Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Tiệc - Những Điều Cần Biết

Xác định số lượng khách mời

Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô của địa điểm tổ chức tiệc. Nếu danh sách khách mời của bạn có từ 50 đến 100 người, bạn có thể lựa chọn những địa điểm nhỏ và ấm cúng như nhà hàng, quán cà phê hoặc khách sạn. Còn nếu số lượng khách mời lớn hơn 100 người, bạn sẽ cần tìm kiếm những địa điểm rộng rãi hơn như trung tâm hội nghị, nhà hàng tiệc cưới hoặc khách sạn lớn.

Khi lập danh sách khách mời, hãy giữ sự linh hoạt một phần. Bạn có thể để dành một số chỗ trống để có thể mời thêm khách trong trường hợp cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng thiếu chỗ đột ngột.

Xác định phong cách của buổi tiệc

Phong cách của buổi tiệc cũng là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm. Phong cách tiệc có thể là truyền thống, hiện đại, sang trọng, công thức, v.v. Việc xác định rõ phong cách sẽ giúp bạn tìm được địa điểm phù hợp nhất.

Để xác định phong cách tiệc, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

- Mục đích của buổi tiệc (tiệc cưới, tiệc công ty, tiệc ra mắt sản phẩm, v.v.)

- Đối tượng khách mời (giới trẻ, doanh nhân, gia đình, v.v.)

- Chủ đề hoặc thông điệp mà bạn muốn truyền tải

Dựa vào những yếu tố này, bạn có thể xác định được phong cách tiệc phù hợp nhất.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Những nhân tố không thể thiếu trong sự kiện chính là âm thanh và ánh sáng. Hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt thì khách mời có thể trải nghiệm được những màn trình diễn âm nhạc, nghệ thuật. Ngoài ra, các trang thiết bị trình chiếu, wifi, sân khấu hay bàn ghế cũng là những yếu tố bạn cần phải chú ý. Tùy thuộc vào không gian khán phòng số lượng khách mời mà bạn có thể đặt các loại bàn ghế vuông, tròn, xoay, cố định….

Ngay cả các chi tiết nhỏ nhặt cũng gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng của chương trình. Nếu như địa điểm bạn chọn các các mục chưa đáp ứng được theo yêu cầu, thì bạn có thể lựa chọn thuê một bên thứ 3 để đảm bảo được dịch vụ cung cấp những trang thiết bị như ý.

Đội ngũ nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ là một lực lượng đông đảo từ PG, phục vụ bàn, nhân viên kỹ thuật…. đều là người sẽ tham gia trực tiếp vào sự kiện. Từng cử chỉ, tác phong, khả năng, thái độ, kinh nghiệm của hộ sẽ hỗ trợ nhiều đến chất lượng và thành công trong một sự kiện.

Một sự kiện càng chuyên nghiệp thì nhân viên phục vụ phải tốt, tạo ra thiện cảm từ phục vụ tận tình, cẩn thận, chu đáo. Những nhân viên hỗ trợ sự kiện cũng giống như những người tiếp viên hàng không, trên mặt cần luôn mang theo nụ cười thân thiện và hiếu khách để cùng lan tỏa niềm vui cho tất cả mọi người.

Các dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện

Khi đi khảo sát địa điểm bạn cũng cần phải lưu tâm đến vấn đề an toàn cho khách tham dự, đặc biệt là ở trong việc phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan, lối thoát hiểm hay cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố.

Nếu sự kiện bạn tổ chức có nhiều người tham gia, có tính chất hệ trọng hay ảnh hướng đến sức khỏe thì cần bố trí đội ngũ y tế và an ninh túc trực, sẵn sàng hỗ trợ những lúc cần thiết.

Thực đơn đa dạng, phong phú

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc quan trọng để buổi tiệc tất niên đảm bảo được tổ chức thành công nhất chính là thực đơn ở trong bữa ăn. Đi cùng với việc xác định vị trí tổ chức, bạn cần xem trước về thực đơn ở trong bữa tiệc tại các địa điểm. Nhiều nhà hàng tổ chức tiệc tất niên cuối năm sẽ có thực đơn vô cùng phong phú và đa dạng, tuy nhiên cũng có nhiều địa điểm không có nhiều món ăn để lựa chọn. Do đó, khi tổ chức tiệc cần tìm hiểu về sở thích chung của các thành viên tham dự và lựa chọn thực đơn theo như mong muốn chung của họ.

Đặc biệt bạn cần lưu ý phải lựa chọn nhà hàng, địa điểm để đảm bảo yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm để tránh gây ảnh hướng đến sức khỏe của khách tham dự.

Xem thêm: Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giá Thuê Màn Hình LED

Cách quản lý sự kiện và đảm bảo sự thành công

Sau khi đã chọn địa điểm, xác định thời gian và ký hợp đồng, việc quản lý sự kiện là bước quan trọng cuối cùng để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và thành công.

Chuẩn bị kế hoạch chi tiết

Trước ngày tổ chức tiệc, bạn cần chuẩn bị kế hoạch chi tiết với các công việc cụ thể như:

- Liên lạc với đội ngũ tổ chức và đảm bảo họ hiểu rõ nhiệm vụ của mình

- Xác nhận số lượng khách mời và các yêu cầu đặc biệt từ họ

- Kiểm tra trang thiết bị, thiết bị âm thanh ánh sáng, thực phẩm đồ uống, v.v.

Việc chuẩn bị kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi công việc sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch.

Giám sát sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn cần giám sát và điều hành mọi hoạt động để đảm bảo sự suôn sẻ. Bạn cần:

- Theo dõi tiến độ của sự kiện

- Xử lý mọi vấn đề phát sinh một cách linh hoạt

- Đảm bảo rằng mọi khách mời đều được phục vụ tốt

Việc giám sát sự kiện sẽ giúp bạn phát hiện và khắc phục kịp thời mọi vấn đề có thể xảy ra.