第21回　自治会活性化委員会　2025/6/17

＜議題１＞5月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

　今回は提案なし。総会後の役員会・幹事会は不定期で、提案できる状況にない。 

＜議題２＞今回の検討事項

◆定期総会の結果について

①当会の活動報告が新年度の幹事会に伝わったか

⇒総会の討議では、活性化員会の活動内容を意識した発言もあり、伝わっていると思われる。全幹事に理解されているわけでなく、幹事会へ参加していきたい。

②会則改正案が「差し戻し」でなく「取り下げ」になり、新年度の幹事会では当案件に取り組む姿勢が見られない。

⇒部分改定は齟齬が生じる。会則を改定するのであれば全般的にみないといけない。単年度では検討する時間もなく、継続委員会が望ましい。との意見もあった。取り下げが妥当であったと思える。

③自治会員への状況説明が未だにされていない。

　会長候補が否決されたことにより、副会長が会長代行を務めることになった。　「５月中に新たなご提案ができるよう、急ぎ準備を進めてまいります」との説明が総務部長からあった。

　定期総会はひと月遅れての開催となったが、自治会員としてはその内容について報告を受けたいところである。しかし、現在までに報告は一切なく、6月末には自治会ニュースが発行されるかどうかも不明な状況である。

⇒総会議事録を待つ状況。従来の総会とは内容が大きく異なり、書記の方は大変苦慮されていることと思う。

⇒事前質問に対してすべての回答があったとは思えない。執行部は確実に回答をする責任がある。

⇒定期総会の報告をせずに夏祭りの開催通知が回覧された。指揮統制が取れていないようである。文化体育部は総会前から早いうちに夏祭りの準備に取り掛かっている。遅れを取り戻すためにも無理もないかもしれない。

◆新年度幹事会との関わり方について

・６月の幹事会に訪問を検討（新体制の状況次第）

⇒定期総会の問題解決が未だに見られず、6月29日の訪問は時期尚早である。7月の幹事会は夏祭り案件に終始するでしょう。本格訪問は、8月幹事会になる。

・「ホームページ運用委員会」の設置を検討してくれているのか。

　⇒新年度幹事会にどのように伝わっているかは不明。説明の準備を進める。

・大型スクリーンの購入を検討してくれているのか。

　⇒ホームページの操作方法を複数名に説明するために必要であり、早期に実現してもらいたい。

・幹事会への参加について

⇒活性化委員会の提案活動を理解してもらうためには、役員会・幹事会へ報告・発言する必要がある。傍聴でも継続参加することが望ましい。

過去に提案した「自治会未加入の皆さまへ　自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」文書の発信は延期され続けている。

＜議題３＞6月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　なし

以上

 第20回　自治会活性化委員会　2025/5/20

＜議題１＞4月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

　今回は提案なし

＜議題２＞今回の検討事項

◆定期総会について

【確認事項】

　総会の司会：前半＝岩﨑さん、後半＝清野さん

　出席者から立候補がなければ次の方に内諾を得ています。

　総会議長：林さん

　副議長：鈴木さん

 【活性化委員会の活動報告】

尾鷲委員長が出席できない場合は、北村副委員長が代理を務める。

【建替え委員会の状況】

自治会館の新築建替えが資金不足により困難な状況であるが、代替案（規模縮小・補強等）も提示されていない。

（考察）

今後、自治会のスリム化を目指すうえで、現状の広さの自治会館は過剰である可能性がある。

　洋室を利用している登録団体の多くが自治会員でなければ、使用規則を見直す必要がある。

（幹事会の規模と運営）

・現在の幹事会は規模が大きく、実質的な執行機関として５７名は過剰である。

・毎月の幹事会を縮小し、役員会に権限を移譲する形が望ましい。

・幹事の役割は、回覧物の配布等に限定することで十分と考えられる。

　また、幹事の高齢化に対応するため、配布物の委託化を過去に提案している。

◆総会運営上の課題と対応について

【会長候補の欠席に伴う総会の延期】

　当初4月に予定していた定期総会について、会長候補より「出席が難しい」との意向が示されたため、5月に延期いたしました。しかし、その後の調整でも、5月の総会当日も出席が難しいとの連絡があり、進行に大きな支障が出る見通しです。なお、5月10日の新幹事会には出席されましたが、5月17日の役員会は欠席されています。

【役員審議の方法についての検討】

・現時点で、会長候補の自己紹介やご経歴に関する情報が十分でないため、判断材料が乏しく、「役員一括審議」という例年の形式は適さないと考えられます。

・また、候補者が出席されない場合、出席者からの質問や疑問に直接回答できる方がいない状況となってしまいます。

・以上を踏まえ、出席者へ状況を丁寧に説明したうえで、会長候補については「個別審議」とすることが望ましいと判断します。

◆防災訓練の反省（3月22日実施）

【問題点】

・一部地域で防災放送が聞こえなかった。資料が古いかもしれないが、確認されたスピーカーは2号公園、吉川中学校のみ。

・自治会で考案された「タオル掛け」による安否確認は、防災訓練の一環として導入された方法です。しかし、実際に災害が発生したときに、本当にタオルを掛ける行動がどれだけ取られるかについては不透明です。
それでも、平常時から住民全員が協力し、防災意識を高めることには大きな意義があります。

