Họp Báo Là Gì? Khi Tổ Chức Họp Báo Cần Những Gì?

Mục đích của việc tổ chức họp báo là gì?

Họp báo là hình thức sự kiện nhằm giúp kết nối các doanh nghiệp với cơ quan báo chí và cộng đồng. Thông qua đó, họ cũng sẽ cung cấp đến các cơ quan báo chí, công chung các thông tin cơ bản, quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ tổ chức các buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên nó đều sẽ hướng đến những mục đích chính như:

- Ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp (Ra mắt phim mới, MV âm nhạc, sản phẩm,…)

- Họp báo thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ

- Công bố các thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp

- Xử lý khủng hoảng truyền thông như: Đính chính thông tin sai sự thật, hay xác nhận thông tin,..

Khi tổ chức họp báo cần những gì?

Để thu hút sự quan tâm của truyền thông, công chúng ở trong quá trình ra mắt sản phẩm, phim ảnh hay giải quyết các vấn đề về khủng hoảng thì các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cẩn thận các điều sau:

Chuẩn bị kế hoạch họp báo chi tiết

Việc chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho các buổi họp báo là điều đầu tiên mà chúng ta cần phải có. Ở khâu này thì nhân viên thuộc ban tổ chức cần phải biết nắm rõ mục đích và đưa ra các ý tưởng nội dung cụ thể cho từng phần họp báo là gì?

Họp báo có thể diễn ra được hay không và cần chuẩn như thế nào sẽ phụ thuộc hoàn toàn ở bước chuẩn bị này.

Nội dung của buổi họp báo

Thêm một yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của họp báo chính là nội dung của tổ chức họp báo. Thông tin mà bạn nêu ra ở trong buổi họp báo sẽ được các nhà báo ghi lại và truyền tải tin báo chí đến với công chúng. Do vậy, bạn cần phải chịu khó thu hút được các nhà báo, phóng viên quan tâm nếu sự kiện thiếu vắng người tham gia, thì thông cáo báo chí sẽ thiếu tính chính xác, khó đáp ứng mục tiêu đề ra.

Địa điểm tổ chức

Để chuẩn bị cho buổi họp báo thì địa điểm họp báo cũng là vấn đề cần được lưu tâm. Một địa điểm phù hợp để tổ chức họp báo cần đáp ứng các yêu cầu về không gian chỗ ngồi để phóng viên và nhà báo có thể tác nghiệp hay ánh sáng, âm thanh để quay phim, chụp ảnh…

Danh sách khách mời

Công đoạn tiếp theo cần được thực hiện chính là lên danh sách khách mời của cuộc họp báo tham dự ở trong họp báo. Lượng khách mời, phóng viên cần được ban tổ chức tính toán kỹ càng để phù hợp với tính chất cũng như quy mô của sự kiện.

Tài liệu họp báo

Muốn khách mời và phóng viên và các nhà báo nắm bắt sơ bộ các thông tin về sự kiện, tra cứu thông tin thì ban tổ chức cần phải cung cấp các tài liệu đi kèm giới thiệu về sản phẩm, nhân vật chính và kế hoạch từng phần chương trình trong họp báo.

Trao đổi với MC, nhân vật chính

Nhằm mục đích đảm bảo buổi họp báo được diễn ra theo đúng kịch bản, kế hoạch thì cần phải có nhân vật chính và MC nên tập chung vào các nội dung chính, trọng tâm của buổi họp. MC cần phải là người có khả năng giao tiếp, biết tạo bầu không khí thoải mái và nhanh nhẹn xử lý các vấn đề phát sinh.

Xem thêm: Các Loại Backdrop Thịnh Hành Hiện Nay Và Giá Thi Công Backdrop

Quy trình để tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Quy trình tổ chức họp báo lễ ra mắt sản phẩm sẽ bao gồm nhiều khâu khác nhau nhưng công việc trước mắt mà doanh nghiệp cần lên kế hoạch là nội dung, thời gian, địa điểm và các khách mời tham dự tổ chức họp báo.

Hiện nay khi tổ chức họp ra mắt sản phẩm mới có rất nhiều địa điểm để doanh nghiệp lựa chọn như khách sạn, trung tâm thương mại, trung tâm hội nghị… đây là những nơi được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho sự kiện, có diện tích đủ lớn cho số lượng khách mời, thuận tiện cho việc đi lại.

Về thời gian thì thông thường một sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới thường tổ chức vào một buổi sáng và tránh không tổ chức vào buổi chiều tối hay vào những ngày cuối tuần.

Khi lên danh sách các khách mời tham dự sự kiện thì ban tổ chức sự kiện nên gửi thư mời dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông và phải thể hiện được sự lịch sự và trang trọng với đầy đủ thông tin như: chủ đề buổi họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, những khách mời có mặt để trả lời phỏng vấn.