Fonte da imagem: Disponível em https://www.apers.rs.gov.br/upload/arquivos/202002/05170905-orientacoes-para-mensuracao-documentos-segunda-versao.pdf. Acesso em: 16 mar. 2021.
Os diagnósticos e prognósticos arquivísticos envolvem vários procedimentos, como o mapeamento de processos, identificação de tipologias documentais, mensuração das massas documentais, etc. (SOUSA,s/d.). No presente projeto, porém, esses termos foram empregados em um sentido específico, como estudo de políticas institucionais, identificando problemas e propondo soluções.
São registrados problemas semelhantes na maioria dos ministérios, a saber:
Existe um grave problema de fonte de informações para se conhecer a administração pública federal. Eventualmente, os dados do Sistema de Informações Organizacionais (SIORG) estão incompletos ou apresentam discrepâncias em relação aos que constam nos regimentos que definem as estruturas dos ministérios.
Embora a maioria dos órgãos da administração direta do Poder Executivo Federal conte com setores de arquivos, esses setores não são citados nos organogramas institucionais, pois estão inseridos em quarto ou quinto escalões, reforçando a "periferização" deles na administração pública (JARDIM, 1996);
Nos ministérios, não existe um padrão de serviços arquivísticos. Alguns órgãos possuem vários desses setores, enquanto noutros eles misturam-se aos serviços gerais, também denominados como serviços logísticos. Quando há mais de um setor responsável pela gestão de documentos, ou de funções relacionadas a essa gestão, parece ocorrer justaposição de competências.
Observa-se, de forma geral, fraca interação dos serviços arquivísticos com as áreas de Tecnologia da Informação (T.I.), o que deve comprometer a gestão e preservação dos documentos digitais;
Através da análise das competências dos setores de arquivo é possível perceber que não há integração deles com as áreas de governo eletrônico, dados abertos, proteção de dados pessoais, programas de digitalização e até mesmo, em alguns casos, com a promoção do acesso à informação. A transversalidade das políticas públicas e institucionais é fundamental para a boa governança arquivística e das demais áreas que lidam com informações registradas (JARDIM, 2018);
Os sites e regimentos ministeriais não deixam claro as formas de interação entre os setores arquivísticos desses órgãos e a Coordenação Regional do Arquivo Nacional do Distrito Federal;
Também é importante salientar que há setores de arquivos ministeriais anteriores à Lei nº 8.159/91. As frequentes alusões às “coordenações de documentação” e “divisões de documentação” são prova disso. Essas denominações remetem a setores que começaram a se estruturar em fins da década de 1930, sob influência do Departamento Administrativo do Serviço Público-DASP (SANTOS, 2010, p. 67-119), que adotou recomendações da área de Documentação/Biblioteconomia, recomendações que atualmente não estão mais presentes na legislação federal;
Há, nos setores de arquivos ministeriais, registros de experiências institucionais ainda mais remotas, como nos casos de ministérios que abrigam "arquivos históricos", com competências que lembram instituições arquivísticas do século XIX, ainda não conhecedoras dos procedimentos da gestão de documentos.
Em paralelo aos problemas identificados, há de se ressaltar as conquistas alcançadas. Na página de Introdução deste site, consta exemplo de "pactuação de Programa de Gestão de Documentos", com programa que é bem fundamento e estruturado. Ele deveria servir de modelo para discussões internas a cada ministério, no desenho de políticas institucionais arquivísticas.
Por fim, mas não menos importante, cabe sublinhar que, nesta pesquisa, não foram considerados os ministérios vinculados à Casa Civil/Presidência, Controladoria-Geral da União e Banco do Brasil.
Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
Diagnóstico: Nesse ministério há três setores arquivísticos: Seção de Arquivo Central, Seção de Arquivo Funcional, Seção de Apoio a Documentação Eletrônica. No entanto, não fica clara a vinculação deles na implementação da gestão de documentos.
Prognóstico: Promover a integração das competências dos setores de arquivo.
Ministério da Cidadania
Diagnóstico: A Coordenação de Documentação e Arquivo desse ministério é responsável pela gestão de documentos, sistema de pessoal e serviços gerais. Há, portanto, sobreposição de competências, que devem sobrecarregar e inviabilizar as atividades dessa Coordenação.
Prognóstico: Promover uma melhor definição das competências dos setores de arquivo e prever estrutura que viabilize as atividades desse setor.
Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações
Diagnóstico: De acordo com a Portaria MCTI nº 4.219, de 21 dez. 2020, foi instituída a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações e, em seu Art. 1º, alçou em caráter permanente a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - SubSIGA/MCTI, no âmbito das unidades e das entidades vinculadas. No parágrafo único do Art 2º dessa normativa, previu-se a que gestão documental contemplará a documentação física e digital, produzida ou recebida no âmbito do Ministério e de seus órgãos seccionais. Dessa forma, segue-se o que é preconizado no Art 1º da Lei de Arquivo, que reza que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Essas Diretivas e Normativas Ministeriais do MCTI são concordantes em todos os aspectos da Lei de Arquivos, em sua esfera de atuação. No entanto, apesar da existência dessas normas, há dificuldades, no site do MCTI, para se localizar informações sobre o setor de arquivo.