【対応と提案】

・広報車のアナウンスを導入できればよいが、訓練の主目的は意識づけである。

・要支援者（高齢者・独居等）の安否確認は、民生委員の協力を得て個別訪問が必要。

自治会としては「向こう三軒両隣」の関係構築を促進する以上の介入は難しい。

被災時には、助かった人が自然と周囲の支援に回ることを前提とする意識啓発も重要。

◆新年度幹事会との関わり方について

・新年度幹事会がスムーズなスタートを切るためにも、活性化委員会メンバーは幹事会への出席を検討する。

・幹事会は単年度制であり、継続性がない。一方、活性化委員会は任期が長く、過去の活動を通じて得られた知識や経験がある。

・これまでは幹事会に対して提案を行う立場で表に出ていなかったが、活動が知られていない現状もある。

・中には「活性化委員会が幹事会を裏で操作している」といった誤解を持つ幹事もいたのは遺憾である。

・総会が終わり次第に、幹事会の様子を見定め、早期の参加を目指す。

＜議題３＞5月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　なし

以上

 第18回　自治会活性化委員会　2025/3/18

＜議題１＞2月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

　依頼：ホームページ運用委員会の正式設立について

　　　　⇒設立できず。６年度幹事会にはホームページ承認と申し送りを依頼したい。

　依頼：新年度幹事へは、現状を十分に説明し、予算案の作成に誠心誠意協力されたい。

　　⇒予算案の作成には協力をいとわない。会計監査が決まっていない。

　依頼：予算不足で購入できなかった大型TV モニターの予算を４０万円計上されたい。⇒予算計上は伝達済み。

　提案：会則の改定について　⇒役員会は通過。会計は不正をけん制するために２人必要。

　提案：「未加入の皆さまへ」のお手紙を年度初めに送付されたい　⇒申し送りする。

　提案：防犯灯等負担金の使途について引き続き検討されたい　⇒申し送りする。

　　　防犯カメラ１０基を新しく改修するには５００万円必要との声も聞かれる。

＜議題２＞今回の検討事項

◆町政懇談会の質問６項目への回答依頼について

　豊能町ホームページの「ご意見・ご感想」欄を使って回答を依頼する。

　【町政懇談会での未回答事項について】（3/19発信済み）

　令和６年度の町政懇談会（光風台自治会館）では時間切れとなり、その場で６項目の質問を提出しましたが、いまだ回答をいただいておりません。

　お手数ですが、ご担当の方へご確認いただきますようお願いいたします。この場をお借りして、改めてお願い申し上げます。 

◆会員からの提言、意見、提案について（趣旨、解決策の検討）

　　提言・提案全体の趣旨をまとめ、具体的な解決策を抽出して共有した。

　　今後の活動において実現可能なものから対策案を策定し、幹事会に提案する。

◆アンケートの要約・対策案と現状

　平成２４年度未加入者へのアンケートと、令和３年度幹事５７名へのアンケートから、共通項目を抽出したものの資料準備不足のため次回に検討する。

◆ハロウィンイベントの効果

　他の自治会ではハロウィンイベントで良い効果を上げています。子どもたちが家々を訪問し、お菓子をもらうことで、住民同士の交流が生まれ、家の人も楽しめると好評です。その結果、イベントをきっかけに自治会へ入会する方もいるそうです。

◆防災訓練（3月22日）について

　今回の訓練では初めて安否確認を実施するため、内容を簡素化します。具体的には、タオルを掛けた軒数をカウントする方法で確認を行います。なお、会員・非会員の区別や、タオルを掛けなかった理由の追跡は行いません。

　　訓練の実施結果（数字や写真）は、自治会ホームページで報告したい。

　また、今後に向けて防災無線放送の申請方法を申し送りする必要があります。他の自治会では、イベント開催時に防災無線を頻繁に活用しており、参考にしたいと考えています。 

◆イベントの予告について

　現在、イベントの開催通知は自治会ニュースや回覧で行っていますが、配布のタイミングが早すぎると忘れられてしまう恐れがあります。そこで、町内にある３か所の自治会掲示板にイベントごとのチラシを掲示し、直前まで周知してもらいたい。

◆定期総会について（時間短縮で参加者の負担軽減を図る）

　引き続き事前質問制を取り入れたい。他の自治会で行われている書面決議案も検討しましたが、意見や要望への対応が総会後にずれ込み、かえって時間がかかる恐れがあるため、採用は見送りました。

　また、「総会の時間が長い」という声を受け、時間短縮策を検討した。具体的には、総会議案書に記載されている「活動報告」「決算報告」「監査報告」「会則改定案」「活動方針」「予算案」の内容について、事前に読んでおいてもらうことで、説明時間を省略し、質問への回答を中心とする進行にする案です。

　この方法を実施するためには、議案書配布時に十分な説明資料を添えておく必要があります。事前に内容を把握していただくことで、総会では質疑応答を充実させ、効率的な運営を目指します。

