Macrocomenzi. Noțiuni de bază

O macrocomandă este o secvență de comenzi pe care un utilizator le poate repeta oricând. Aceasta este și definiția unui program de calculator. Comparativ cu un program de calculator care poate realiza diverse operațiuni, macrocomenzile sunt, în general, programe scurte - dedicate unei singure sarcini. Deci, o macrocomandă poate adăuga o nouă caracteristică la imensa colecție de caracteristici deja integrate într-o aplicație Office.

În unele aplicații, unele macrocomenzi pot fi setate să fie executate automat. De exemplu, în Word, la deschiderea unui document incorect formatat (primit de la un utilizator), poate fi creată o macrocomandă pentru a automatiza sarcinile de formatare.

O macrocomandă este un tip de subrutină (uneori numită și subprocedură).

În fereastra de editare Visual Basic, macrocomenzile încep cu cuvântul Sub.

Macrocomanda este o procedură unică, iar un program de calculator este o colecție de mai multe proceduri.

Realizarea unei macrocomenzi

Într-o aplicație Office care acceptă înregistrarea de macrocomenzi, acestea pot fi realizate în două moduri:

1. Folosind aplicația de înregistrare a macrocomenzii - Macro Recorder și realizând manual o secvență de acțiuni care ulterior vor fi efectuate automat de către macrocomandă. Sunt înregistrate clicurile, tastele apăsate, operațiunile drag-and-drop etc.

2. Cu editorul Visual Basic, tastând comenzile VBA pentru a scrie o macrocomandă.

Poate fi folosită și combinarea celor două metode de mai sus:

• mai întâi se înregistrează secvența de acțiuni,
• apoi, în Editorul Visual Basic, se poate vizualiza și edita macrocomanda – se pot adăuga, șterge sau modifica unele comenzi. Tot aici poate fi folosită funcția Editor Toolbox pentru a glisa și detașa elemente de interfață cu utilizatorul (cum ar fi casetele pentru mesaje și cele de dialog), astfel încât utilizatorii să poată lua decizii și să aleagă diferite opțiuni.

După realizarea unei macrocomenzi, se poate specifica modul în care va fi rulată. În majoritatea aplicațiilor, pentru a rula ulterior macrocomanda, se poate adăuga un buton în meniu, în bara de instrumente sau o combinație de taste rapide.

Înregistrarea unei macrocomenzi

Cea mai ușoară metodă de creare a codului VBA din macrocomandă este prin folosirea Macro Recorder, care se află doar în Word și Excel. Etape:

1. se pornește înregistrarea macrocomenzii, opțional se atribuie un declanșator care va rula ulterior macrocomanda (un buton din bara de unelte sau o combinație de taste rapide),
2. se realizează acțiunile dorite în macrocomandă și apoi
3. se oprește înregistrarea macrocomenzii.

Pe măsură ce se realizează acțiunile, Macro Recorder traduce acțiunile în instrucțiuni scrise în limbaj VBA.

După terminarea înregistrării macrocomenzii, instrucțiunile scrise pot fi văzute / modificate în fereastra de editare Visual Basic. Macrocomanda poate fi rulată oricând

• folosind declanșatorul atribuit la etapa 1 (clic pe butonul din bara de instrumente sau folosirea combinației de taste) sau
• alegând-o din lista cu macrocomenzi.

Afișarea filei Developer în Ribbon

Mai întâi se verifică dacă este vizibilă fila Developer (Dezvoltator) în panglica de sus - Ribbon (Panglică). Fila este disponibilă în Word, Excel, PowerPoint și Outlook (nu și în Access).

Pentru a adăuga fila Developer la Ribbon, din meniu se accesează fila File (FIșier), apoi, cu clic pe Options (Opțiuni) se deschide fereastra Word Options (Opțiuni Word). În fereastră, clic pe Customize Ribbon (Particularizare Panglică) din stânga și în partea dreaptă, se bifează Developer (Dezvoltator). Pentru confirmare și închiderea ferestrei, clic pe butonul OK.

În bara de sus (Ribbon) apare fila Developer.

Planificarea unei macrocomenzi

Înainte de a porni Macro Recorder, uneori este bine să se planifice operațiunile care vor fi realizate în macrocomandă. În majoritatea cazurilor macrocomanda poate fi înregistrată în orice document deschis. Dar sunt și situații în care trebuie creat un context special înainte de a începe înregistrarea. De exemplu, pentru o macrocomandă în Word care va formata o frază, mai întâi trebuie selectată acea frază.

Punerea în așteptare (Pause) a unei macrocomenzi

În Word (dar nu și în Excel), se poate opri temporar înregistrarea acțiunilor pentru a evita înregistrarea anumitor operațiuni. Acest lucru permite rezolvarea unor problemele care nu au fost anticipate la planificarea macrocomenzii - de exemplu, trebuie deschis un document care ar fi trebuit să fie deschis înainte de a începe înregistrarea macrocomenzii.

Unele macrocomenzi pot efectua ele însele toate setările necesare. Configurarea va fi parte a macrocomenzii. De exemplu, dacă o macrocomandă are nevoie de o operațiune în Excel, macrocomanda va crea un registru de lucru în loc să utilizeze unul deja existent. Acest lucru va scuti utilizatorul să creeze acel registru.

Aplicațiile Office 2016 dar și sistemul de operare Windows, conțin mai multe straturi de securitate pentru protecție contra virușilor și a codului dăunător. Aplicațiile Office au integrată o tehnologie de încredere.

Pentru a vedea sau a modifica setările de încredere, deschideți fereastra Trust Center cu clic pe fila Developer (Dezvoltator) de pe Panglică, apoi clic pe pictograma Macro Security din Word, Excel, Outlook sau PowerPoint.

Va fi afișată fereastra Trust Center, în care se pot face setări de securitate pentru macrocomenzi.

În Access, pentru a ajunge la aceeași fereastră, se face cu clic pe fila File, apoi pe Options pentru a afișa fereastra Access Options. În partea stângă a ferestrei, clic pe Trust Center, apoi în partea dreaptă, clic pe Trust Center Settings, pentru a deschide fereastra de dialog Trust Center.

În fereastra Tust Center pot fi făcute unele ajustări dacă nu pot fi rulate macrocomenzi sau dacă sunt afișate mesaje de eroare, cum ar fi "Macrocomanda nu poate fi creată" sau "Accesul este refuzat".

Dacă se întâmplă acest lucru, se deschide fereastra Trust Center și se selectează opțiunea Disable all macros with notification (Dezactivați toate macrocomenzile cu notificare).

Această setare solicită utilizatorului permisiunea de a rula macrocomenzi.

Atunci când lucrați cu macrocomenzi provenite din sursă sigură, poate fi aleasă opțiunea Enable all macros (Activarea tuturor macrocomenzilor).

Apoi, înainte de a închide un document, se deselectează această opțiune.

Ideea este că se poate avea încredere în propriile macrocomenzi, dar nu și în macrocomenzile din documentele obținute din surse externe.