Os conceitos teóricos e metodologias da Arquivologia são ferramentas fundamentais para a boa gestão das organizações. A Arquivologia também lida com a preservação dos registros da memória da sociedade. Em razão de promover a eficência dos órgãos públicos, a transparência da tomada de decisões e a preservação do patrimônio cultural, esse campo pode ser definido como condição para o exercício da cidadania.

Definição dos Direitos dos Cidadãos¹

O Brasil é um país federativo e democrático. Durante a Primeira República (1889-1930), as funções da administração estatal foram reduzidas. Basicamente, consistiam na manutenção da ordem interna, defesa das fronteiras nacionais e respeito aos contratos e à propriededade privada (BRESSER-PEREIRA, 1996). A partir da década de 1930, essas funções foram ampliadas, em razão do reconhecimento de direitos sociais, assim como da multiplicação dos setores de planejamento público e da constituição de empresas públicas, exigindo a expansão da máquina administrativa e sua racionalização.

A situação atual da administração pública reflete essa evolução. Como exemplo, pode-se citar a Constituição Federal, de 1988, que prevê em seu Art. 5º:

Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza ...;

homens e mulheres são iguais em direitos e obrigações, nos termos desta Constituição;

ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei;

ninguém será submetido a tortura nem a tratamento desumano ou degradante;

é livre a manifestação do pensamento, sendo vedado o anonimato;

é inviolável a liberdade de consciência e de crença, sendo assegurado o livre exercício dos cultos religiosos e garantida, na forma da lei, a proteção aos locais de culto e a suas liturgias;

ninguém será privado de direitos por motivo de crença religiosa ou de convicção filosófica ou política, salvo se as invocar para eximir-se de obrigação legal a todos imposta e recusar-se a cumprir prestação alternativa, fixada em lei;

é livre a expressão da atividade intelectual, artística, científica e de comunicação, independentemente de censura ou licença;

são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação.

Em relação a esses direitos, também cabe lembrar partes dos textos dos artigos 3º, 6º e 7º:

Constituem objetivos fundamentais da República Federativa do Brasil: erradicar a pobreza e a marginalização e reduzir as desigualdades

sociais e regionais;

São direitos sociais a educação, a saúde, a alimentação, o trabalho, a moradia, o transporte, o lazer, a segurança, a previdência social, a proteção à maternidade e à infância, a assistência aos desamparados, na forma desta Constituição.

São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: salário mínimo , fixado em lei, nacionalmente unificado, capaz de atender a suas necessidades vitais básicas e às de sua família com moradia, alimentação, educação, saúde, lazer, vestuário, higiene, transporte e previdência social, com reajustes periódicos que lhe preservem o poder aquisitivo, sendo vedada sua vinculação para qualquer fim.

Para assegurar esses e outros direitos, a Constituição Federal prevê vários deveres por parte do Estado, assim como a independência dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário. Cabe, portanto, ao Poder Executivo Federal o desempenho de funções que garantam a implementação dos direitos dos cidadãos. Essas atribuições são distribuídas em diferentes ministérios, com competências especializadas. De acordo com o texto constitucional, o Presidente da República escolhe os Ministros de Estado, sendo que esses últimos, de acordo do o Art. 87 do texto constitucional, devem:

I - exercer a orientação, coordenação e supervisão dos órgãos e entidades da administração federal na área de sua competência e referendar os atos e decretos assinados pelo Presidente da República;

II - expedir instruções para a execução das leis, decretos e regulamentos;

III - apresentar ao Presidente da República relatório anual de sua gestão no Ministério;

IV - praticar os atos pertinentes às atribuições que lhe forem outorgadas ou delegadas pelo Presidente da República.

Conforme mostra o organograma abaixo, essas responsabilidades derivam da obrigatoriedade de o Poder Executivo aplicar as leis criadas pelo Poder Legislativo, composto por representantes eleitos diretamente pelos cidadãos.

