Логистика: внутренний аудит

Любое предприятие, где осуществляется движение материальных средств, в своем плане должно регулярно находить вот такой пунктик - внутренний логистический аудит. Может производиться логистический аудит исключительно внутренним ресурсом предприятия, если учредители бизнеса рассчитывают на то, что получат беспристрастную оценку всей цепи движения материального потока. Из собственного опыта рекомендую собственникам бизнеса проводить внутренний логистический аудит с привлечением независимых экспертов в функциональных областях логистики. Делать это следует сразу после проведения финансового аудита, или на его завершающем этапе, при явном наличии неблагоприятных тенденций в деятельности предприятия.  

Аудит логистической системы (ЛС) может охватывать:

• систему планирования, организацию операционной деятельности и качество контроллинга;

• взаимоотношения с поставщиками, посредниками  и клиентами;

• проверку, на соответствие процессам, нормативной документации, документооборот;

• логистическую инфраструктуру и анализа неэффективного использования ресурсов;

• систему управления материальными потоками и логистическими затратами;

• организационную структуру, уровень квалификации менеджеров и специалистов;

• выявление потребности в реинжиниринге бизнес-процессов;

• изучение финансовых документов, соответствие норм и нормативов, прочие вопросы.

Логистический аудит может быть комплексный (желательно) или проводиться поэтапно по функциональным областям логистики. Комплексный логистический аудит охватывает исследования и анализ всех процессов с момента возникновения необходимости в материальном потоке (МП),   до его завершения. Это означает, что прямо или косвенно "под логистический аудит" попадут все подразделения компании, как логистические, так и прочие, имеющиеся в наличии.

Если компания приняла решение проводить внутренний логистический аудит с привлечением независимых консультантов, то в состав аудиторов от компании должны попасть специалисты всех подразделений среднего звена: маркетинга, закупки, производства, склада, транспорта, бухгалтерии, сбыта, IT и службы безопасности, как минимум.

Чем больше нужных показателей будет определено для диагностики логистической системы компании, тем точнее будет и выработана система ее лечения, реинжиниринга.  Показатели могут быть в денежном выражении, в натуральных единицах, процентах. Важно, чтобы к многообразию количественных показателей было достаточно и качественных показателей. Не следует увлекаться количеством показателей и, чтобы не было "перебора", нужно просто при определении показателей для исследования ответить на целевые вопросы, например, - для чего этот показатель и кто за него несет ответственность в системе начисления заработной платы?

Для примера, приведу некоторые показатели затрат, наиболее часто встречающиеся при проведении логистического аудита и которые встречаются в системах начисления зарплат функционалов:

• общие логистические издержки (зона ответственности директора по логистике);

• затраты на запасы (зона ответственности начальника отдела закупочной логистики);

• транспортные затраты (зона ответственности начальника отдела транспортной логистики);

• затраты на складирование и грузопереработку (зона ответственности начальника отдела складского хозяйства).

Если предприятие организационно, например, в дистрибуции, сфокусировано на оценке эффективности основных бизнес-процессов, то анализируемыми показателями могут быть - затраты на выполнение заказов на поставку (логистика на входе), затраты на выполнение заказов клиентов (распределительная логистика, или логистика на выходе). В каждой компании подход индивидуальный, и в зависимости от уровня развития предприятия логистические и прочие показатели могут привязываться не только для автоматического начисления заработной платы и в системе стимулирования менеджеров и специалистов, но и, например, для автоматизации составляющих ценообразования, товарных запасов, норм выработки и т.п.

Анализ логистических издержек может проводится в процентном отношении к стандартным, объемным или ресурсным показателям, например, логистические издержки в отношении объема продаж. Важны также  компоненты (параметры) измерения качества сервиса.

Комплексным показателем эффективности ЛС является продолжительность полного логистического цикла — время исполнения заказа потребителя (покупателя). Использование этого показателя (или его отдельных составляющих) обусловлено требованиями корпоративной стратегии, если в качестве основного фактора повышения конкурентоспособности фирмы выбирается время.

