Hội Thảo Là Gì? Ý Nghĩa Và Quy Trình Tổ Chức Hội Thảo Chuyên Nghiệp

Ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp tổ chức bất kì cho một sự kiện thì đều có ý nghĩa là thông qua sự kiện đó hình ảnh của công ty sẽ được phổ biến và nâng cao. Tổ chức hội thảo cũng sẽ như vậy, rất nhiều công ty coi hội nghị, hội thảo là một hoạt động Marketing hiệu quả ở trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như độ uy tín.

Các sự kiện hội thảo thường sẽ có màu sắc trang trí bố cục, tổ chức mang theo các màu sắc và phong cách của doanh nghiệp nên khi khách mời đến tham dự thì họ sẽ có nhiều trải nghiệm chia sẻ mang đậm màu sắc của doanh nghiệp, ngoài ra khách mời cũng được tiếp xúc với đội ngũ ban lãnh đạo, ghi ấn thương hiệu hơn.

Thêm nửa, đa phần các hội nghị hội thảo sẽ có khu vực check in và các khách mời có thể chụp ảnh kỷ niệm, đăng ảnh đây cũng là một cách truyền thông tiếp cận đến nhiều người hơn

Tạo lòng tin cho khách hàng một cách hiệu quả

Mọi người khi tham dự hội nghị, hội thảo đều có mong muốn được nghe chia sẻ của diễn giải về vấn đề mà họ đang muốn tìm hiểu. Nếu các doanh nghiệp tổ chức nắm bắt được chủ đề thì sẽ thu hút được nhiều người quan tâm hơn, nếu hội nghị diễn ra thành công và ấn được ấn tượng với khách mời thì sẽ tạo nên được sự tin tưởng với doanh nghiệp hơn. Khi bạn đã có sự tin tưởng của khách hàng thì việc bán sản phẩm, dịch vụ của công ty dễ diễn ra dễ hơn rất nhiều.

Quảng bá cho sản phẩm hoặc dịch vụ nhanh chóng

Không phải ai cũng biết rằng việc tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là một cách để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm hay dịch vụ hữu hiệu. Trong chương trình thường có phần trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ khi các khách mời đế chưa đến hết. Các video sẽ được chiếu lặp đi lặp lại giống như quảng cáo sẽ tác động đến nhận thức của khách mời, tạo ra một cảm giác quen thuộc sau này, đây cũng là cơ hội giúp quảng bá sản phẩm mà bạn cần nên chú ý.

Giải quyết các vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp

Các sự kiện hội thảo hội nghị sẽ giúp giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, chưa được giải quyết xong. Thì thường là hội nghị nội bộ hay các hội thảo chuyên môn, chuyên đề

Các buổi hội thảo này sẽ xoay quanh 1 chủ đề cụ thể liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức và những diễn giả trong các chương trình này thường là các chuyên gia, người có kiến thức, kinh nghiệm lâu năm ở trong lĩnh vực đó. Hội thảo sẽ bao gồm các lý luận thực tiễn, các trở ngại và giải pháp để giải quyết các vấn đề đó. Các hội nghị hội thảo này thường sẽ được tổ chức từ hai cho đến năm ngày bởi các vấn đề diễn ra trong hội thảo thường là vấn đề nóng, cấp bách thường rất khó giải quyết. Vì vậy khi tổ chức hội nghị chuyên môn chuyên môn sẽ tốn rất nhiều thời gian để mọi người có thể cùng nhau thảo luận, thống nhất và đưa ra phương hướng giải quyết.

Các chương trình hội thảo phổ biến

Phía trên chúng tôi đã giúp bạn định nghĩa hội thảo là gì? Cũng như ý nghĩa của hội nghĩa. Dưới đây là một số chương trình hội thảo phổ biến hiện nay:

- Chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo chia sẻ các kinh nghiệm là một hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cuộc hội thảo này có thể chia sẻ kinh nghiệm giữa các cá nhân ở trong nội bộ của công ty, giữa công ty với khách hàng và đối tác…. Nhằm trao đổi và chia sẻ phương thức kinh doanh để cùng nhau phát triển.

- Giới thiệu sản phẩm mới: Đây cũng là một hình thức vô cùng phổ biến ở trên thị trường hiện nay. Sự ra đời của một sản phẩm hay dịch vụ được xem là một bước tiến mới của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp thường tổ chức hội giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới để cung cấp thông tin và quảng bá đến với khách hàng.

- Hội thảo chuyên ngành: Đây được xem là một trong những cuộc hội thảo tập chung vào những tiến bộ và vấn đề liên quan đến một ngành nghề nhất định. Thành phần tham dự hội thảo thường là các chuyên gia và những người có liên quan ở trong ngành nghề hay lĩnh vực.

Hướng dẫn tổ chức chương trình hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang có ý định tổ chức một chương trình hội thảo trang trọng, hãy tham khảo ngay 5 bước chuẩn bị dưới đây nhé!

Bước 1: Xác định chủ đề chính của cuộc hội thảo cũng như mục đích của các thành phần tham dự sự kiện.

Bước 2: Bàn bạc kỹ nội dung hội thảo với MC và khách mời, có thể chuẩn bị công cụ để nhắc khéo các diễn giả hay khách mời khi họ quên nội dung thông qua hình thức truyền giấy, dơ bảng…

Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức như thế nào cho phù hợp với hội thảo từ điều kiện giao thông đến diện tích mà địa điểm cung cấp. Thông thường, các cuộc hội thảo sẽ được tổ chức tại khách sạn hay trung tâm hội nghị, hội thảo.

Bước 4: Nắm rõ nhu cầu của diễn giả và chuẩn bị những vật dụng cần thiết để có thể tổ chức một cuộc hội thảo

Bước 5: Đăng ký hình thức phù hợp

Và đừng quên chuẩn bị truyền thông phù hợp với quy mô hội thảo, hội nghị. Đồng thời, quảng bá hình ảnh hội thảo đây cũng là một công tác quan trọng góp phần sự thành công của sự kiện này.