Gestão de Documentos e Arquivos no Poder Executivo Federal²

O bom funcionamento da administração pública depende de políticas institucionais formuladas, implementadas e avaliadas. Para compreender a situação atual da administração do Poder Executivo Federal, precisamos retornar no tempo, analisando o processo de sua formação. No Brasil, de acordo com pesquisas já realizadas, a primeira reforma administrativa data da década de 1930 (ABRUCIO; PEDROTI; PÓ, 2010, pp. 27-71). As mudanças implementadas nessa década deram início à formação da administração burocrática racional-legal no Brasil. Esse processo, porém, encontrou dificuldades em se generalizar, permanecendo ainda, na administração pública, muitos traços do patrimonialismo.

Na presente análise, recorre-se às definições de Max Weber (1982, p. 229-282). Para esse autor, a administração contemporânea apresenta as seguintes características:

1. A burocratização oferece, acima de tudo, a possibilidade ótima de colocar-se em prática o princípio de especialização das funções administrativas, de acordo com considerações exclusivamente objetivas. Tarefas individuais são atribuídas a funcionários que têm treinamento especializado e que, pela prática constante, aprendem cada vez mais. O cumprimento 'objetivo' das tarefas significa, primordialmente, um cumprimento de tarefas segundo regras calculáveis e 'sem relação com pessoas'

2. A razão decisiva para o progresso da organização burocrática foi sempre a superioridade puramente técnica sobre qualquer outra forma de organização. O mecanismo burocrático plenamente desenvolvido compara-se às outras organizações exatamente da mesma forma pela qual a máquina se compara aos modos não-mecânicos de produção.

3. Precisão, velocidade, clareza, conhecimento dos arquivos, continuidade, discrição, unidade, subordinação rigorosa, redução do atrito e dos custos de material e pessoal - são levados ao ponto ótimo na administração rigorosamente burocrática, especialmente em sua forma monocrática.

4. A administração burocrática racional-legal, diferentemente da patrimonialista, é regida pela noção de "igualdade perante a lei". Nessa forma de administração, tomam-se 'medidas metódicas para a realização regular e contínua' dos deveres e para a promoção do acesso aos 'direitos correspondentes'. Somente esse tipo de "burocracia estabeleceu as bases da administração de um Direito racional conceptualmente sistematizado'.

A adoção da administração burocrática racional-legal decorre da complexidade da sociedade contemporânea, como afirma Weber:

O aumento extraordinário da velocidade pela qual as comunicações públicas, bem como os fatos econômicos e políticos, são transmitidos, exerce um a pressão constante e aguda no sentido de intensificar o ritmo da reação administrativa em relação a várias situações. O ótimo desse tempo de reação só é alcançado normalmente através de uma rigorosa organização burocrática.

Porém, cabe lembrar que a implantação da administração burocrática tem custos financeiros elevados, “em comparação com a administração” patrimonialista. Em geral, a administração burocrática “aumenta de forma substancial” os gastos públicos, embora isso seja compensado pela diminuição das “demoras e falta de exatidão”. A transição para esse tipo de administração também dependeu do desenvolvimento de procedimentos científicos da administração. Um efeito dessa "administração científica" foi a progressiva segmentação das áreas de gestão, gerando profissionais especializados. Isso é particularmente visível nas ativididades-meio, com o advento da gestão financeira, contábil, de pessoal, de comunicação, de edificações, de comunicação, de transporte etc.

A "gestão de documentos" surge no âmbito das mudanças acima mencionadas. Sua compreensão e implementação ocorrem, porém, de forma assistemática e com muito menos adesão do que as demais formas de gestão científica. No Brasil, somente em 1991, com a promulgação da Lei nº 8.159, mais conhecida como "Lei de Arquivos", definiu-se a autoridade arquivística no âmbito da administração pública federal. Essa autoridade foi compartilhada entre o Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, órgão formulador da política nacional de arquivos, e o Arquivo Nacional, como órgão responsável pela implementação da política nacional de arquivos.

