Rekoleksi DP Pleno

Sesi Diskusi Kelompok 

Evaluasi kegiatan dilakukan dengan Kuesioner. Responden diminta menjawab 11 pertanyaan penilaian evaluatif dan mengisi 1 kolom isian berupa saran. Responden mengisi kuesioner secara bebas dan anonim sehingga jawaban responden terjamin kerahasiaannya. 

Tujuan evaluasi kegiatan adalah untuk mengetahui efektifitas kegiatan sekaligus untuk mendapatkan penilaian dan saran dari para peserta rekoleksi. Hasil evaluasi dapat digunakan sebagai referensi dalam penyelenggaraan kegiatan serupa di masa mendatang. Dengan demikian DPH dapat meningkatkan kualitas penyelenggaraan kegiatan sekaligus mewujudkan Pastoral Berbasis Data.

Kehadiran dan Partisipasi Evaluasi

Profil Responden

A. Umpan Balik Positif (Tidak Ada Saran Khusus)

• Sebagian besar peserta menilai acara sudah berjalan dengan baik, serius namun santai, dan partisipatif.

• Peserta berharap acara serupa dapat dilanjutkan dan lebih ditingkatkan lagi di masa depan.

B. Saran Perbaikan

1. Waktu Pelaksanaan

• Durasi: Disarankan maksimal 2 hari (Sabtu-Minggu) untuk menghindari benturan dengan jam kerja.

• Sebaiknya dilaksanakan pada akhir pekan (weekend) agar tidak mengganggu kewajiban kerja peserta.

• Misa penutup diadakan lebih pagi agar perjalanan pulang tidak terburu-buru.

• Perhatikan jadwal buka-tutup jalan (khususnya untuk lokasi di Puncak) untuk efisiensi waktu.

2. Lokasi Kegiatan

• Pilih lokasi yang tidak terlalu jauh (dalam kota/dekat).

• Jika di lokasi yang sama (Wisma Tugu Wacana SVD), informasikan dan sesuaikan dengan jam buka-tutup jalan.

3. Transportasi

• Gunakan bus untuk perjalanan bersama guna meningkatkan rasa kebersamaan.

• Koordinasi transportasi perlu lebih baik dan terurus.

4. Agenda & Materi Acara

• Keseimbangan: Kurangi unsur formal/presentasi program, tambah unsur spiritual/rekoleksi (e.g., ibadat meditatif, refleksi).

• Interaksi: Tingkatkan sesi diskusi, sharing, dan tanya jawab yang lebih mendalam dan tidak formalitas.

  • Sesi diskusi kelompok dinilai penting, tetapi perlu fasilitator yang aktif mengarahkan.

  • Feedback untuk kelompok harus jujur dan membangun, bukan hanya positif.

• Konten:

  • Agenda jangan terlalu padat, lebih baik singkat dan bermakna.

  • Tambahkan sesi perkenalan pengurus, warna-warni, dan api unggun.

  • Hadirkan narasumber/motivator.

  • Laporan keuangan disajikan lebih detail.

• Efektivitas:

  • Pecah diskusi besar menjadi kelompok kecil per wilayah untuk lebih efektif.

  • Pastikan materi presentasi (font, dll) terbaca oleh semua peserta.

5. Saran Lain-Lain

• Peserta: Tidak hanya ketua lingkungan, tapi bisa mengikutsertakan satu pengurus lain sebagai pendamping.

• Frekuensi: Diadakan tiap tahun, atau bahkan 2 kali setahun dengan tema berbeda.

• Logistik:

  • Tunjuk koordinator per area kamar untuk membantu disiplin waktu.

  • Sediakan alat tensi darurat dari seksi kesehatan.

• Keuangan: Kolekte lingkungan/wilayah sebaiknya dikembalikan untuk kas masing-masing.

C. Saran Kritis & Terperinci (Dari Seorang Peserta)

Seorang peserta memberikan kritik mendetail yang intinya menyoroti:

1. Sesi tanya jawab yang hanya formalitas dan tidak efektif.

2. Peran pendamping diskusi (DPH) yang tidak aktif memfasilitasi.

3. Pemberian feedback yang tidak jujur (hanya positif semua).

4. Format diskusi yang kurang efektif dan materi yang tidak terbaca.

5. Acara yang terlalu satu arah dan kurang memanfaatkan waktu untuk brainstorming.

6. Penekanan bahwa penyelenggara harus memberikan nilai yang "worth it" untuk waktu yang telah diluangkan peserta.

Dengan memperhatikan tingkat keterwakilan peserta rekoleksi (87,9 %), pemahaman maksud dan tujuan rekoleksi (95,2%), serta sebagian besar peserta merasa senang (90.5%) dengan penyelenggaraan rekoleksi ini, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan rekoleksi ini telah terselenggara dengan baik. Apalagi, melihat tanggapan positif atas pertanyaan-pertanyaan evaluatif dalam kuesioner berkaitan dengan sesi-sesi acara dapat disimpulkan bahwa kegiatan rekoleksi dinilai baik oleh sebagian besar peserta. 

Namun demikian, penyelenggara perlu memperhatikan bahwa ada perbedaan prosentase penilaian dari peserta yang sama terhadap setiap sesi acara. Peserta memberi nilai secara bervariasi terhadap setiap sesi acara. Hal ini menyatakan bahwa meskipun secara umum dinilai baik namun terdapat perbedaan penilaian setiap sesi. Pembawa acara di setiap sesi perlu berefleksi terhadap hal-hal yang masih kurang dan perlu diperbaiki. 

Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian untuk penyelenggaraan kegiatan yang lebih baik di masa mendatang juga terungkap dari saran responden. Hal yang cukup mengemuka adalah berkaitan dengan transportasi peserta, durasi penyelenggaraan kegiatan dan pengaturan waktu. Khusus untuk hari Minggu ada beberapa saran agar pengaturan waktu selesai kegiatan mempertimbangkan jadwal buka tutup di area jalur Puncak. Juga terdapat beberapa saran lain terkait susunan acara, lokasi kegiatan dan hal-hal lain patut dicermati dan dipertimbangkan. 

Kenyataan bahwa banyak Anggota DP Pleno yang berstatus karyawan, ASN dan guru (total 60,4%) dengan fleksibilitas waktu yang terbatas perlu dipertimbangkan dalam menentukan durasi waktu pelaksanaan kegiatan. 

Tingkat partisipasi dalam pengisian kuesioner sudah cukup baik (78,75%). Namun ini masih bisa ditingkatkan untuk menunjukkan keseriusan DP Pleno dalam mewujudkan Pastoral Berbasis Data. Penerapan Pastoral Berbasis Data juga masih perlu diuji dengan cara memanfaatkan hasil laporan ini sebagai salah satu acuan dalam penyelenggaraan kegiatan serupa di masa mendatang. 

BDA, LitbangKranji