El modelo 5S se utiliza dentro de los programas six sigma. Si six sigma es algo de lo que ha oído hablar y en lo que se está interesado, se pueden utilizar las 5S como prueba y para inciar un cambio.
El término "5S" proviene de las cinco palabras japonesas que componen el proceso. Las cinco palabras son Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. En términos generales, estas palabras significan clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar y mantener.
El modelo tiene como objetivo establecer formas de obtener la máxima productividad posible en su lugar de trabajo; hay que seguir los pasos uno a uno en el orden con los hitos clave que hay que lograr para cada paso.
El primer paso está diseñado para eliminar todos los elementos innecesarios de su entorno dentro del lugar de trabajo. Las 5S pueden aplicarse a todas las áreas de la empresa, no sólo a un taller mecánico. Las oficinas suelen necesitar una ordenación, por lo que esta metodología implica a todos los miembros de la organización.
Está demostrado que si sólo tienes a tu alrededor las cosas que necesitas para realizar tus tareas, te concentras más y no te distraes fácilmente.
Para lograr la clasificación, hay que despejar todos los objetos que no se necesitan y mantenerlos así. Hay que eliminar los trozos de papel de la mesa, las herramientas viejas. Si las cosas pertenecen a otro departamento, entrégalas.
La puesta en orden a veces se llama enderezar. Si has pasado por un taller mecánico y ves tableros de sombra donde hay soportes específicos para cada herramienta, ahí es donde han completado el segundo paso de las 5S.
Así que, una vez que haya alejado de su zona todo lo que no necesita, se dedicará a dar a cada cosa un hogar o una posición específica. Ya no hay que rebuscar en las herramientas, ni correr por el taller en busca de una llave inglesa. Todo está a la vista y es de fácil acceso.
Este proceso puede costarle un poco de dinero, puede que tenga que montar tableros de sombra, puede que tenga que comprar algunas herramientas más como llaves inglesas, pero el dinero que ahorrará en tiempo perdido debería compensar el gasto inicial.
Tener acceso a todas las herramientas necesarias permite a los empleados realizar su trabajo rápidamente y con menos frustración.
Un área limpia y ordenada se traduce en una mente limpia y ordenada. Ser capaz de mantener limpia la zona de trabajo es otro aspecto crucial para aumentar la productividad. Este paso debe servir para generar un programa de limpieza regular. Muchas organizaciones realizan una limpieza de 30 minutos al final de cada turno e incluso una limpieza a fondo semanal; algunas incluso han llegado a tener limpiadores a tiempo completo trabajando en la fábrica.
Cuando la gente adquiere la rutina de limpiar regularmente, se convierte en algo natural. Además, el entorno de trabajo es más agradable y la gente empieza a cuidar de sus equipos y maquinaria. Empiezan a sentirse orgullosos de su área. Si entras en un taller mecánico y está oscuro y sucio, enseguida te harás una idea de la empresa y sabrás a qué nivel tienes que trabajar en términos de limpieza.
Una de las ventajas de este paso es que cualquier trabajador habitual se pondrá en orden rápidamente; quieren asegurarse de que la zona permanece limpia y ordenada.
Estandarizar todo dentro de la organización animará a todo el mundo a sentirse orgulloso de su lugar de trabajo, ya que hay un aspecto y una sensación establecidos que todo el mundo tiene que seguir. Es un poco como una marca, pero piensa en ello como una imagen de empresa que los empleados deben seguir. Todos los puestos de trabajo deben tener el mismo aspecto, no tengas sólo un tablero para un puesto, tenlo para todos, asegúrate de que los puestos de trabajo tienen el mismo aspecto, píntalos del mismo color de la marca, etc.
Todos los puestos de trabajo también deben estar claros. Los nuevos empleados que lleguen a la empresa se adaptarán enseguida y se acostumbrarán a los métodos y la estandarización.
El quinto paso tiene que ver con la disciplina y puede llevar algún tiempo, como dice el refrán: no se pueden enseñar trucos nuevos a los perros viejos. Si los empleados actuales están acostumbrados a tener las cosas de una manera determinada, puede llevar algún tiempo acostumbrarse a la nueva forma de trabajar y a la limpieza. Para los nuevos empleados es fácil entrar y ver cómo son las cosas, pero para los empleados más veteranos llevará algún tiempo, ya que se está creando una nueva cultura.
Establezca un estándar de excelencia y cúmplalo, no tenga miedo de cambiar las cosas basándose en los comentarios. Si los empleados proponen una nueva idea o una forma mejor de hacer algo, escuche, cuanto más se apropien de ello, más éxito tendrá su programa 5S.
Autor: Michael Venner, NQA Aerospace and Automotive Director