Em 2003, com o intuito de viabilizar esses objetivos, no âmbito da administração pública federal, foi instituído o atualmente desiginado SIGA (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos). Foram consideradas como finalidades desse sistema:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Tais determinações constam no Decreto nº 4.915/03, atualizado recentemente através do Decreto nº 10.148/19, que prevê:

Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal - Comissão de Coordenação do Siga, à qual compete:

I - propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal;

II - orientar os órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos;

III - monitorar a aplicação das normas e seus resultados, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga;

IV - fornecer informações sobre os órgãos setoriais e seccionais ao órgão central do Siga; e

V - assessorar o órgão central do Siga na execução de suas competências.

Parágrafo único. Compete ao Arquivo Nacional, na qualidade de órgão central do Siga, submeter as propostas de que trata o inciso I do caput, aprovadas pela Comissão de Coordenação do Siga, à aprovação do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.

Esse conjunto de diretrizes, para conseguirem ser efetivamente implementadas, dependem de infraestrutura e de recursos humanos. O presente projeto de pesquisa, tendo em vista essa questão, identificou o "lugar" dos arquivistas e as "competências" atribuídas aos setores de arquivos nos órgãos da adminstração pública federal, em particular os ministérios que compõem a base da administração direta federal. Através desse levantamento, procurou-se, por meio de diagnósticos, identificar problemas e, através de prognósticos, propor soluções.

Exemplo de pactuação de Programa de Gestão de Documentos - MCTI³

O texto da da portaria, abaixo transcrita, serve como exemplo de como é pactuada a política institucional arquivística nos ministérios do Poder Executivo Federal:

Portaria MCTI nº 293, de 01.04.2013

Institui a Política de Gestão Documental no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.

O MINISTRO DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios e procedimentos padronizados de gestão documental no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, em conformidade com a legislação arquivística brasileira, e,

Considerando que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, inciso V, § 2º, dispõe que cabe à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

Considerando a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências;

Considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;

Considerando a Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências, em especial o artigo 62, inciso II, que tipifica o crime de destruir, inutilizar ou deteriorar arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

Considerando a Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, e dá outras providências;

Considerando a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

Considerando o Decreto nº 82.590, de 6 de novembro de 1978, que regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo;

Considerando o Decreto nº 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;

Considerando o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, suas subcomissões e dá outras providências;

Considerando o Decreto nº 5.296, de 2 de dezembro de 2004, que regulamenta as Leis nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que dá prioridade de atendimento às pessoas que especifica, e nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, e dá outras providências;

Considerando o Decreto nº 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, que institui a Política e as Diretrizes para o Desenvolvimento de Pessoal da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, e regulamenta dispositivos da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;

Considerando o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil, institui a “Carta de Serviços ao Cidadão” e dá outras providências;

Considerando o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição;

Considerando o Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

Considerando a Portaria Normativa SLTI/MP nº 5, de 19 de dezembro de 2002 e alterações, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de Protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG;

Considerando a Portaria SLTI/MP nº 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que trata das faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras;

Considerando a Portaria nº 3, de 7 de maio de 2007, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que institucionaliza o Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico e-MAG no âmbito do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP;

Considerando a Instrução Normativa nº 4, de 12 de novembro de 2010, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) do Poder Executivo Federal;

Considerando a Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;

Considerando a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público;

Considerando a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública;

Considerando a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;

Considerando a Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010, do CONARQ, que dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil;

Considerando a necessidade de adoção de uma política de gestão documental que racionalize a produção, a classificação, o fluxo, a avaliação, a guarda e a recuperação dos acervos essenciais à comprovação e à preservação dos documentos de interesse histórico, cultural e científico produzidos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação; e;

Considerando a capacitação de pessoal como fator preponderante para o sucesso no desenvolvimento da gestão de documentos,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental, nos termos do Anexo da presente Portaria, no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, nas unidades de pesquisa, nas entidades vinculadas e nas organizações sociais, visando à racionalização da produção, à classificação, ao fluxo, à avaliação, à guarda e à recuperação da documentação e da informação, fundamentais no processo de decisão administrativa, bem como à melhoria da qualidade na prestação dos serviços à Administração Pública Federal e aos cidadãos.