Prognóstico: Promover alterações para facilitar o acesso à Subcomissão do SIGA e ao setor de arquivo no referido site. Cabe destacar que o Programa de Gestão de Documentos deste ministério é bem fundamentado e estruturado, devendo servir de base para a discussão em outros órgãos.
Ministério das Comunicações
Diagnóstico: No site desse ministério não foram encontradas informações sobre o planejamento estratégico. Além disso, não são disponibilizados informações sobre a missão, visão e valores desse órgão.
Prognóstico: Inserir o planejamento estratégico na aba institucional do site. Ressalta-se, ainda, que o planejamento estratégico também não consta na aba institucional de sites de outros ministérios, sendo necessária uma padronização e uma mesma parametrização desses sites.
Ministério da Defesa
Diagnóstico: Antes de serem sujeitos a autoridade do Ministério da Defesa, pela Lei complementar n° 97 de 1999, os comandos militares (Marinha, Exército e Aeronáutica) eram ministérios independentes e tinham, por conta própria, estruturas administrativas complexas com seus próprios serviços de arquivos. Apenas o Comando da Aeronáutica tem um sistema de arquivos bem definido. A Marinha e o Exército têm serviços dedicados somente aos arquivos permanentes.
Prognóstico: Deveriam ser criados setores integrados e dedicados a todos os aspectos da gestão arquivística nos comandos militares.
Ministério do Desenvolvimento Regional
Diagnóstico: Nesse ministério, a Coordenação de Documentação e Informação é incumbida da gestão de documentos, assim como de serviços gerais e de fornecer “informações bibliográficas” aos gestores. Constata-se, portanto, a justaposição de competências de diferentes naturezas.
Prognóstico: Promover uma melhor definição das competências dos setores de arquivo e prever uma estrutura que viabilize as atividades desse setor.
Ministério da Economia
Diagnóstico: Não há um padrão nos organogramas ministeriais. Alguns são fortemente personalistas, como o organograma do Ministério da Defesa, que indica os nomes (ou até mesmo codinomes...) dos ocupantes dos cargos, outros sugerem um modelo gerencial estruturado em rede, como o do Ministério do Meio Ambiente. Esses organogramas, porém, apresentam um traço em comum: a “invisibilidade” institucional dos setores de arquivo. Eles nunca são mencionados, dificultando que se tornem conhecidos até mesmo entre integrantes dos ministérios.
Prognóstico: Tendo em vista que o organograma do Ministério da Economia é o que mais detalha a estrutura organizacional, deve-se incluir nele a Coordenação de Gestão de Documentos e Informação. Isso, conforme afirmado, poderia servir de modelo para os demais ministérios.
Ministério da Educação
Diagnóstico: Nesse ministério há grande indefinição dos serviços arquivísticos, pois, de acordo com o Regimento do MEC, 2019, a Secretaria-Executiva exerce o papel de "órgão setorial dos Sistemas de Pessoal Civil da Administração Federal, de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação, de Serviços Gerais, de Planejamento e de Orçamento Federal, de Contabilidade Federal, de Administração Financeira Federal, de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal e de Gestão de Documentos de Arquivo, por meio das Subsecretarias de Assuntos Administrativos, de Planejamento e Orçamento e de Tecnologia da Informação e Comunicação, a ela subordinadas". (Grifo nosso). Conforme é possível observar, não existe, na estrutura do órgão, um setor específico que lide com a Gestão Documental, sendo essa competência fragmentada entre três subsecretarias. Esse ministério, dessa forma, distancia-se do que é proposto pelo Art 1º da Lei de Arquivo (Lei. nº 8159/91), que diz: "Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação".
Prognóstico: Deve ser criado um setor de serviços arquivísticos neste ministério, para coordenar o programa de Gestão de Documentos, previsto na legislação. Percebe-se uma preocupação do ministério com as atividades de criação, manutenção e sustentabilidade de sistemas que lidem com a informação, mas é urgente a criação de responsabilidades relacionadas à gestão documental, para adequação à legislação, e não apenas deixar essa atividade estratificada na administração indireta.
Ministério da Infraestrutura
Diagnóstico: Esse ministério apresenta dois setores de arquivo, a Divisão de Gestão Documental e o Serviço de Protocolo e Arquivo. Não é possível, porém, identificar ações conjuntas desses setores. Além disso, cabe ao setor de protocolo a gestão eletrônica dos documentos e não ao setor de gestão de documentos.
