小金井市立小金井第三小学校PTA 個人情報取扱規則
第１条 (目的）
この個人情報取扱規則（以下「本規則」という。）は、小金井市立小金井第三小学校PTA（以下「本会」という。）が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いに関する基本的事項を定める。本規則により活動の円滑な運営を図るとともに、個人情報の適正な収集・利用・管理を図り、もってプライバシーの保護を実現する事を目的とする。
第２条 （指針）
本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、実施するあらゆる活動を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第３条 （周知）
本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、資料またはホームページなど適切な方法により会員に周知する。
第４条 （定義）
本規則における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報：生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
(2) 保有個人情報：本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(3) 本人：前項の個人に関する情報により識別可能となる特定の個人または未成年者個人の保護者をいう。
(4) 役員：本会の役員会を構成する者をいう。
(5) 委員：本会の委員会を構成する者をいう。
(6) ボランティア：本会のボランティア組織を構成する者をいう。
(7) 会員：本会を構成する者をいう。
(8) 従事者：本会の依頼を受け、本会の活動に従事する者をいう。
第５条 （管理者）
1. 本会における個人情報保護管理者は、本会会長とする。
2. 個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理および保存ならびに開示および訂正の請求に対し、適正に処理する責務を負う。
第６条 （取扱者）
本会における個人データ取扱者は、本会役員・委員長・ボランティア組織代表とする。
第７条 （利用）
本会では個人情報を次の目的のために利用する。
(1) 会費集金、管理等に関する連絡
(2) 本会の活動に関する文書等の送付
(3) 本会役員・委員・ボランティア・会員名簿等の作成
(4) 本会役員・委員選出等の活動
(5) 行事・イベントの参加者名簿等の作成
(6) ホームページや広報紙等への掲載
(7) 問い合せまたは依頼等への対応
(8) その他、事前にお知らせし同意を頂いた目的の場合
第８条 （個人情報の利用の制限）
本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第９条 （個人情報の取得）
1. 本会が取り扱う個人情報を収集するときはあらかじめその個人情報の利用目的を決め本人に明示の上、同意を得ることとする。
(1) 氏名
(2) メールアドレス
(3) SNS等のアカウント
(4) 会員の子である児童の氏名、学年、クラス、兄弟姉妹
(5) 役員・委員・ボランティア組織等の履歴
(6) 電話番号
(7) 住所
(8) その他必要とするもので同意を得た事項
2. 前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ別途本人の同意を得るものとする。
第１０条 （管理と保管）
1. 個人情報保護管理者は、個人情報の安全確保および正確性の維持のため、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。
(1) 紛失、破損その他の事故防止
(2) 改ざんおよび漏えいの防止
(3) 個人情報の正確性および最新性の維持
(4) 不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去
2. 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第１１条 （（保管及び持ち出し等）
個人データを取り扱う電子機器等については、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。
(1) 電子機器等のＯＳを最新状態に保つ。
(2) 電子機器等にセキュリティソフトを導入し最新状態に保つ。
(3) 個人データにはパスワードを設定し管理をする。
(4) 個人データへのアクセス権は、個人情報の取り扱い権限に応じた管理をする。
(5) 個人データの持ち出し、電子メール添付時などには、パスワードを設定するなど適切な管理をする。
第１２条 （第三者提供の制限）
1. 本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
3. 本会は、前項第2号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第１３条 （第三者へ提供に係る記録の作成等）
個人情報を第三者（第12条1(1)から(4)の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
(1) 第三者の氏名
(2) 提供日付
(3) 提供対象者の氏名
(4) 提供情報の項目
(5) 提供対象者の同意を得ている旨
第１４条 （第三者提供を受ける際の確認等）
個人情報を第三者（第12条1(1)から(4)の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）から提供を受けたときは、次の項目について記録を作成し保存する。
(1) 第三者の氏名/住所
(2) 第三者が個人情報を取得した経緯
(3) 提供対象者の氏名
(4) 提供情報の項目
(5) 提供対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要とする。）
第１５条 （秘密保持義務）
個人データの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
第１６条 （情報開示等）
本会は、本人から当該本人に係る保有個人情報について、書面または口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 本会の活動の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
第１７条 （個人情報の訂正または削除請求）
1. 本会は、保有個人情報の開示を受けた者から、書面または口頭により、個人情報の訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
2. 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
3. 名簿等として既に配布しているものについての個人情報の訂正、追加、削除または利用停止を行う場合は、訂正、追加、削除の連絡をすることでこれにかえる。
第１８条 （漏えい時等の対応）
1. 本規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
2. 個人情報保護管理者は、前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合には関係組織に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第１９条（苦情の処理）
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第２０条 （研修）
個人情報保護管理者は、本会役員、委員、ボランティア組織、その他個人情報を取り扱う従事者に対して、運営委員会等を通じて、個人情報の取り扱いに関する留意事項について研修を実施するものとする。
第２１条 （改定）
本規則は、法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、役員会で協議・検討し、改定することができる。本規則を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。
付則
この規則は、令和６年１１ 月１６ 日から実施する。
令和６年１１月２４日 第６条、第１１条、第１５条改定承認。