Parágrafo Único. Subordinam-se aos efeitos desta Portaria:

I - o Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, nas esferas de seus órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado, dos órgãos específicos singulares, das unidades descentralizadas e dos órgãos colegiados;

II - as unidades de pesquisa e as entidades vinculadas ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação;

III - as organizações sociais, supervisionadas pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação por meio de contratos de gestão, em atendimento ao disposto no art. 7º, §1º, da Lei 8.159, de 1991, art. 15, inciso IV, do Decreto nº 4.073, de 2002.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Anexo - Política de Gestão Documental

Art. 1º Para os fins previstos nesta Portaria, entende-se por:

I - Arquivo: conjunto de documentos produzidos e acumulados por um órgão ou entidade, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. É também a instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos;

II - Documento de arquivo: unidade de registro de informação, em qualquer formato (inclusive digital) ou suporte papel, óptico, magnético ou eletrônico, dentre outros, produzido e/ou recebido pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, unidades de pesquisa, entidades vinculadas e organizações sociais, em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas e/ou administrativas;

III - Arquivo central / Arquivo geral: unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento;

IV - Arquivo setorial: arquivo de setor ou serviço de uma administração. Existindo o setor de arquivo central ou arquivo geral, o arquivo setorial estará a ele subordinado;

V - Protocolo: serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Quando o Protocolo é o responsável, também, pela autuação de documentos, na Administração Pública Federal, constitui-se uma Unidade Protocolizadora;

VI - Gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

VII - Acesso à informação: ato de franquear o acesso/conhecimento a dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

Art. 2º Deverá ser criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD no MCTI, nas unidades de pesquisa, nas entidades vinculadas e nas organizações sociais, conforme determina o artigo 18 do Decreto nº 4.073, de 2002.

§ 1º. Fica definida a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, como responsável pela orientação e realização do processo de análise, avaliação, e seleção da documentação produzida e acumulada.

§ 2º. Caberá à CPAD, no âmbito de sua atuação, estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos arquivísticos relativos às atividades-fim.

§ 3º. A CPAD será formada por um grupo multidisciplinar, sendo obrigatório ter em sua composição membros que trabalhem com documentação, preferencialmente arquivistas, e pelo menos um agente público com conhecimentos específicos das atividades finalísticas desempenhadas pelo órgão.

Art. 3º A gestão documental é responsabilidade de todo o corpo funcional do MCTI, das unidades de pesquisa, das entidades vinculadas e das organizações sociais, de acordo com a própria atribuição e hierarquia, e deve envolver as seguintes categorias:

I - Administração Geral - é a autoridade máxima administrativa de cada órgão, responsável pela real viabilidade da política de gestão arquivística de documentos e pelo apoio integral à implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão arquivística de documentos.

II - Gestores de unidades, chefias imediatas e grupos de trabalho - são os responsáveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas e rotinas, conforme estabelecido em normas internas e no Manual de Gestão de Documentos, ao qual se refere o Artigo 4º, inciso III.

III - Servidores, empregados públicos e colaboradores - são os responsáveis pela produção, uso, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos em suas atividades cotidianas, bem como pela observação e vigilância quanto às orientações, recomendações e procedimentos internos, devendo, em caso de dúvidas, dificuldades ou sugestões, contatar a área responsável pela gestão documental no âmbito de sua organização.

Art. 4º São instrumentos arquivísticos de gestão documental no MCTI, nas unidades de pesquisa, nas entidades vinculadas e nas organizações sociais:

I - o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 2001, do CONARQ;

II - o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim;

III - o Manual de Gestão de Documentos;

IV - o Programa de Gestão de Documentos.

§ 1º. Os instrumentos arquivísticos referidos no inciso II serão elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD de cada órgão ou entidade indicada no caput do art. 2º deste anexo, bem como serão submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.

§ 2º. O Manual de Gestão de Documentos deverá ser elaborado e validado no âmbito de atuação da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - SubSIGA/MCTI, constituída com base no Decreto nº 4.915, de 2003, e posteriormente encaminhado para aprovação do Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia e Inovação. O referido Manual é comum ao MCTI, unidades de pesquisa, entidades vinculadas e às organizações sociais, devendo ser revisto, sempre que necessário, pela SubSIGA/MCTI.

