Pregnancy Accomodations

If an employee is pregnant or experiencing a medical condition related to pregnancy, they may request accommodations by speaking with you as their supervisor or HR. We will work with you to explore safe and reasonable ways to support the employee at work.

Supervisors should recognize informal requests for accommodation. A pregnant employee does not need to use formal language to request an accommodation. Any comment like “I’m having a hard time lifting right now” or “My doctor says I should take more breaks” should be treated seriously and reported to HR.

Common Accommodations

You might need to modify duties temporarily. Examples include:

• Lighter workloads (e.g., fewer heavy lifting tasks)

• More frequent breaks (sitting, hydration, restroom)

• Modified schedules (shorter shifts or time off for appointments)

• Job reassignment to less physically demanding tasks

• Access to seating while performing duties when possible

Always keep medical or pregnancy-related information confidential. Only those who need to know (e.g., direct supervisor for scheduling) should be informed of the accommodation plan.

Do not:

• Reduce someone’s hours as a way to “protect” them (unless requested)

• Reassign or remove them from their job without a conversation and their agreement

• Make negative comments about their pregnancy

If you’re unsure how to proceed, always reach out to HR first before making any changes or decisions. We’re here to support both you and the employee.

There are several pieces of legislation pregnancy may fall under:

Pregnant Workers Fairness Act (PWFA) – Requires reasonable accommodations for known limitations related to pregnancy, childbirth, or related medical conditions unless it causes undue hardship.

Americans with Disabilities Act (ADA) – Covers pregnancy-related conditions that may qualify as a disability.

Family and Medical Leave Act (FMLA) – Offers eligible employees unpaid, job-protected leave for prenatal care, childbirth, and bonding.

Adaptaciones para el embarazo

Si una empleada está embarazada o padece una afección médica relacionada con el embarazo, puede solicitar adaptaciones hablando con usted como supervisor o con el departamento de Recursos Humanos. Colaboraremos con usted para explorar maneras seguras y razonables de apoyarla en el trabajo.

Los supervisores deben reconocer las solicitudes informales de adaptación. Una empleada embarazada no necesita usar un lenguaje formal para solicitar una adaptación. Cualquier comentario como "Me cuesta levantar peso ahora mismo" o "Mi médico dice que debería tomar más descansos" debe tomarse en serio y reportarse a Recursos Humanos.

Alojamientos comunes

Es posible que necesites modificar tus funciones temporalmente. Algunos ejemplos son:

• Cargas de trabajo más ligeras (por ejemplo, menos tareas de levantamiento de objetos pesados)

• Descansos más frecuentes (sentarse, hidratarse, ir al baño)

• Horarios modificados (turnos más cortos o tiempo libre para citas)

• Reasignación laboral a tareas menos exigentes físicamente

• Acceso a asientos mientras se realizan tareas cuando sea posible

Mantenga siempre la confidencialidad de la información médica o relacionada con el embarazo. Solo quienes deban saberlo (por ejemplo, el supervisor directo para la programación) deben ser informados del plan de adaptación.

No:

• Reducir las horas de trabajo de alguien como forma de “protegerlo” (a menos que lo solicite)

• Reasignarlos o removerlos de su trabajo sin una conversación y su consentimiento

• Hacer comentarios negativos sobre su embarazo.

Si no está seguro de cómo proceder, siempre contacte primero con Recursos Humanos antes de realizar cualquier cambio o tomar cualquier decisión. Estamos aquí para apoyarle a usted y al empleado.

Existen varias leyes bajo las cuales el embarazo puede estar comprendido:

Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas (PWFA) – Exige adaptaciones razonables para las limitaciones conocidas relacionadas con el embarazo, el parto o condiciones médicas relacionadas, a menos que causen dificultades excesivas.

Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) – Cubre condiciones relacionadas con el embarazo que pueden calificar como una discapacidad.

Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA) – Ofrece a los empleados elegibles una licencia sin goce de sueldo y con protección laboral para atención prenatal, parto y vinculación.