Step 2: Onboarding/New Hire Paperwork

ONE-  Once we decide to hire someone, we will need them to complete New Hire Paperwork electronically through Paylocity. Notify Makayla once you have a new hire at your account and they've completed the Application on our website.
New hires will receive a text or two emails from Paylocity with a temporary password. They will use this link to enter their information. If an employee doesn't have a bank account, we can give them a pay card. If your account has a tablet, the new employee can use the tablet to finish their new hire paperwork. 

TWO-  We also need pictures of their IDs for their I-9. Send pictures of the new hire's I-9 compliant IDs to Makayla at either mplummer@marquiscs.com or 317-316-7888 if needed 

**We have SPANISH versions of all electronic paperwork for Spanish speaking employees.**

Our company uses Paylocity for employee time cards, payroll information, and company announcements. You will complete your new hire paperwork with Paylocity. //

Nuestra empresa utiliza Paylocity para las tarjetas de tiempo de los empleados, la información de nómina y los anuncios de la empresa. Completará su documentación de nuevo empleado con Paylocity.

You will receive a text message or two emails with your initial username and password to login and create your account, then complete your new hire paperwork (direct deposit, taxes, etc.). //

Recibirá un mensaje de texto o dos correos electrónicos con su nombre de usuario y contraseña iniciales para iniciar sesión y crear su cuenta, luego complete su nueva documentación de contratación (depósito directo, impuestos, etc.).

1. Click on the blue link in the text message OR the orange button on the email (View Event or Begin Onboarding Task) //

Haga clic en el enlace azul en el mensaje de texto O en el botón naranja en el correo electrónico (Ver evento o Comenzar tarea de incorporación)

2. Use the login information from the text message or both emails to log into Paylocity. You need to enter the company ID, username, and temporary password.

Utilice la información de inicio de sesión del mensaje de texto o ambos correos electrónicos para iniciar sesión en Paylocity. Debe ingresar el ID de la empresa, el nombre de usuario y la contraseña temporal.

1. You will need to create a new password for your account. Do not forget this password. 

Deberá crear una nueva contraseña para su cuenta. No olvides esta contraseña.

2. Next, you need to create three security questions to remember in the future. Hint: It may be easiest to use one answer for all three questions. 

A continuación, debe crear tres preguntas de seguridad para recordar en el futuro. Sugerencia: puede ser más fácil usar una respuesta para las tres preguntas.

3. Now you can complete the new hire paperwork! Select the orange button that says “get started” to begin completing the information. 

¡Ya puedes completar el papeleo de nuevo empleado! Seleccione el botón naranja que dice "comenzar" para comenzar a completar la información.

1. The first task is home contact information. There are some required areas that need an answer.
   La primera tarea es la información de contacto del hogar. Hay algunas áreas requeridas que necesitan una respuesta.

2. Direct deposit is next. If you need a pay card, you will select “I do not wish to enter Direct Deposit”. If you want to add your bank account, select the green +.
   El depósito directo es el siguiente. Si necesita una tarjeta de pago, seleccionará "No deseo ingresar a Depósito Directo". Si desea agregar su cuenta bancaria, seleccione el + verde.

3. This part is “go paperless” if you do not want to receive a paper W2 (optional).
   Esta parte es "ir sin papel" si no desea recibir un W2 en papel (opcional).

4. Add your Emergency Contact Info (in case of emergency, who we will contact).
   Agregue su información de contacto de emergencia (en caso de emergencia, a quién contactaremos). 

5. Withholding Forms is difficult on some phones. This section is for federal and state taxes. (Typically, if you are a permanent resident, you are a nonresident alien.)
   La retención de formularios es difícil en algunos teléfonos. Esta sección es para impuestos federales y estatales. (Normalmente, si es un residente permanente, es un extranjero no residente).

6. Employee Handbook & Receipt is next. You must select the blue underlined attachment in order to date and sign this part.
   El Manual y recibo del empleado es el siguiente. Debe seleccionar el archivo adjunto subrayado en azul para fechar y firmar esta parte.

7. Insurance Enrollment Notice is another section with information and pricing for benefits.
   El Aviso de inscripción de seguro es otra sección con información y precios de los beneficios.

8. Self Service Profile (optional)
   Perfil de autoservicio (opcional)

Once you’ve finished, HR will complete the profile and employees will have full access to Paylocity and a number code to use tablets to clock in and out. It may take some time for Makayla to finish the account once the employee has finished their section, so let her know when the employee is done to speed up the process please. 

Pay Cards: 

Our company uses Fintwist pay cards for those who don't have bank accounts. Employees can use these cards like debit cards (but should use them as credit cards without a PIN to avoid fees) OR they can use an Allpoint ATM for free. 

These accounts can be used like bank accounts- they have account and routing numbers. 

If an employee loses the card, we will report it as missing and assign a new card. 

Regional Managers should keep around 5 pay cards on them for new employees. When you need new cards, let Makayla know and you can pick them up from the office! The same goes for employee shirts, FYI. 😃

PAY CARD INFO FOR EMPLOYEES: 

Esta tarjeta de pago se activará utilizando su información personal. Sus cheques de pago irán a esta tarjeta de pago. Un par de notas importantes sobre esto:

• Puede retirar dinero en efectivo de forma gratuita en un cajero automático AllPoint en muchas tiendas.

• Puede ver su saldo y un mapa de ubicaciones de cajeros automáticos cercanos con la aplicación "Fintwist".

• Si usa esta tarjeta como una tarjeta de débito con su número de PIN, la tarifa de transacción es de $0.50. Si utiliza esta tarjeta como tarjeta de crédito, la transacción es gratuita.

• Puede usar esta tarjeta de pago incluso cuando no trabaje para nosotros. Su cuenta tiene un número de cuenta y un número de ruta como una cuenta bancaria.

• Hay instrucciones sobre cómo activar esta tarjeta en el sobre.