§ 3º Os Programas de Gestão de Documentos deverão ser elaborados por Grupos de Trabalho estabelecidos no MCTI e em cada unidade de pesquisa, entidade vinculada e organização social. Cada Programa deverá ser aprovado pela respectiva CPAD e homologado pela SubSIGA/MCTI.

I - A operacionalização da presente Política dar-se-á por meio do Programa de Gestão de Documentos, que terá como objeto a definição do planejamento estratégico, ou plano de trabalho, com cronograma de implementação em ações de curto, médio e longo prazos e período de execução de 5 anos.

II - O acompanhamento técnico necessário para implementação de cada Programa será feito pela respectiva CPAD, em cada órgão ou entidade, e pela SubSIGA/MCTI, que ficará responsável, quando for o caso, pela articulação com o Arquivo Nacional.

Art. 5º O MCTI, as unidades de pesquisa, entidades vinculadas e organizações sociais que forem detentoras de documentos com grau de sigilo deverão criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, conforme disposto no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

§ 1º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS será responsável por: opinar sobre a informação e/ou documentos produzidos no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo; assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação da informação e/ou documento classificado em qualquer grau de sigilo; propor a destinação final das informações e/ou documentos desclassificados, indicando-os para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159, de 1991; e subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado no sítio virtual do órgão ou entidade;

§ 2º. As informações e/ou documentos classificados como de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados ao Arquivo Nacional, para fins de preservação e acesso.

Art. 6º Para o cumprimento da presente Política, a gestão documental do MCTI, das unidades de pesquisa, das entidades vinculadas e das organizações sociais, será organizada em uma estrutura que promova a coordenação e a integração das atividades do Arquivo Central ou Geral, Arquivos Setoriais e de Protocolo, de forma que atenda aos seguintes requisitos:

I - Institucionalização do Protocolo, com essa denominação ou denominação similar, constante em organograma, com posição hierárquica definida e atribuições específicas e estáveis, resultantes de ato administrativo, possuindo chefe responsável nomeado ou designado com poder decisório correspondente a seu nível de hierarquia.

II - Institucionalização do Arquivo, com essa denominação ou denominação similar, constante em organograma, com posição hierárquica definida e atribuições específicas e estáveis, resultantes de ato administrativo, possuindo chefe responsável nomeado ou designado com poder decisório correspondente a seu nível de hierarquia.

III - Organização dos arquivos setoriais essencialmente vinculada a critérios definidos nas normas, manuais e programas de gestão documental, evitando sobremaneira a prática arquivística desvinculada de técnicas e metodologias padronizadas.

§ 1º O MCTI, as unidades de pesquisa, as entidades vinculadas e as organizações sociais, deverão adequar espaço físico para o desenvolvimento das atividades de Arquivo Central ou Geral e de Protocolo.

I - A construção, reforma, adequação ou ampliação de espaços físicos destinados ao Arquivo Central ou Geral e ao Protocolo, deverão obedecer a critérios de promoção de acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, conforme disposto em legislação específica.

II - É indicado que sejam seguidas as recomendações técnicas específicas para construção, reforma, adequação ou ampliação das instalações destinadas à guarda de acervos arquivísticos, intitulado “Recomendações para construção de arquivos”, publicado pelo CONARQ.

§ 2º O Arquivo Central ou Geral e o Protocolo terão precedência em treinamentos específicos de gestão documental, realizados por meio de cursos, seminários ou correlatos, ofertados pela administração pública federal, pelo mercado ou por meio de profissionais especialmente contratados para este fim, observada a legislação vigente, para que seus servidores, empregados públicos e colaboradores atuem como multiplicadores das normas, manuais e procedimentos.

§ 3º Os servidores, empregados públicos e colaboradores, lotados em arquivos setoriais, receberão treinamentos periódicos preferencialmente por meio dos multiplicadores citados no § 2º, com vistas à correta e acertada prática de gestão documental.

