Автоматизируем склад

Отдел распределительной логистики может состоять из специалистов  склада и специалистов, организующих доставку заказов клиентам. Многие включают в этот отдел бойцов собственного автопарка, механиков и гвардейцев по обслуживанию погрузочной техники, оборудования и инфраструктуры каким-то боком относящиеся к выполнению процесса «выполнение заказов клиентов».  Вопрос риторический, почему бы и нет, при нормальной организации?  На постсоветском пространстве, это дело частенько приводит к тому, что логистические менеджеры в большей степени заняты внутренней кухней  вплоть до веников и туалетной бумаги, чем обслуживанием клиентов, особенно, когда склады в состоянии, типа, послевоенном, техника и автотранспорт уже лет 30 как сняты с производства и т.п.  Если коротко – логистики должны заниматься логистикой, строители – строительством, механики – ремонтом и так далее, тогда профильные специалисты будут на все 100% делать качественно то, чему учились.  В таком случае специалисты логистической кафедры всецело отдадутся второму важному вопросу для решения проблем, которые связаны с качественным выполнением заказов клиентов – автоматизация процессов на складе. Разумеется, когда автоматизацией занимаются в перерывах административно-хозяйственной кухни, то, как правило, автоматизируется хаос. Шеф всегда видит окурки на территории, поломанный погрузчик или автомобиль из собственного автопарка, грязный туалет. Непрерывно  требует пояснений по звонкам возмущенных клиентов.   В то же время не пялится с утра  до вечера в учетную систему в поисках очень нужного отчета, которого по сей день нет, а если и есть, то не факт, что отражает реальную картину, которая периодически не совпадает с зарисовками финансового или коммерческого директора. 

Но как бы то ни было, перечислю, по своему пониманию, тот минимум, который должны отразить в ТЗ для ПО, например,  1С  по складским операциям специалисты и менеджеры отдела распределительной логистики:

   А) РСН должна содержать следующую информацию:

1. Сведения о покупателе.

2. Сведения о перевозчике.

3. Масса груза: тоннаж, литраж (в т.ч. и для сдельной ЗП тех же грузчиков).

4. Объем груза: штуки, упаковки, паллеты.

5. Порядковый № ГП.

6. Группировка ГП по ТМ и другим группам.

7. Партионность (дата изготовления)

8. Адрес (месторасположение: склад, секция склада, ячейка).

9. Фамилии (кто отбирал заказ, кто загружал заказ, МОЛ, выдавшего ГП и принявшего).

10. Время (начало и окончание отборки заказа, начало и окончание загрузки заказа, получения «клиентских» док-тов и убытия на маршрут) планируемое и фактическое.

11. Время отправки на печать, закрытия (снятия с учетной системы).

12. Количество брака, выявленного при загрузке.

    В) Генерировать следующие отчеты:

1. Сводный отчет о движении ГП (остаток на начало – приход – расход – остаток на конец).

2. Расширенный сводный отчет (с указанием документов на приход – расход).

3. Отчет по партиям (по датам производства).

4. Отчет по местам хранения (адресное хранение по ячейкам склада).

5. Отчет по неликвидной ГП.

6. Отчет по браку.

7. Отчет по внутри складским перемещениям.

   С) Безопасность:

1. История перемещений

2. Документальное подтверждение любого перемещения

3. Повторное проведение приходных и расходных документов не допускается.

4. Ограниченность в допуске к тем или иным операциям.

5. Запрет обезличенных корректировок в учетной базе.

   ТЗ по прохождению заявок (обработка документов):

1. Набор заказа не привязывается к остаткам.

2. Скачивание не проведенного заказа в базу.

3. Размещение заказа в базе (проведение, резервирование остатков).

4. Создание маршрутов.

5. Комплектация заказа (создание и печать погрузочной накладной) – партия, ячейка.

6. Проведение погрузочной накладной, создание документов (укомплектованный товар снимается с остатков с учетом изменений в РСН на складе). Справочник контрагентов (клиентская база).

7. Отметка о дебиторской задолженности (при превышении РСН не комплектуется либо не распечатывается).

8. Отметка о сроках действия договора и лицензий (за N количество дней РСН не комплектуется либо не распечатывается).

   ТЗ по доставке:

1. Книга маршрутов по присвоенной нумерации

2. База перевозчиков.

3. Маршрутный лист.

4. Погрузочный лист.

5. Заявка на перевозку грузов.

6. Расчет транспортных затрат к объему вывоза (%, $).

7. Создание маршрутов.

8. Объединение заявок в маршрут, направление.

9. Реестр по времени загрузки.

10.Отчет по не обслуженным заявкам.

11. Отчет по не отгруженным а\м

12. Ограничение по общему тоннажу.

13. Сортировка по:

• городу доставки.

• перевозчикам.

• срокам доставки.

• клиентам.

• форме оплаты.

• а\м.

• фамилиям водителей

• фамилиям экспедиторов 

И другое, по животрепещущей проблематике. 

Реализовав максимально правильно это дело, работа становится конструктивной, до минимума сводятся «разборки» между конкурирующими корпоративными «кланами», максимум внимания клиентам, а не соседям по кабинетам.  Вы, наверное,  обратили внимание, что здесь речь идет о складе, где внедрено адресное хранение и партионный учет? 

Разумеется, что для предприятий со «скоропортом» понадобятся и другие штучки, связанные с отделом закупочной и, если есть, производственной логистики.  Например, «заказ – факт», или «упущенные возможности».

Что еще хочется отметить для «автоматизаторов» процессов. Старайтесь не идти на поводу IT слесарей  (нередко попадаются и такие) по всем вопросам внедрения КИС. Не бойтесь казаться мало сведущими, даже полезно иной раз "включать дурачка", разработчики расслабляются и вы их по многим вопросам можете "брать голыми руками". Разработчикам и внедренцам выгодно втулить то, что у них есть, а заморочки и особенности отдельно взятого клиента они стараются обойти, ни к чему лишний "головняк".  Здесь вам поможет совместное моделирование даже на пещерном уровне. В противном случае, вы будете хронически иметь бестолковый персонал, который не в состоянии работать с той же учетной системой, с которой успешно работает весь мир. Чтобы максимально учесть все многообразие особенностей в разных отраслях по максимуму, то это будет уже не статья, а многотомный труд. Если вы получили задачу по автоматизации процессов на складе, то прочитав эту или подобную статью, вы сможете сдвинуться с места, а далее попрет так, что голова кругом пойдет и поймете, что статейка - чисто затравка и выстрел со стартового пистолета. Если не сойдете с дистанции и доведете дело до логического завершения - карьера попрет по полной.

ВЫВОД. Автоматизацией следует заниматься основательно, или в противном случае, пока не созрели до основательности, пользуйтесь excel. Понятное дело, что постоянно нужно проверять формулы, особенно перед начислением бонусов, а куда деваться, знаем, где живем? Удачи.