Prognóstico: Promover a integração dos setores de arquivos e uma melhor definição das competências desses setores.
Ministério da Justiça e Segurança Pública
Diagnóstico: Nesse ministério, os dois setores de arquivo - o Arquivo Central e o Núcleo de Gestão de Documentos Digitais – não atuam de forma integrada.
Prognóstico: Promover a integração dos setores de arquivos e uma melhor definição das competências desses setores.
Ministério do Meio Ambiente
Diagnostico: no Ministério do Meio Ambiente há duas coordenações - Coordenação de Execução Orçamentária e Financeira e a Coordenação Geral de Tecnologia da Informação -, que são responsáveis por serviços arquivísticos e arquivos, o que pode levar a confusão, com duplicidade de competências e dificuldade no acesso às informações.
Prognóstico: Estabelecer uma coordenação especifica para os serviços arquivísticos e arquivo, que facilitaria o acesso, recuperação, gerenciamento e monitoramento das informações.
Ministério de Minas e Energia
Diagnóstico: O setor arquivístico "Divisão de Gestão de Documentos e Informações Bibliográficas" compreende as funções da Arquivologia e também da Biblioteconomia.
Prognóstico: Estabelecer uma coordenação especifica para o arquivo e outra para biblioteca.
Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos
Diagnóstico: Nesse ministério, os serviços arquivísticos estão inseridos no setor responsável por organização de "eventos".
Prognóstico: Melhorar a definição das competências desse setor.
Ministério das Relações Exteriores
Diagnóstico: Esse ministério conta com dois setores de arquivo permanente, um deles situado no Rio de Janeiro (Arquivo Histórico) e outro, em Brasília (Arquivo Central). A documentação de guarda permanente desse ministério, até 1959, permanece no Rio de Janeiro, enquanto a posterior a essa data encontra-se em Brasília.
Prognóstico: Recomenda-se a criação de instrumento de pesquisa unificado, mantendo intelectualmente a integridade do fundo arquivístico desse órgão.
Ministério da Saúde
Diagnóstico: Nesse ministério há vários setores de arquivo. Porém, não parece haver integração entre eles, sendo registradas justaposições de atribuições. Além disso, apesar da robusta estrutura de serviços arquivísticos, não foi possível observar, nesse órgão, a integração deles com o acesso à informação. Esse problema também ocorre nos demais ministérios. Perecebe-se, inclusive, certa instabilidade dos sistemas de informática, na atualização e disponibilização das informações referentes à Pandemia do Covid-19, que são de suma importância para o combate à doença, assim como para o controle e monitoramento dela por cidadãos e demais órgãos públicos.
Prognóstico: São necessárias novas medidas e aprovação de maiores investimentos em tecnologia da informação, no que tange aos softwares de sistemas de controle e monitoramento de dados do governo federal. Não obstante, são também necessários investimentos em treinamento dos servidores públicos quanto ao manuseio dessas ferramentas, além do fato de que é preciso a criação de políticas de ampliação e atualização de toda a rede de infra-estrutura de fornecimento tecnológico de internet, que não comporta tamanha demanda de dados a serem fornecidos de forma instantânea e “full time”, conforme determina nosso ordenamento jurídico, qual seja, aqueles constantes da Lei nº 12.527/11. Deve-se, portanto, padronizar os sites, uma vez que facilitaria a recuperação da informação para usuários.
Ministério do Turismo
Diagnóstico: A partir da identificação das competências do Ministério do Turismo, é possível identificar que não há um setor específico de serviços arquivísticos e arquivos. A atividade arquivística está misturada à diversas outras ações, exercidas pela Secretaria de Documentação e pela Coordenação de Assuntos Administrativos e Documentação
Prognóstico: Criação de um setor responsável exclusivamente pelos serviços arquivísticos e arquivo desse ministério. Esse setor poderia continuar fazendo parte da mencionada secretaria ou da coordenação, porém com atribuições que permitam a gestão correta dos documentos de arquivo. Além disso, este trabalho precisa ser gerido por arquivistas.
Referências:
ARQUIVO NACIONAL. Arquivo Nacional apresenta resultados preliminares do Projeto Siga 2035. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/assuntos/noticias/arquivo-nacional-apresenta-resultados-preliminares-do-projeto-siga-2035. Acesso em: 17 mar. 2021.
BRASIL. Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal. Disponível em: https://siorg.planejamento.gov.br/siorg-cidadao-webapp/apresentacao.jsf. Acesso em: 18 nov. 2020.
JARDIM, José Maria. Governança arquivística: contornos para uma noção. Acervo, v. 31, n. 3, p. 31-45, 2018. Disponível em: http://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/987. Acesso em: 15 mar. 2021.
SANTOS, Paulo Roberto Elian dos. Arquivística no Laboratório: história, teoria e métodos de uma disciplina. Rio de Janeiro: Teatral: Faperj, 2010.