dichtheid op Compact voor meer regels in beeld.
Selecteer de Prioriteitsinbox en stel in als hieronder is weergegeven. Onder Opties kies je 50 items en vink je verder niets aan.

Je krijgt dan een inbox met Ongelezen berichten boven aan. Daaronder een gedeelte met berichten die je met een Ster gemarkeerd hebt omdat je die nog verder moet afhandelen en daaronder de overige e-mail wisselingen.

4. Het leesvenster kun je nu op de regel boven de mail naar wens aan en uitzetten met het icoontje ≣☐.

5. Vink de gespreksweergave aan. Het is misschien even wennen maar op deze wijze vind je je berichten sneller, kun je gemakkelijk een hele conversatie doorsturen en kun je ook sneller je e-mail opruimen.

Alle instellingen

Elke gebruiker en zeker nieuwe gebruikers raad ik aan om alle instellingen van Gmail tenminste één keer door te lopen. In de help van Gmail wordt elke instelling uitvoerig behandeld. Wilt u een korter overzicht in de meest relevante instellingen gebruik dan de prompts op deze pagina.

Prompt 1: Licht de algemene instellingen van gmail toe

Prompt 2: Wat zijn labels in Gmail en hoe pas ik die toe?

Prompt 3: Wat zijn filters in Gmail en hoe pas ik die toe?

Tips

Maak voor alle bestuursleden alvast de handtekeningen aan zodat deze er gelijkvormig uitzien, zelfde lettertype, zelfde logo erbij. Vergeet niet onderaan de instellingen pagina de wijzigingen op te slaan!
Zet onder Algemene instellingen de annuleringsperiode voor verzenden op 30 seconden. Dit betekent dat je wanneer je na verzenden er bijvoorbeeld achter komt dat je de bijlage vergeten bent, je 30 seconden de tijd hebt om de verzending terug te halen, de bijlage erbij kunt doen en opnieuw kunt verzenden.
Voor mij werken deze instellingen onder 'Labels' erg goed. Zie plaatje. Vooral een knopje met 'Alle e-mail' wil je gewoon hebben.

E-mail delegeren aan een medebestuurslid

Het kan handig zijn om een medebestuurslid toegang tot e-mail te verstrekken van bijvoorbeeld de voorzitter. Is de voorzitter met vakantie of kijkt de voorzitter gewoon minder vaak in de e-mail van de vereniging, dan kan de gedelegeerde, bijvoorbeeld de secretaris de mail bekijken afhandelen.

Prompt: Hoe stel ik een gedelegeerde aan in Gmail?

Als dit is ingesteld, bijvoorbeeld dat de secretaris van de wijk de e-mail van de voorzitter mag bekijken en afhandelen, dan handelt de secretaris als volgt. In het Gmail venster klikt de secretaris op het icoontje van het Google account. Er opent dan een venster. In dit venster staat de Voorzitter van de wijkvereniging vermeld met daarachter de aanduiding; Gemachtigd. Na het klikken op deze regel opent er een nieuw tabblad met de e-mail van de voorzitter.

Na het afhandelen van de e-mail van de voorzitter kan dit venster gewoon weer worden gesloten met het kruisje op de tab van dat blad.

Google Sites

Report abuse