Логистика - процессный консалтинг

    Бизнес-процессы любой компании неразрывно связаны в первую очередь с клиентами (потребителями услуг). Анализ и моделирование бизнес-процессов с учетом потребностей потребителей и внутренних ограничителей  самого предприятия позволяют развиваться организации с оптимальным использованием ресурсов, улучшать ее эффективность и качество работы. Эффективное управление бизнес-процессами организации является основой для максимального удовлетворения потребителей, а следовательно и конкурентоспособности. Для достижения успеха на этом пути важен комплексный подход и организация правильных внутренних и внешних коммуникаций.  Процессный консалтинг, в разумном сочетании с системным подходом, помогает идентифицировать проблемы, произвести их комплексный анализ, выработать план действий, оптимизировать бизнес-процессы и многое другое.  Процессный консалтинг позволяет посмотреть на существующее положение дел в организации не только с другой точки зрения, но и иными глазами. Консультанты, как правило, прошли все ступени в корпоративном менеджменте в различных отраслях и имеют достаточный опыт в реинжиниринге и оптимизации бизнес-процессов, и, самое главное, полностью свободны от "подковерной возни", которая имеется в любой компании и отличается только лишь уровнем обострения. Навыки в преодолении саботажа в проектах изменений порой имеют определяющее значение в сложившейся корпоративной бюрократии. Предпринимателям остается одно - не ошибиться в выборе консультанта. Здесь точного совета нет, ибо в консалтинговой среде бывает всякое, как в прочем и во всем остальном на постсоветском пространстве. Единственное точно, что если вам навязывают готовые супер фантастические решения (чаще всего готовые заготовки консалтинговых компаний для их внедрения наемными консультантами), тот тут следует быть особенно осторожным. Многим, например, известна такая ситуация, когда компания затратив огромные средства на внедрение некой навороченной информационной системы, через годы мытарств возвращается к всенародной 1С. Нет ни одной универсальной заготовки, которую можно впихнуть в любой бизнес и она начнет вершить чудеса, как некий "продающий сайт" вместо торговой команды. Любые решения для каждой компании всегда носят только индивидуальный характер на основе глубокой диагностики процессов и с учетом индивидуальных особенностей предприятия на данный момент. 

    Почему следует регулярно обращаться к процессному консалтингу с разумным системным подходом? Если очень обобщенно, то любая система ведет к бюрократизации, а бюрократизация - прямая дорога к гибели любой организации. Окружающая среда бизнеса непрерывно меняется, соответственно нужны изменения и в самой организации. Любая система стремится к устойчивости и отвергает все, что не вписывается в сложившуюся систему. В качестве тоже очень обобщенного примера - сложившаяся система в СССР к середине 80х настолько бюрократизировалась, что попытка произвести изменения привела к гибели самого СССР.  Так и в бизнесе - одни предприятия исчезают, а их место занимают другие организации. 

    Бизнес-процесс – набор действий и правил, добавляющий конечному продукту или услуге дополнительную ценность и направленный на создание или улучшение конечного продукта или услуги, спрос на которые предъявляют внутренние (корпоративные) или внешние клиенты.

    Процессный консалтинг основывается на совместной проектной работе консультантов и специалистов предприятия по реинжинирингу бизнес-процессов, что придает проектным работам дополнительные преимущества. Менеджмент ориентирован в большей степени не на системность, которая стремится к устойчивости и болезненно реагирует на изменения внешней среды бизнеса, а на процессы, которые оперативно реагируют на изменения потребностей клиентов. Об этом мы говорили в предыдущих статьях.   

  Бизнес-процессы ориентированы на потребности клиентов и стремятся к изменениям, чтобы удовлетворить эти меняющиеся потребности клиентов. Единственным ограничителем для бизнес-процессов выступают исключительно собственные ресурсы и возможности самого предприятия. Очень важно обеспечить беспрепятственное выполнение процессов, что в свою очередь позволит организации увеличить добавленную стоимость и максимизировать полезность и ценность продуктов и услуг для собственных клиентов. Эффективное управление ключевыми процессами в организации, является ключом к успеху. Управлять процессами не такая простая задача, как это может показаться в самом начале, потому что процессы не могут существовать раздельно и тесно переплетаются друг с другом. Как говорят в Одессе: управлять людьми и управлять процессами - это две большие разницы. 

    Ключевые процессы, как правило, включают в себя:

- Приобретение: Обеспечение материалами и оборудованием для производства товаров или формирования услуг.

- Создание/улучшение: Создание (или улучшение) производства новых товаров или формирование новых услуг для ваших клиентов.

- Производство: Создание товаров или услуг.

- Поставка: Получение заказов от клиентов и обеспечение выполнения этих заказов.

- Распространение: Обеспечение беспрепятственного распространения товаров или услуг клиентам.

- Поддержка клиентов: Обеспечение поддержки клиентов после приобретения ими Ваших товаров или услуг.

    Для успешного развития и усовершенствования процессов, необходимо выполнить следующие требования:

- Цели должны быть понятными для всех заинтересованных сторон процесса, реальными и достижимыми.

- Необходимо создать условия взаимной заинтересованности участников бизнес-процесса, минимизировать риски, сформировать правильные коммуникации.

- Только с помощью персонала можно точно идентифицировать имеющиеся проблемы,  реализовать задачи реинжиниринга и других необходимых изменений.

   Построение модели бизнес-процесса позволяет разрешить множество скрытых проблем традиционной функциональной модели организации. Модель бизнес-процесса разрабатывается для того, чтобы все вовлеченные люди, видели весь бизнес-процесс целиком, и каждый, при этом, видел в ней свою часть. Построение такой модели требует взаимодействия всех заинтересованных лиц для гарантии того, что все доступные знания будут использованы в модели. Модель бизнес-процесса может состоять из определенных действий, шагов, функций, информации и ресурсов. Модель может также содержать примечания о потенциальных проблемах в бизнес-процессе, идеи по усовершенствованию и другие комментарии.

     Качественная документация - важная часть управления бизнес-процессами. Документирование всех процессов в Вашей компании способствует эффективному взаимодействию на всех организационных уровнях. Документация должна содержать все самые последние изменения и быть доступной для лиц, вовлеченных в процесс. Документооборот, прописанный на основе бизнес-процессов, позволит обеспечить слаженность действий всех подразделений участвующих в бизнес-процессе.

     Основное преимущество в ориентировании организации на процесс состоит в том, что появляется четкая картина всего происходящего в организации, со всеми существующими проблемами и узкими местами, которые могли остаться незамеченными в типичной организации, которая внешне нормально выполняет свои функции.

     Качественное управление бизнес-процессами позволяет уменьшить:

- временные потери;

- затраты  ресурсов;

- финансовые издержки;

- потери от упущенных возможностей;

- потери из-за неудовлетворенности клиентов и собственных сотрудников.

    Ориентация организации на процесс позволяет значительно повысить качественные показатели,  лучше понять конечные цели и результаты деятельности организации, а также роли сотрудников. Но самое главное – это понимание того, что процессы и их результаты являются реальным связующим звеном с Вашими клиентами. Процессы – это не только индивидуальные функции Вашей организации. Моделирование и анализ процессов позволят развить организацию, улучшить ее эффективность и качество работы, избежать автоматизации хаоса и прочих негативных явлений. Сотрудничество с консультантом обеспечит построение конструктивной команды людей взаимно дополняющих друг друга, способных генерировать идеи и внедрять их на практике. Формирование такой команды – главное конкурентное преимущество предприятия, не дающее закрепиться авторитаризму и формированию  бюрократической системы. 

Удачи и творческих успехов!

Игорь Качковский