เตรียมเอกสาร(Word)

ตรวจทานเอกสาร(Word) ว่ามีจุดที่ต้องกรอก หรือมีการเปลี่ยนแปลงกี่จุด มีจุดไหนบ้าง และตั้งชื่อจุดนั้นๆไว้

เตรียมข้อมูล(Excel)

นำชื่อจุดที่ต้องการเปลี่ยนจากไฟล์เอกสาร(Word) ทุกจุดตั้งเป็นชื่อแต่ละ Column

กรอกข้อมูลลงในแต่ละ Column

Save file ให้อยู่ Folder เดียวกับไฟล์เอกสาร(Word)

ทำ Mail Merge ในไฟล์เอกสาร(Word)

MAILINGS Tabs : สำหรับทำ Mail Merge

• • Start Mail Merge : เลือกรูปแบบ Mail Merge เป็น Normal Word Document

    • MAILINGS > Start Mail Merge > Normal Word Document

• Select Recipients : เลือกรับข้อมูลจากไฟล์ Excel

  • MAILINGS > Select Recipients > Use an Existing List… > เลือกไฟล์ Excel ที่ทำไว้ > คลิก Open > เลือก Sheets ใน Excel > ติ๊ก First row of data contains column headers > คลิก OK

• Insert Merge Field : เพิ่มข้อมูล Mail Merge จาก Excel

  • คลิกเอกสารตรงจุดที่ต้องการให้เปลี่ยนแปลงข้อมูลตามไฟล์ Excel > MAILINGS > Insert Merge Filed > เลือกหัวข้อชื่อข้องข้อมูลใน Excel > คลิก Insert

• Highlight Merge Fields : Highlight ตัวที่เป็นข้อมูล Mail Merge จาก Excel

  • Preview Results : ดูข้อมูลในรูปแบบ ข้อมูลที่คีย์ไว้ใน Excel และสามารถกดดูฉบับถัดไปได้โดยกด ลูกศรหรือเปลี่ยนเลขฉบับ

• Finish & Merge

  • Edit Individual Documents > สร้างไฟล์ Word โดยนำข้อมูลจาก Excel แยกเป็นแต่ละฉบับ เพื่อ Save และส่งต่อแบบไม่ติด Mail Merge

  • Print Documents > Print เอกสารตามข้อมูลใน Excel

ใช้ Visual Basic สำหรับผูกไฟล์ Word และ Excel

เปิดใช้งาน DEERLOPER Tabs

• คลิกขวาที่ Tabs FILE > เลือก Customize the Ribbon… > ติ๊ก Developer > คลิก OK

DEVELOPER Tabs : เพื่อใช้ Visual Basic สำหรับผูกไฟล์ Word และ Excel

DEVELOPER > คลิก Visual Basic > ดับเบิลคลิก ThisDocument > Copy Code VB ใส่ไว้ทางขวา > เปลี่ยนชื่อบรรทัด strDataSource = " kt.doc" ให้ตรงกับชื่อไฟล์ Excel ที่ทำไว้เช่น strDataSource = "Excel_Name.xlsx" > คลิก Save > ปิดหน้า นี้ ได้เลย

ไฟล์ Code VB

Save ไฟล์ Word เป็นไฟล์ Word Micro-Enabled Document (*.docm)

FILE > Save As > Save As type : Word Micro-Enabled Document (*.docm) > Save

ใช้งาน Mail Merge

• ใช้ไฟล์ .docm ในการเปิดใช้งาน Mail Merge

• หากเปิดไฟล์แล้วเจอแจ้งเตือน Opening this document will run the following SQL command ให้เลือก No

• เมื่อขึ้นหน้าต่างให้เลือก Sheet ให้เลือก Sheet ที่ทำไว้ในไฟล์ Excel