Комплексный показатель — производительность (результативность) логистической системы — определяется объемами логистической работы (услуг), выполненными техническими средствами, технологическим оборудованием или персоналом, задействованными в логистической системе, в единицу времени, или удельными расходами ресурсов в логистической системе.

В логистических службах составляются  отчеты о логистической производительности, в которых отражается достаточно большое число показателей, например:

• число обработанных заказов в единицу времени;

• отношение логистических издержек на единицу производимой продукции;

• логистические издержки в дистрибуции на единицу объема продаж и т.п.

В качестве показателей эффективности использования транспортных средств может, например, служить коэффициент использования грузоподъемности (грузовместимости) транспортного средства, объем перевозок или грузооборот подвижного состава транспорта в час (смену, сутки), грузооборот, приходящийся на 1 тонну грузоподъемности транспортного средства и т.п. Очень часто наблюдается такая ситуация, что на такси ездить дешевле, чем на собственном транспорте. Для оценки эффективности использования складского подъемно-транспортного оборудования может применяться показатель объема грузопереработки в единицу времени.

Показатели производительности могут применяться для инфраструктурных логистических подразделений и логистической системы в целом. Например, общим показателем производительности склада может служить грузооборот склада за сутки и т.п.

На каждом предприятии работники в той или иной форме ведут систему отчетности, и на каждом предприятии существует система контроллинга. В случае, если на предприятии выявлены случаи существенных  расхождений в результатах текущего контроллинга или в системе текущих внутренних отчетов, то руководству предприятия целесообразно обратиться к услугам внешних консультантов для проведения логистического аудита. Целью аудита является выявление скрытых проблем предприятия, определение возможных путей их решения и внедрение разработанных методик для оптимизации логистической системы предприятия.

Расширенный комплексный логистический аудит следует проводить исключительно с привлеченными консультантами  в обязательном порядке в том случае, если на предприятии явно отсутствуют  коммуникации, в результате чего достаточно долго бизнес-процессы не приводятся в надлежащий порядок. В этом случае помимо консультанта в области логистики, следует привлечь консультанта финансиста и программиста. Желательно, чтобы все трое не были из одной консалтинговой компании.

ВЫВОД. Главная цель регулярно проводимого аудита заключается не только в выявлении "узких мест" в корпоративном менеджменте, но и в совместной корректировке всеми дружественным структурами предприятия бизнес-процессов. Правильно выстроенные бизнес-процессы "закрепляются" корректировкой документооборота, который ведет не только к успешным конструктивным коммуникациям, но и позволяет осуществлять конкурентоспособную деятельность. 

Чтобы руководителям предприятий, где накопились "проблемные вопросы" определить нужен ли им аудит именно сейчас, достаточно посадить в одном кабинете корпоративный менеджмент высшего звена и не выпускать до тех пор, пока не появится на свет подписанный всеми участниками процесса документооборот с действенными механизмами его реализации. И если после этого на предприятии "воз" продолжает стоять на том же месте, то обращайтесь, проанализируем еще раз, но со свежим взглядом со стороны и, разумеется, другими глазами. 

И ответ на вопрос - почему именно логистический аудит? Еще раз повторюсь, только потому, что логистика охватывает все процессы от момента возникновения необходимости в материальных потоках, до доведения их до конечного потребителя. В противном случае не существовало бы понятий: закупочная логистика, производственная логистика, складская логистика, транспортная логистика, распределительная логистика и т.д. Таким образом логистика наиболее эффективно интегрирует все сферы деятельности любого предприятия. Если интегрирующая структура хромает в принципе (например, нет явно выраженной корпоративной логистической концепции и технологии), то диагностику нужно осуществить комплексную, тогда и лечение будет наиболее правильным и результативным. Вот и вся краткая основа для выработки логистической стратегии, гармонично сочетающейся с корпоративной и маркетинговой стратегией предприятия. 

Успех там, где все одинаково верно и точно понимают цели и задачи, а также правила их достижения. И следует всегда помнить, что окружающая среда бизнеса меняется непрерывно и то, что успешно работало вчера, сегодня просто нужно убрать за ненадобностью и идти в ногу со временем, своевременно внося нужные изменения. 

ВЫВОД. Аудит должен быть не только плановым, но и своевременным!

Игорь Качковский