§ 4º A SubSIGA/MCTI, cada CPAD, Arquivo Central ou Geral e Protocolo, criados ou existentes, serão corresponsáveis, em suas respectivas áreas de atuação, pela disseminação das normas, manuais e procedimentos da prática gestão de documental.

§ 5º O MCTI, as unidades de pesquisa, as entidades vinculadas e as organizações sociais deverão adequar os serviços eletrônicos referentes aos acervos arquivísticos e às atividades de protocolo disponibilizados nos respectivos sítios virtuais na Internet ou na Intranet, de forma a atender ao conjunto de recomendações para acessibilidade dos sítios e portais do governo brasileiro, conforme o Modelo de Acessibilidade de Governo Eletrônico (e-MAG).

Art. 7º É recomendável que o MCTI, as unidades de pesquisa, as entidades vinculadas e as organizações sociais implementem um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais, obedecendo ao estabelecido na Política de Segurança da Informação do órgão, bem como na legislação e normas arquivísticas em vigor.

§ 1º Os requisitos mínimos de um SIGAD estão estabelecidos no documento denominado e-ARQ Brasil, conforme disposto nas Resoluções nº 25, de 2007 e nº 32, de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

§ 2º Independentemente da plataforma tecnológica em que o SIGAD for desenvolvido e/ou implantado, é desejável que seja dotado de serviços que possibilitem sua integração, em regime de interoperabilidade e com padrões abertos, com outros sistemas existentes, de maneira a propiciar gestão documental colaborativa no âmbito do MCTI, das unidades de pesquisa, das entidades vinculadas e das organizações sociais.

§ 3º A obtenção do SIGAD deverá seguir rito estabelecido na Instrução Normativa nº 4, de 12 de novembro de 2010, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

Art. 8º Os Programas de Gestão de Documentos do MCTI, das unidades de pesquisa, entidades vinculadas e organizações sociais, deverão estar de acordo com a Política de Segurança da Informação do respectivo órgão.

Art. 9º Os servidores, empregados públicos e colaboradores do MCTI, das unidades de pesquisa, das entidades vinculadas e das organizações sociais, deverão ser continuamente capacitados para o uso das técnicas e procedimentos arquivísticos e dos sistemas computacionais relativos à gestão documental.

Parágrafo Único. Os treinamentos deverão estar compatíveis com a legislação e normas arquivísticas em vigor, bem como com as tecnologias implementadas e as demais tecnologias que porventura venham a ser adotadas.

Disposições Finais

Art. 10. A presente Política de Gestão Documental será atualizada periodicamente em prazo não superior a cinco anos, a contar de sua aprovação. De igual modo, deverá ser constantemente monitorada e avaliada, visando a obter maior agilidade na eventual correção de ações, mesmo antes do prazo de sua atualização.

Art. 11. Os Programas de Gestão Documental a serem aplicados no MCTI, nas unidades de pesquisa, entidades sociais e organizações sociais deverão ser apresentados ao SubSIGA/MCTI no prazo de um ano a contar da vigência desta Portaria.

Art. 12. Deverá ser criado grupo de trabalho para cumprir o disposto no Decreto nº 6.932, de 2009.

Art. 13. A Política de Gestão Documental e, em especial, os Programas de Gestão Documental, deverão ser amplamente divulgados para todo corpo funcional do MCTI, das unidades de pesquisa, entidades vinculadas e organizações sociais, tornando público seus objetivos e despertando a consciência e a responsabilidade dos envolvidos sobre a importância das suas aplicações.

Art. 14. Nas reuniões ordinárias ou extraordinárias, a Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA/MCTI fará análise, prestará orientação técnica e elaborará parecer referentes aos projetos de inovação em gestão documental, apresentados pelos órgãos e entidades.

Parágrafo Único. Para as unidades de pesquisa, os projetos de inovação em gestão documental visam também à pontuação e à melhoria dos indicadores constantes nos respectivos Plano Diretor da Unidade - PDU e Termo de Compromisso de Gestão - TCG de cada órgão.

