Решения о том, как проект будет исполняться, образуют план проекта.
План нужен не столько инициатору проекта, ответственному за создание результата, сколько команде проекта, чтобы каждый участник понимал что и когда ему нужно делать. Но план — это не средство наказания и не главная цель. План проекта — это главное средство коммуникации. Если возникает дефицит времени и или простой в работах проекта, или появляется недовольство со стороны руководителя проекта, то это недостатки планирования, а не пресловутый "человеческий фактор" как стандартное оправдание для нерадивых управляющих проектом.
Это означает, что либо планом проекта не пользуются, либо не не относятся к нему всерьёз. Потому-то над планом проекта следует хорошо поработать, чтобы план был реализуемым (иначе им перестанут пользоваться), чтобы план был доступным (для всех тех, кому это нужно), и чтобы план был достаточно подробным для понимания конкретных исполнителей (чрезмерная детализация так же бесполезна, как и слишком упрощённая структура).
Не менее важно и то, что план, в отличие от паспорта проекта, это то, что будет меняться. И нужно помнить об этом постоянно. Ведь по ходу работ проекта выявляются новые детали и возможности в решении задач, а также различные непредвиденные обстоятельства, требующие изменений в плане. Отсюда и правило: чтобы план проекта оставался реализуемым, его придётся постоянно корректировать. Но обязательно соблюдайте принятую процедуру согласования изменений.
Последовательность группы работ по проекту (мероприятия) задается последовательностью задач, указанных в паспорте проекта. Но нужно сразу определить то, какие задачи выполняются только последовательно (то есть их связи предшествования и последования неизменны), а какие могут быть выполнены параллельно, то есть, они не зависят от результатов других групп работ. Это важно потому, что выполнение параллельных задач можно сдвигать в рамках периода проекта так, чтобы сбалансировать нагрузку исполнителей — так создается предпочтительный вариант расписания.
В качестве приложения к плану проекта можно составить сетевой график, где каждая из работ представлена отдельным блоком, а логические связи между ними выражены стрелочками. Рекомендуется для визуализации структуры работ использовать онлайн-доску.
Подробнее о том, как спланировать содержание работ, см. здесь:
Это определение того, какие ресурсы есть внутри образовательной организации: человеческие ресурсы, финансовые средства (в том числе дополнительные), помещения (в том числе для массовых мероприятий), информационно-образовательная среда, оборудование и расходные материалы, техника и инструменты, офисное оснащение и хозяйственный инвентарь. Далее, нужно договориться, когда и на какой срок эти ресурсы можно задействовать в проекте.
Если ресурсов образовательной организации недостаточно, то потребуется обращение к внешним источникам. Рекомендуется протестировать проект с помощью фандрайзинга, краудфандинга или краудсорсинга. Отметим, что привлечение внешних ресурсов для выполнения планируемых работ может быть так же выделено в отдельный проект. А если для проекта потребуется проведение закупок, то их планирование будет связано с включением в бюджет образовательной организации соответствующих расходов по статьям бюджета с указанием, на что предлагается истратить эти средства.
В итоге для проекта формируется список ресурсов и календарь их использования — ресурсный календарь. Если возникают проблемы в использовании запланированных ресурсов, то решение этих проблем входит в ответственность руководителя, а не инициатора проекта. Ответственность инициатора проекта в том, чтобы заранее напоминать о договорённостях по выделению ресурсов для проекта.
Для каждой работы (мероприятие), входящей в иерархическую структуру работ (ИСР), следует назначить ответственного за формирование команды мероприятия, а также определить ресурсы как то, что потребуется для мероприятия. Команда и ресурсы — это ключевые ограничения для каждого мероприятия. Поэтому важно учесть соответствие способностей участников команды поставленной задаче — если есть недостатки, то нужно уделить время для формирования нужных способностей.
Завершается планирование ресурсов тем, что проводится оценка общей потребности проекта в ресурсах: сначала определяется сумма ресурсов для пакета работ (ресурсы для всех работ пакета), далее — для блока работ (ресурсы для всех пакетов блока), и, в итоге, для всего проекта. По аналогии со структурой работ, список ресурсов так же можно представить в виде иерархической структуры ресурсов.
Сроки проекта определяются на основе списка работ и списка ресурсов. И это нетривиальная задача. Дело в том, что даже имея опыт проектных работ или информацию о бюджете времени аналогичных проектов, определить время нового проекта не представляется простым действием по принципу сходства. Ведь либо в данном проекте создаётся уникальный результат, и потому любые допущения о сходстве условны, либо может возникнуть подозрение в том, а имеет ли место именно проект, а не его имитация. Добавьте к этому ещё и различие в способностях новой команды проекта. Поэтому и рекомендуется для каждого проекта делать примерную оценку трудоёмкости, которую нужно согласовывать с командой проекта.
Об оценке длительности работ см. здесь: оценка времени.
Полученные оценки длительности работ суммируются в оценки длительности пакетов, блоков и, наконец, всего проекта. Не забываем и про то, что есть контрольные события — это работы с нулевой длительностью, но они важны тем, что отмечают ключевые моменты проекта. Все длительности привязываем к календарю, фиксируя даты начала и окончания проекта, и получаем расписание проекта.
Это расписание следует проанализировать с точки зрения выравнивания ресурсов, особенно в том, нет ли перегрузки работы в отдельные периоды и для отдельных участников команды. Если есть, то рассмотрите возможности для выравнивания нагрузки.
План проекта оформляется в соответствии с рекомендованным шаблоном, где все мероприятия разделены на несколько блоков, контрольные события могут быть как подтверждение одного или нескольких мероприятий, длительность мероприятий блока и выделенный резерв времени суммируется в длительность блока, а сумма длительностей блоков образует период проекта. План проекта вносится в реестр проектов образовательной организации.
При составлении списка мероприятий каждому мероприятию нужно присвоить код — это буквенное или числовое обозначение или их сочетание, которое выбирает планировщик для группировки работ.
Вместе с членами команды и экспертами, помогающими вам с проектом, повысьте реалистичность оценки проекта: в отличие от паспорта, для плана приемлемым отклонением является плюс-минус 25%. Но стремление к более реалистичным оценкам не должно вновь приводить к стремлению завысить свои прогнозы для подстраховки. Обычной является практика запроса со стороны исполнителя (участника команды проекта) в полтора-два раза больше времени на работу, чем нужно. Такова психология и это надо учитывать.