＜議題３＞3月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

・ホームページ運用委員会の正式設立について

・「未加入の皆さまへ」のお手紙を年度初めに送付することを新年度へ申し送り。

以上

 第16回　自治会活性化委員会　2025/1/21

＜議題１＞12月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

提案： 大型液晶モニター2台の購入について。今年度中の購入が難しい場合は、新年度への申し送りをぜひ検討いただきたい。⇒進展なし

提案：新年度幹事への引継ぎにおいては、自治会の現状を十分に説明し、予算案の作成においては誠心誠意協力されたい。（資料）会計収支の早期検討が必要

　　　 ⇒実行に期待

＜議題２＞今回の検討事項

◆町政懇談会を終えて

　意見要望に対する書面回答の有無／ホームページへの掲載について

　⇒現時点で回答は確認できていない。

◆新役員の選出と互選会の結果について

　　互選会の課題　⇒インフルエンザ流行で互選会は延期（2月１６日）された。

　　スケジュールが１か月遅れになり、残り３か月が非常にタイトになってくる。

　総会準備、議案書作成で原稿を依頼するときは、依頼するタイミングを待たずに先にLINE等を使って依頼することお勧めします。提出期限の厳守をわすれずに。

◆新年度幹事会への引継ぎ

　　申し送り事項

・互選会では「役職・専門部等の活動内容」の文書を配布して役割分担をしっかりと説明されたい。

・現幹事の中には、活性化委員会の活動を理解されていない方が見られる。

せっかく提案をしても検討もされないようであれば提案する意味がない。

〇ホームページは試行中？　いまだに運用委員会も設置していない。

〇大型液晶モニター2台の購入は議題にも上がらず残念である。

・新幹事会に早期に出向いて活性化委員会がやってきたことを説明する必要がある。

活動を理解されないようであれば、存在のあり方を再検討する。

　・現幹事は１年間幹事をやってきた中で、仕事量を減らせると感じたものがあれば口頭ではなく書面で伝達をして、効率化・スリム化に繋いでほしい。

◆定期総会のあり方について

　　公民会での集会がお決まりであるが、他にもやり方があるのではなか。

　　1,000名もの会員数にも関わらず、参加者は新旧幹事と数名の協力者のみ。

　書面決議を採用している自治会もあり、十分な事前説明と事前質問に対して十分な回答ができれば可能である。ホームページを活用すればさらに実現性は高い。

◆2月消防訓練（2月9日）について

　互選会が延期になったことで新幹事の不参加が懸念される。

　　対象者は？⇒１月配布の自治会ニュースで会員への参加呼び掛けに期待したい。

※自治会行事では光風台自治会の「のぼり」を会場周囲に立てることで存在をアピールできる。夏祭りの会場周囲にも「夏祭り光風台自治会」のぼりがあれは良かった。一度作成すれば毎回使用できるので費用対効果は大きい。

◆3月防災訓練（3月22日）について

　向こう三軒両隣、全住民参加型でプログラムを編集中とのこと。

　活性化委員会にできることがあれば協力したい。

以上　　

第15回　自治会活性化委員会　2024/12/17

＜議題１＞11月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

提案: 会計収支の早期検討が必要（資料）会計収支の早期検討が必要

  　　⇒100万円赤字なら建替積立70万が使えるのではなど、幹事の反応は様々。

自治会予算の多くは夏祭りと事務員の給与に使われています。しかし、会員数の減少が止まらない現状では、これからを見据えた活動内容の見直しが重要です。

このことを全会員にしっかり理解してもらう必要があり、新年度の予算案には、この課題を十分に反映させていただきたい。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

◆（再）自治会のスリム化について（資料）自治会スリム化案新旧比較、事務局の仕事案

　新年度の幹事は57名中、2ブロックが決まっていませんが、会長の立候補者もおり、全体的には順調とのこと。ただし、新しい幹事の中には、「自治会のスリム化には、きちんと手順を踏んで会則の改定や総会での承認が必要」と考える方がおり、事後承認で進めることに反対の意見が出ています。そのため、スリム化の提案は一旦保留し、状況を見守ることになった。

◆（再）新幹事の選出と互選会1月19日（日）について

　❑互選会の課題（資料）役員選出に問題ある互選会（資料）役員各位互選会について

～役員ができない人に無理に役を押し付けてしまうことがある～

　会則では役員の定数が定められていますが、個人の意思を尊重する中で、役員を希望せず専門部員を希望する人が多数の場合、定数との間に矛盾が生じることになります。

　　第14条 幹事は・・・役員もしくは専門部員として活動する。

　　第19条5 五役候補者は原則として各丁目より1名ずつするものとし・・・

　新幹事の経歴は事前に把握するよう努めていますが、まだ完全には揃っていません。経歴を確認できていない方については、互選会の受付時に聞き取る予定とのことです。ただし、互選会当日に聞き取った情報をその場で活用できるかは疑問が残ります。

　❑職務説明の徹底（資料）役職・専門部等の活動内容

　職務を全うしてもらうためには、互選会の初めに配布し説明が必要です。

◆（再）防災訓練について（資料）防災安否確認プログラム案

　防災訓練は3月に実施予定。現在、全戸配布用のオリジナル開催通知文書を作成して準備中とのこと。その際、「向こう三軒両隣のご近所さんの家族構成を把握しておいてください」という内容も盛り込む予定。当日は、防災放送が10時に開始され、訓練は13時に報告をもって終了する予定。 

◆ 1月普通救命講習　

　　互選会の開催もあり実施は見送りになりました。

◆ 3月消防訓練について　

　消防訓練は2月に実施予定で、内容は消防署員による消火訓練、AEDの操作体験、心臓マッサージの実践です。現在、全戸を対象に調整を進めています。

＜議題３＞12月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　以前から提案している大型液晶モニター2台の購入がまだ解決していません。先日の町政懇談会でもプロジェクターが用意されておらず、参加者全員に紙の説明資料が配布される形になりました。他の自治会ではこのような状況は考えにくいと思われます。今年度中の購入が難しい場合は、新年度への申し送りをぜひ検討いただきたい。