Art. 15. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 16. O MCTI, por meio de suas instâncias competentes, providenciará suporte orçamentário para implantação do Programa de Gestão Documental, bem como suporte administrativo para reestruturação institucional.

Art. 17. Os casos omissos ou as dúvidas suscitadas serão resolvidos pela Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação – SubSIGA/MCTI.

Exemplo de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD⁴

O texto da da portaria, abaixo transcrita, serve como exemplo de como é constituída as comissões de avaliação de documentos:

PORTARIA GM/MS Nº 3.878, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2020

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 9º Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, do , resolve:

Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Ministério da Saúde, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação.

Art.2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim do Ministério da Saúde e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação, no âmbito do Ministério da Saúde, do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pelo Ministério da Saúde, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do Ministério da Saúde; e

VI - aprovar seu regimento interno.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta:

I - pelo Coordenador de Arquivo e Gestão de Documentos, que a presidirá;

II - sete servidores em exercício na Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos; e

III - um servidor público indicado pela Secretaria de Gestão do Trabalho e da Educação na Saúde;

IV - um servidor público indicado pela Secretaria de Ciência, Tecnologia, Inovação e Insumos Estratégicos em Saúde;

V - um servidor público indicado pela Secretaria de Atenção Especializada à Saúde;

VI - um servidor público indicado pela Secretaria de Atenção Primária à Saúde;

VII - um servidor público indicado pela Secretaria de Vigilância em Saúde;

VIII - um servidor público indicado pela Secretaria Especial da Saúde Indígena;

IX - um servidor público indicado pela Secretaria- Executiva;

X - um servidor público indicado pelo Gabinete do Ministro; e

XI - um servidor público indicado pela Consultoria Jurídica;

§ 1º Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 2º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida pela Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos.

§ 3º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu coordenador ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 5º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 6º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos que se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião participarão presencialmente e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

Art. 7º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Ficam revogadas:

I - a Portaria SAA/MS nº 897, de 06 de agosto de 2015; e

II - a Portaria SAA/MS nº 1.793, de 09 de outubro de 2017.

Notas:

¹BRASIL. Constituição Federal de 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 18 nov. 2020.

²SILVA, Jaime Antunes da. Evolução dos Sistemas de Documentação, Informação e Informática da Administração Pública Federal SISG - SINAR - SISP - SIGA. In: SEMINÁRIO - A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, 5. 2015, Brasília. O impacto da implantação da Lei de Acesso a Informações nas atividades de gestão de documentos dos órgãos e entidades integrantes do SIGA. Disponível em: http://siga.arquivonacional.gov.br/images/siga_definicoes/Evolu%C3%A7%C3%A3o%20dos%20Sistemas%20de%20Documenta%C3%A7%C3%A3o%20Informa%C3%A7%C3%A3o%20e%20Inform%C3%A1tica%20na%20APF%20-%20SISG-SINAR-SISP-SIGA%20-%20Jaime%20Antunes%20-%20ago%202015.pdf. Acesso em: 16 dez. 2020.

³BRASIL. Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia e Inovação. Portaria MCTI nº 293, de 01.04.2013. Disponível em: https://antigo.mctic.gov.br/mctic/opencms/legislacao/portarias/migracao/Portaria_MCTI_n_293_de_01042013.html?searchRef=entidades%20vinculadas&tipoBusca=expressaoExata. Acesso em: 18 nov. 2020.

⁴BRASIL. Imprensa Nacional. Portaria GM/MS nº 3.878, de 30 de dezembro de 2020. Diário Oficial da União. Brasília, DF, 30 dez. 2020.

Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-gm/ms-n%C2%BA-3.878-de-30-de-dezembro-de-2020. Acesso em: 15 mar. 2021.

Referências:

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BRASIL. Presidência da República Casa Civil. Decreto nº 4.915 DE 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/D4915.htm. Acesso em: 28 mar. 2021.

BRASIL. Presidência da República Casa Civil. Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm. Acesso em: 28 mar. 2021.

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