Ce chapitre regroupe une série de mails type à utiliser dans les situations récurrentes identifiées.
Naturellement l'heure de l'utilisation il est nécessaire d'adapter en fonction de la situation pour rester cohérent.
Nous attirons votre attention sur le fait que l'objet du mail est également une information importante et il est nécessaire de vous assurer de le compléter, pour éviter que votre mail ne soit dirigé directement vers les spams.
Le remboursement d'heure intervient dans le cadre d'absence soit anticipée, soit survenue.
Il permet à l'agent d'effectuer le temps de travail n'a pas eu lieu (ou n'aura pas lieu) sur un horaire différent de son planning habituel.
Ce principe et profitable à la fois à la production et à l'agent lui-même : Il permet à l'agent de conserver son capital de jours de congé et n'impacte pas le bulletin de paie, tout en permettant sa contribution à la production, dans le même volume horaire.
Le remboursement d'heure et pour 4h maximum.
Si l'absence excède 4h, les heures manquantes seront converties en congés payés ou déduction de la paie [ A voir avec le Secrétariat de Direction].
Pour la mise en place du remboursement d'heures, l'agent émet une proposition à l'équipe de supervision et de management qui l'accepte ou l'invalide.
Le remboursement d'heures se fait par anticipation lorsque l'absence est connue à l'avance, ou sur programmation après l'absence, lorsqu'elle est survenue.
OBJET DU MAIL : Demande de congés
Destinataires : Sups + Raoul + Christel
Bonjour,
Je souhaite bénéficier de jours de congé et vous prie de trouver ci-après ma demande :
Premier jour de congé : JJ/MM/AAAA
Dernier jour de congé (y compris le samedi) : JJ/MM/AAAA
Date de reprise du travail : JJ/MM/AAAA
Je reste dans l’attente de votre réponse.
Cordialement,
(Votre nom)
NB : lorsque votre congé inclue le vendredi, le samedi est également décompté des congés.
OBJET DU MAIL : Remboursement d'heures
Destinataires : Sup + Raoul
Suite à mon retard/absence du JJ/MM/AA de xxh à xxh, je souhaiterais savoir s'il serait possible de rembourser mes xx minutes/heures comme suit :
- le --/--/---- entre --h--et --h--
- le --/--/---- entre --h--et --h--
- le --/--/---- entre --h--et --h--
Je reste dans l’attente de votre réponse.
Cordialement,
(Votre nom)
NB les heures sont à positionner :
durant la pause méridienne
avant l'horaire de prise de poste
après l'horaire de fin de journée
OBJET : Confirmation de remboursement d’heures
Destinataires : Sup + Raoul
Suite à mon retard/absence du JJ/MM/AA de xxh à xxh, je vous informe avoir remboursé mes xx minutes/heures comme suit :
le --/--/---- entre --h-- et --h--
le --/--/---- entre --h-- et --h--
le --/--/---- entre --h-- et --h--
Je vous prie de bien vouloir en prendre note.
Cordialement,
(Votre nom)
NB : Les heures ont été positionnées durant la pause méridienne, avant la prise de poste ou après la fin de journée, conformément aux consignes.
Lors des sessions de télétravail, le lien avec le siège est maintenu par tous les moyens disponibles (appel, chat Google, groupes WhatsApp, chat 3CX, visio Google, etc) et soumis à procédure mail. Voir page dédiée.