　新年度幹事への引継ぎにおいては、自治会の現状を十分に説明し、予算案の作成においては誠心誠意協力されたい。（資料）「会計収支の早期検討が必要」 

以上

第13回　自治会活性化委員会　2024/10/15

＜議題１＞9月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

提案:「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」のお手紙と回覧

　　　⇒防災訓練用旗の作成費用に充てたい。町の補助金では各戸配布は不可。

提案:「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」のお手紙と回覧 ⇒配布確定

　　　ブロック幹事で回答を統一されたい。⇒幹事会で想定Q&Aを作成されたい。

提案: 中央グラウンドへの常設ステージの設置要望書を町長へ提出 ⇒町は却下された。

提案: 幹事の負担軽減で配布物の委託化を提案（新光風台自治会は実施済み）

　　　⇒採用したい思いはあるが準備期間が必要。事務局設置も併せて検討したい。

提案: プロジェクターに代わり大型TVモニター＆テレビ台の設置を推奨。

　　　⇒会計（書記）に購入を依頼する。モニター２台の案で予算案を作成する。

提案: 緊急提案＜組織・活動のスリム化＞ ⇒スリム化を実施する時期に来ている

依頼:「総会、幹事会議事録」は、過去分も含めて自治会PCにデータ保管されたい。⇒依頼は継続します。

依頼: ホームページの活用を依頼 ⇒試行というよりも本格的に活用していきたい。

　　　⇒再生資源回収業者の変更を、事前に周知できれば混乱を回避できたはず。

　　・専門部からの「お知らせ」、「カレンダー」「みんなの投稿」など投稿依頼。

　　・自治会ニュースや回覧物など、配布を待たずに掲載すれば効果が増します。

　　・フォームを使えは簡単に「出欠確認」や「アンケート結果」が得られます。

依頼: ホームページ運用委員会の設置依頼 ⇒動きが見えず。新たに、役員の業務に含める案が浮上。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

