Reimbursables vs. Non-Reimbursables: 

It is important that we distinguish between reimbursable and non-reimbursable items when placing orders. This applies to both our current distributors Ferguson and Midland. To avoid any confusion, let me briefly explain the difference between reimbursable and non-reimbursable items:

1. Reimbursables: These are items that the building pays for. They typically include essential supplies necessary for daily operations, such as:

• Toilet paper

• Paper towels

• Liners (trash bags)

•  Hand soap

• Hand sanitizer

• Urinal screens 

• Urinal mats etc... 

When placing orders for reimbursable items, it MUST be done via email.

2. Non-Reimbursables: These are items that our cleaning company covers. They encompass all materials and equipment necessary for our team to perform their cleaning duties effectively, including:

• Cleaning agents specific to our company's cleaning processes (Glance, Alpha, Crew, Virex, Toilet bowl cleaner, Stainless steel polish, etc.)

• Microfiber cloths

• Mops, brooms, duster, toilet brush, and other cleaning tools

• Personal protective equipment (gloves, masks, etc.) for our staff

When placing orders for non-reimbursable items, it can be done either online or email.

To facilitate a clear distinction between these two categories, I kindly request that you use separate purchase orders/emails. This will significantly help us and will avoid any confusion to the client. 

If you have any questions or require further clarification, please don't hesitate to reach out to me. We greatly appreciate your cooperation in this matter and believe that these measures will simplify our processes and reduce any potential misunderstandings.

Important note: Not all items will be listed on the images below as every account is different, but you can use the guide as a quick reference tool. 

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Es importante que distingamos entre artículos reembolsables y no reembolsables al realizar pedidos.  Esto se aplica a ambos distribuidores Ferguson y Midland. Para evitar cualquier confusión, permítanme explicar brevemente la diferencia entre artículos reembolsables y no reembolsables:

1. Reembolsables: Estos son artículos que el edificio paga. Por lo general, incluyen suministros esenciales necesarios para las operaciones diarias, tales como:

• Papel higiénico

• Toallas de papel

• Revestimientos (bolsas de basura)

• Jabón de manos

• Desinfectante para manos

• Pantallas para urinarios

• Tapetes urinarios, etc. 

Al realizar pedidos de artículos reembolsables, DEBE hacerse por correo electrónico.

2. No reembolsables: Son artículos que cubre nuestra empresa. Abarcan todos los materiales y equipos necesarios para que nuestro equipo realice sus tareas de limpieza de manera efectiva, incluyendo:

• Productos específicos para los procesos de limpieza de nuestra empresa (Glance, Alpha, Crew, Virex, limpiador de inodoros, pulidor de acero inoxidable, etc.)

• Paños de microfibra

• Mopas, escobas, plumero, cepillo de inodoro y otras herramientas de limpieza

• Equipo de protección individual (guantes, mascarillas, etc.) para nuestro personal

Al realizar pedidos de artículos no reembolsables, se puede hacer en línea o por correo electrónico.

Para facilitar una distinción clara entre estas dos categorías, le pido que utilice órdenes de compra / correos electrónicos separados. Esto nos ayudará significativamente y evitará cualquier confusión al cliente. 

Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en comunicarse conmigo. Agradecemos enormemente su cooperación en este asunto y creemos que estas medidas simplificarán nuestros procesos y reducirán cualquier posible malentendido.

Nota importante: No todos los productos aparecerán en las imagenes, ya que cada cuenta es diferente, pero puede utilizar la guía como una herramienta de referencia rápida. 

Ordering with Ferguson/HP: 

To order from Ferguson/HP: email ffs.nc4@ferguson.com AND CC Mindy melinda.rethlake@ferguson.com

Mindy Rethlake

Ferguson Facilities Supply

Account Manager

C: 317-361-3079

Email: melinda.rethlake@ferguson.com

Ordering with Midland: 

To order from Midland: email  emily.boles@midlandco.com AND CC Mike Lewis mike.lewis@midlandco.com

Mike Lewis

Outside Sales

Midland

317.514.7088 / Direct
847.777.2700 / Main

Email: mike.lewis@midlandco.com

Maintaining and Ordering Supplies: 

It's important that we use clean supplies. For mops, rags and chemicals, please let Derek/Todd know if we need to assist in cleaning (towels and mops) or replacing.  If you choose to take product home and wash them, we can reimburse you for your time and expense. We have a service that does come into our accounts and takes products on a weekly basis and drops back off. 

We should always be carrying a minimum of two weeks of supplies. Please work on ensuring we have at least two weeks of supplies and we can work with you individually to set up deliveries. 

We use three different rags for cleaning:

• White and Orange- Used for all general cleaning (including bathrooms)

• Grey-Stainless Steel

• Red and Pink- Glass Only

Account Specific Contacts: 

SSSC - Chris Connor (orders reimbursable items like trash bags, oxide, mop heads, etc).