◆『ホームページ便り』の回覧について（別紙）⇒当会で印刷して回覧してもらうことに決まる。

◆ゆうあいとの共同参画について

 ⇒最低賃金1,114円のご時世に、助け合いと言っても１時間500円で協力するには無理がある。いったん保留

◆町政懇談会について ⇒11月24日開催を希望しているが回答がない。選挙で延期かもしれない。

◆現状幹事会とのかかわり方について

　活性化委員会からの提案がタイムリーに伝わっていない。

　他人事のようで行動に移す様が伝わってこない。

　「どの案件を」「誰が」「いつまでに」「どうする」のかを誰も把握されていない。

　幹事会の立て直しができるのか。当会が幹事会に参加する必要性はあるのか。

　⇒案件次第では、幹事会に参加して協力する。

◆新幹事の選出（11月）と互選会（1月）について（再）

　新幹事選出の課題

　輪番制の場合、役員の仕事が難しいと感じる人でも幹事を引き受けなければならないことがある。

　互選会の課題

　役員ができない人に無理に役を押し付けてしまうことがある。できない人に互選会は無理がある。

　サポートの必要性

　互選会を経験した現役の幹事は、次に選出される幹事をどのようにサポートできるか、事前に検討しておくことが重要である。

⇒できない人に無理に役を押し付けはしない。しかし、安易に認めると統制が取れなくなる。会則どおりの体制ができなければスリム化も必要

◆定期総会の議事録から（再）

　事前質問制について、今回の取り組みが終わった後、皆さんからのご意見をいただきます。幹事会で話し合って自治会ニュースで報告したいと思います。

　Ｑ.事前質問制は継続するのでしょうか？

⇒事前質問制の成果は得られたので継続したい。総会で話し合いの場を持ちたいとの意見も聞かれたので、そのための時間をとるなど検討は必要。

　２ヶ月に１回、各自治会の会長が参加する町政委員会もあります。これからは自治会ニュースやホームページで詳しい報告をしていきたい。

　Ｑ.どのタイミングで報告をされるのでしょう。

　　⇒幹事会で報告しているので、会員への報告は広報部に任せている。

【長期】

◆会則・規則の改定案について（別紙）⇒時間切れで詳細検討できず。さらなるスリム化が必要

　　～自治会スリム化を目指した改定案の内容～

　（ア）丁目会の条項を削除します。

　（イ）決定事項を実施するために、五役会で実行可能に

　（ウ）副会長を1名に減らします。

　（エ）書記は、会議や幹事会の運営を担当します。

　（オ）専門部は、（広報部）（企画部）（防災部）に集約します。

　（カ）代表幹事は、自治会防犯灯の管理を担当します。

　（キ）役員候補者の選出は、（立候補）（推薦活動）（幹事から）の順です。

　（ク）『ホームページ運用規則』を定めます

　（ケ）老人クラブ、同好会の使用で、光風台居住の非会員が含まれている場合

　（コ）弔慰金の条項を削除します。

＜議題３＞10月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　・モニター２台の案で検討を依頼する

以上

第12回　自治会活性化委員会　2024/9/17

＜議題１＞８月度の幹事会へ提案をした結果について情報共有

　報告: ９月号「広報誌とよの」へ、ホームページ紹介記事を掲載しました。⇒報告済みです。

　提案:「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」のお手紙と回覧　⇒口頭で説明済みです。

　提案:「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」のお手紙と回覧　⇒今後実施されます。

　　　投函後の速やかなフォローが大事です。ブロック幹事で回答を統一してください。

　　　そのためには、ブロック幹事全員へ実紙を配布して熟読する期間が必要でしょう。

提案: 中央グラウンドへの常設ステージの設置要望書を町長へ提出　⇒未確認

提案: 幹事の負担を軽減するために配布物の委託化を提案　⇒未確認

　　　新光風台自治会は実施済みです。

提案: プロジェクターに代わり大型TVモニター＆テレビ台の設置を推奨します。

　　　予算が付けばモニターのワンサイズアップをお勧めすします。

　　　⇒プロジェクターは５年度幹事会で承認され、総会で予算が確保されたが未だ購入していない。

　　　　決まったことでも実行されていません。

（ほかには、自治会館のファックスが故障しており、和室のエアコンも冷房が効かない状態です。どちらも買い替えが必要だと思われますが、まだ実行されていません。 ）

　提案: 緊急提案＜組織・活動のスリム化＞　⇒未確認

　依頼:「総会、幹事会議事録」は、過去分も含めて自治会PCにデータを保管してください。

　　　⇒一部はデータで保管されていましたが、過去分はありませんでした。

　依頼: ホームページ画面の説明と活用を依頼　⇒未確認

　　　・専門部からの「お知らせ」、「カレンダー」「みんなの投稿」への投稿を依頼。

　　　・自治会ニュースや回覧物など、配布日を待たずに先に掲載すれば効果が増します。

　　　・フォームを使えは簡単に「出欠確認」や「アンケート結果」が収集できます。

　依頼: ホームページ運用委員会の設置依頼（投稿は活性化委員会がサポートします）

　　　⇒設置しますと自治会ニュース５月幹事会報告に掲載していますが守れていません。

　依頼: 五役から１名、活性化委員会に加わってもらいたい。⇒五役からは無理です。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

◆五役の中から１名、活性化委員会に加わってもらいたい。

　⇒五役の中からは無理そうなので、役員の中から参加を呼び掛けてもらう。

◆自治会ニュース２７０号を読んで

赤十字の募金活動の簡素化を検討する。の記事について

　⇒自治会からの寄付は憲法違反で無理。大阪高裁で無効と判断されました。

　検討するなら、やるかやめるかの二者択一です。新光風台はやっていなのでは？

　募金は個人の意思をもって行うものであり、簡素化を提案することに異議を唱える人もおられます。

ホームページは、当面の組織体制と運用ルールを明確にした上で期間を限定して施行する。の記事について

　⇒運用委員会が未だに設置されていません。決めたからには実行してください。

　また、期間を限定されたことはありません。

消防訓練に一般会員のかたも奮ってご参加ください。の表現に違和感があります。

　消防訓練は幹事のイベントでしょうか？

　⇒会則に「一般会員」の定義はありません。幹事が特別ではなく会員はみんな平等です。

自治会へのご意見・ご要望・お問い合わせは、自治会館玄関前の箱に？

⇒自治会ホームページの「ご意見・ご要望」フォームの活用も推奨していただきたい。

総括：自治会ニュースは多くの人が読まれるので受け取り方はさまざまです。細心の注意を払って編集をしてください。発信しっぱなしではなく、結果報告もお願いします。

◆ホームページ活用について

活性化委員会の活動記録をホームページに掲載する案について

　⇒活動状況を知ってもらうことは有効であり、試しに活動記録を掲載することになりました。

◆幹事会とのかかわり方について

活性化委員会からの提案が幹事会へタイムリーに伝わっていない。

　⇒提案が処理されずに積もり積もった状況になって、どの案件も決議に至っていない。

他人事のようで行動に移す様が伝わってこない。

　「どの案件を」「誰が」「いつまでに」「どう進める」のか、誰も把握されているように思えません。

 ⇒やらされ感があるのではないでしょうか？互選会の進め方に問題があって、それが今も影響しいるのではないでしょうか。

幹事会の立て直しが必要ではないでしょうか。

⇒幹事会でアジェンダは配布されていますが、口頭説明だけでは理解を得られません。説明資料の配布は必要でしょう。（当会は、大型モニターの導入、ホームページへ幹事会資料の事前掲載を提案しています）

　先月の臨時五役会では、活性化委員会の議題に時間を割かれ、主要な議論に十分な時間を取れなかったと伺っています。また、五役会の直後に幹事会が開かれたため、当会の提案内容を準備する時間がなかったとも聞いています。どちらの会議でも、時間が不足している状況が見受けられます。

◆新幹事の選出と互選会について

新幹事選出に関する課題

　輪番制では、役員の仕事を難しく感じる方でも、幹事を引き受けざるを得ない場合があります。特に、ブロック幹事は引き受けるものの、個々の事情で五役や役員はできない方もいらっしゃいます。それにも関わらず、互選会で無理に押し付けられてしまい、仕方なく決まってしまうという問題が発生しています。

　10月の幹事会で新幹事選出の依頼文書を発信する際には、こうした問題を解決する策を講じないと、退会者が増える恐れがあります。

互選会の課題

　役員を引き受けられない方に、無理に役を押し付けてしまうことがあります。そこで、ブロック幹事選出の際に、役員ができない方を事前に把握し、可能な方にあらかじめ役員をお願いすることができないでしょうか。 

サポートの必要性

　互選会を経験した現役の幹事は、次に選ばれる幹事をどのようにサポートできるか、事前に考えておくことが重要です。 

総括：会則では「互選による」と規定されていますが、現状では無理が生じていることが明らかです。

（幹事の選出）第15条 新年度幹事は、各ブロック会員の互選により11月未までに選出する。

（役員候補者の選出）第19条 役員会は1月末までに、第15条により選出された新年度幹事のなかより新年度役員候補者の選出にあたらなければならない。

◆定期総会の議事録から

　事前質問制について、今回の取り組みが終わった後、皆さんからのご意見をいただきます。幹事会で話し合って自治会ニュースで報告したいと思います。

　⇒幹事会で話し合った結果は？事前質問制は、次の定期総会でも継続するのでしょうか？（未確認）

　２ヶ月に１回、各自治会の会長が参加する町政委員会もあります。これからは自治会ニュースやホームページで詳しい報告をしていきたい。

　⇒どのタイミングで報告をされるのでしょうか？（未確認）

【長期】

◆会則・規則の改定案について（未実施）

　　　・ブロック幹事の選出方法、輪番制の可否

　　　・組織のスリム化、活動の見直し

　　　・会則の抜本的な見直しが求められる

＜議題３＞９月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

・10月の幹事会で、新年度幹事の選出依頼文書を配布するにあたり、事前に改善策を検討してください。

　参考「五役会への期待と当面の打開策の提案」

・当会から幹事会へ提案・依頼をしている案件は、できるものから検討をお願いします。

以上 

第１回　臨時五役会へ参加　2024/8/25

＜活性化委員会からの報告＞

　９月号「広報誌とよの」に掲載の「光風台自治会のホームページが開設されました」記事を説明。

＜活性化委員会からの提案＞

　「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」のお手紙の配布と回覧を提案。

質問: 夏祭りの費用に使うことを決めつけるのは良くないのでは？他の使い道についてもみんなの意見を聞くべきではありませんか？

回答: 会員数の減少や物価の上昇により、夏祭りの開催が難しくなっているため、協力をお願いしています。また、防犯灯などの費用には非会員の方々も出資しているので、みんなに共通する使い道を考えることが大切です。夏祭り以外の案として、防災訓練なども考えましたが、使い道が限られているのが現状です。

質問: 使い道に賛成か反対か、全員の意見を聞く必要があるのではないでしょうか？

回答: 非会員の方も含まれているため、全員の意見を集めるのは避けたいと考えています。説明はすでに提示しているので、反対の意見がある方に対応する形を取ります。

質問: 建替え委員会も防犯灯等負担金を使いたいと考えているようです。

回答: 建替えに使う場合、非会員の同意を得るのは難しく、過去にもその結論が出ています。また、会員数が減少している現状で、建替えに坪単価100万円もかけるのは現実的ではないという、大学教授のアドバイスも受けています。

総括: 活性化委員会の役割は提案をすることであり、それを採用するかどうかや、改善するかは幹事会で話し合っていただきたいと考えています。

「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」のお手紙の配布と回覧を提案。

　投函後の速やかなフォローが大事です。ブロック幹事間で回答例を統一されたい。

南会長からの説明: 「災害時には、自治会の委員は非会員だからといって援助をしないわけにはいきません。全員に配布してみてはどうでしょうか」と提案がありましたが、特に反対意見はありませんでした。

総括: 年間で40人も退会していることに対して、強い危機感を抱いています。かつて会員だった方や新しく転入された方に、自治会の重要性を改めて理解してもらうため、定期的に情報を発信することをお願いしたいと思います。

　中央グラウンドに常設ステージを設置する要望書を町長へ提出することを提案。

　結果: 幹事会で承認を得た後に、南会長が提出します。

　幹事の負担を軽減させるために、会員への配布物の委託化を提案。

　すでに実施されている新光風台自治会に出向いて状況聴取することは可能です。

　プロジェクターの代わりに、大型TVモニターとテレビ台の設置を推奨します。

　もし予算に余裕がある場合は、より大きなサイズのモニターをおすすめします。

　質問: 大型TVモニターの大きさはどのくらいですか？また、費用はどれくらいかかりますか？

回答: 配布した資料に基づいて説明します。また、南会長が五役会のLINEを使って、新光風台自治会に設置されたモニターの写真を配信しています。

　質問: 幹事会は参加人数が多いですが、全員がモニターの映像を見られるのでしょうか？

　回答: 予算が確保できれば、モニターの台数を増やして対応することも可能です。

　緊急提案 ＜組織と活動のスリム化＞

　時間がなく、詳しい説明はできませんでしたが、提案資料だけ配布しました。

＜活性化委員会からの依頼＞

　総会や幹事会の議事録は、過去の分も含めて自治会のPCにデータとして保管しておいてください。

　質問: パソコンが使えない人もいるのでは？

回答: 各自がデスクトップにデータを保管していますが、Dドライブには各専門部のフォルダを用意しています。データの保存は、決められたルールに従って行ってください。

　ホームページ画面の説明と積極的に活用を依頼 

　○ 各専門部から「お知らせ」や「カレンダー」、そして「みんなの投稿」への情報提供をお願いします。

○ 自治会ニュースや通知文書などは、紙で配布を待たずに、すぐにホームページに掲載することでより効果的です。

　○ フォームを使えば、簡単に「出欠確認」や「アンケート結果」を集めることができます。

総括: ホームページの運用がスタートしました。皆さんのご協力をお願いします。コストを気にされる方もいらっしゃいますが、制作費用も運営費用も一切かかりません、つまり「0円」です。このホームページは、住民全員に情報を届けられる便利なツールですので、ぜひ積極的に活用してください。

　ホームページ運用委員会の設置依頼

○ ホームページの投稿は活性化委員会がサポートしますので、運用委員会の設置をお願いします。すでにホームページの運用は始まっています。

　五役からの参加依頼

　○ 五役の中から1名、活性化委員会に参加していただきたいと考えていますが、現時点では候補者がいません。

　続けて開催される幹事会の場での説明をお願いして、会議は閉会しました。

以上

第11回　自治会活性化委員会　2024/8/13

＜議題１＞７月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

　提案： 「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」文書の配布

　　　　詳細は臨時五役会で説明します。

　提案：未加入の方々に「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」文書の配布

　　　　自治会は災害時に重要であること、町への発言力などのメリットも追記します。

　提案：中央グラウンドに常設ステージを設置する要望書の提出

　　　　設置場所は野球やソフトボールで使用していますが、公園側で解決できます。

　依頼：総会や幹事会の議事録を過去分も含めて自治会のパソコンに保管してください。

　　　未解決ですので、引き続きお願いします。

　報告：９月号の広報誌「よとの」にホームページ紹介記事を掲載します。

　　　町へは投稿済みです。

　報告：BLOGGERで作成したホームページは更新していません。

　　　削除しても問題ありません。

依頼：ホームページの活用をお願いします。「専門部からのお知らせ」や「みんなの投稿」などを積極的に掲載してください。　詳細は臨時五役会で説明します。

依頼：ホームページ運用委員会を新設。ホームページの操作は活性化委員会がサポートします。まだ設置されていません。　引き続きお願いします。

　提案：プロジェクターの代わりに、大型TVモニターとテレビ台の設置を推奨します。

　　　詳細は８月２５日の臨時五役会で説明します。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

五役の中から１名、活性化委員会に加わってもらいたい。⇒臨時五役会で依頼を

ホームページの活用について

　○ 事前に掲載できる内容

　　自治会ニュースや回覧物などを配布前に掲載することは可能です。

　○ 総会議案書の掲載

通年で利用される総会議案書をホームページに掲載すれば、便利になる可能性がありますが、現在は検討中です。

　○ フォーム活用の提案

　　ホームページのフォーム機能を使えば、出欠確認やアンケートの回収が容易に行えます。

夏祭りの振り返り

○ 夏祭りは盛況でしたが、酷暑の中、ご高齢の会員の参加状況について考慮が必要です。遠方からも参加されたのでしょうか？

○ 抽選券の控えから、参加者の統計を取ることができます。特に、酷暑を考慮して、開催時期の見直しも検討するべきです。

現在の幹事会との関わり方

○ 活性化委員会の提案を受け入れてもらえる体制づくりが喫緊の課題です。通常、幹事会への提案は会長を通して行いますが、会長が多忙で機会を逃すことがあります。できれば、窓口を設置していただくか、五役の中から1名を当委員会のメンバーとして加わり、提案の進行をサポートいただければと思います。

幹事の負担軽減策

　○ 幹事の選び方の見直し

現状、互選会の進め方や役職の決め方に不具合があります。活動のスリム化に向けて、幹事の人数（57名）は多すぎるため、代議員制の導入も検討するべきです。

　○ 任期のオーバーラップ

　　数か月任期を重ねることで、次期幹事への引き継ぎがスムーズになり、不安解消に繋がります。

　○ 配布物の委託化

　　新光風台自治会での事例を参考に、配布物の委託化を検討します。

　○ 事務局業務の委託

　　事務局の業務を委託することで、幹事の負担を軽減できますが、費用や条件の検討が引き続き必要です。

【長期】

会則・規則の改定案について

　「実行部会」の新設を取りやめ、その役割を五役会に任せるように修正しました。

＜議題３＞８月２５日開催予定の臨時五役会（役員会）・幹事会へ提案・報告について

　提案:「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」文書
　　　お手紙と回覧で配布されたい。

　提案: 未加入者への「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」文書

お手紙と回覧で配布されたい。なお、投函だけでは効果が期待できないので、ブロック幹事によるフォロ　　ーが重要です。また、質問に対する統一された　回答例を用意しましょう。

　提案: 中央グラウンドに常設ステージを設置する要望書

　　　町長に提出する行動を起こすことが重要です。

　依頼: 総会および幹事会の議事録

　　　過去のものも含めて、自治会パソコンに保管をお願いします。

　報告: 「とよの9月号広報誌」にホームページ紹介記事を掲載
　　　既に町に投稿済みです。

　依頼: ホームページの説明と活用促進

「専門部からのお知らせ」や「みんなの投稿」を、自治会ニュースや回覧物の配布前に掲載すれば、より効 果的です。また、ホームページのフォーム機能を使えば、出欠確認やアンケート結果を簡単に集められます。

　依頼: ホームページ運用委員会の設置依頼
　　運用面のサポートは、活性化委員会が担当します。

　提案: 大型TVモニター＆テレビ台の設置
　　プロジェクターの代わりに、予算に応じて大きめのモニターの導入を推奨します。

　提案: 幹事の負担軽減策
　　配布物の委託化を提案します。

　依頼: 活性化委員会への五役からの参加
　　五役の中から1名、活性化委員会に加わることをお願いします。

以上

第10回　自治会活性化委員会　2024/7/16

＜議題１＞６月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

提案: 未加入者への「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」
  ８月に配布予定。

提案: 中央グラウンドへの常設ステージ設置の要望書
  夏祭りの際に町長へ話をします。

依頼: 総会および幹事会議の議事録保管
  議事録は自治会パソコンのDドライブにある各部のフォルダーに保存するようにしてください。デスクトッ プではなく、指定の場所を利用します。　　未解決ですので、引き続きお願いします。

報告: ホームページの運用方法の変更
  BLOGGERで作成したホームページの運用は中止し、今後はより優れた「サイト」を使用します。現在、 BLOGGERは更新していません。

依頼: ホームページ運用委員会の新
  パソコン操作のサポートは活性化委員会が担当します。8月に開催される臨時五役会または役員会に参加し、直接説明に伺います。

報告: 大型TVモニターとテレビ台の設置推奨
  ８月に開催される臨時五役会または役員会に参加し、直接説明に伺います。

提案: 豊能町自主防災助成金の活用
  防災訓練用のタオル掛けや旗などの機材購入を、助成金を活用して進める方向で、夏祭り後に検討します。限度額に達するまで数年度に分割しての助成も可能です。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

五役から1名、活性化委員会に参加してもらいたい

　　８月に開催される臨時五役会または役員会に参加し、説明に伺います。

「防犯灯等負担金の使途についてのお願い」試作文書の検討

　幹事会で検討をお願いします。現在、防犯灯の建て替え資金に使いたいという意見はあるものの、自治会に対して具体的な提案はまだありません。

ホームページへの「学校だより」リンクの試行
　　試験的にリンクを設置します。

ホームページ活用の依頼
　　各部からのお知らせや投稿記事を掲載して、ホームページの内容を充実させていきたい。

【長期】

会則・規則改定案のダイジェスト版の配布

　「実行部会」の設置案は却下し、その権限を五役会に付与することで解決を図ります。部会の増加は避け、組　織のスリム化を進める方針です。

＜議題３＞７月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

提案: 「防犯灯等負担金の使い道に関するお願い」の配布
提案: 未加入者への「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」配布
提案: 中央グラウンドに常設ステージ設置の要望書
依頼: 総会および幹事会の議事録保管

過去分も含めて、議事録は自治会パソコンのDドライブにある各部のフォルダーに保管してください。
デスクトップには保存しないようにお願いします。

報告: 9月の広報誌「とよの」にホームページ紹介記事を掲載
報告: BLOGGERで作成したホームページの更新停止
　      今後は新しい「googleサイト」で作成したホームページを運用します。

依頼: ホームページの活用促進
「専門部からのお知らせ」や「みんなの投稿」などを積極的に掲載し、ホームページを活用してください。

依頼: ホームページ運用委員会の新設
  ホームページの操作は活性化委員会がサポートします。

提案: 大型TVモニターとテレビ台の設置を推奨
  ８月に開催される臨時五役会または役員会に参加し、説明に伺います。

以上

第９回　自治会活性化委員会　2024/6/13

＜議題１＞５月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

提案: 未加入の皆さまへ「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」を配布（未提案）

定期的に毎年１回はお誘いのお手紙を配布されたい。印刷や封入作業のお手伝いは可能です。

提案: 町長へ「中央グラウンドに常設ステージを設置する要望書」の提出（未提案）

総括: 通常、幹事会への提案は会長を通して行いますが、会長が多忙で機会を逃すことがあります。そのため、五役の中から1名を当委員会のメンバーとして加わり、提案の進行をサポートいただければと思います。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

議事録のホームページ掲載について

「総会議事録」と「幹事会議事録」を、過去分も含めて自治会パソコンにデータ保管することを提案します。紙での保管は活用が制限されるため、PDF形式で閲覧できるように改善したいと考えています。

ホームページ試作品の紹介

　BLOGGERと「サイト」の2つのホームページ試作品を比較しましたが、サイトの方が優れているため、幹事会にはサイトをお勧めします。また、広報誌「とよの」や「自治会ニュース」への投稿は、BLOGGERからサイトに修正します。

ホームページ運用委員会の新設

　　ホームページ運用委員会を新設し、その承認を得た後、まずは記事を掲載するまでの流れを確立します。

プロジェクターとTVモニターの比較

　　アナログからデジタルへ移行する時代背景を踏まえ、幹事会にはTVモニターの採用を推奨します。

豊能町自主防災避難活動環境整備助成金について

　助成率は対象経費の3/4以内で、上限は300,000円+世帯数×100円です。非会員の世帯も含めて、光風台地区の全世帯が対象になる可能性がありますが、詳細は町に確認が必要です。

【長期】

会則・規則の改定案（進捗状況）

　自治会の運営に関する重要事項は幹事会で決定しますが、幹事会の招集が難しい場合があるため、一部の権限を特定のメンバーに委任することも検討しています。

＜議題３＞６月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

提案: 未加入の皆さまへ「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」を配布。

提案: 町長へ、中央グラウンドに常設ステージの設置の要望書を提出。

依頼: 総会と幹事会の議事録は、過去分も含めて自治会パソコンに保管をお願いします。

報告: ホームページはBLOGGERではなく、利便性の高い「サイト」に移行して運用します。

依頼: ホームページ運用委員会を新設。ホームページの操作は活性化委員会がサポートします。

提案: プロジェクターの代わりに、大型TVモニターとテレビ台の設置を推奨します。

提案: 豊能町自主防災助成金を活用。限度額に達するまで数年度にわたって分割申請が可能です。

以上

幹事会でホームページの開設について説明

令和６年５月２６日（日）１８：３０～

ホームページについてのご説明

（活性化委員会）自治会のホームページ開設は、令和5年度の幹事会で承認され、4月の定期総会でも報告しました。総会では、運用方法や個人情報の取り扱いについてご質問をいただきましたが、それに対して委員会では、運用規則の雛形を準備していることを説明しました。ご質問された方や総会に出席された皆様から特に異議はなく、承認されたものと理解しています。

　新しく幹事になられた方々には、ホームページの運用や規則について不安や疑問があるかもしれません。そのため、運用規則案などについて、皆様のご意見をお伺いしたいと考えています。

（会長）先ほど、委員会から簡単に説明がありましたが、総会でもお話ししたように、ホームページの内容については確認することができます。すでにホームページを見ていただいた方もいらっしゃるかと思いますが、今回は幹事会で正式に運用をスタートすることの承認をとりたいと考えています。賛成の方は挙手をお願いします。

ホームページに関する意見

（意見）急に判断するのは難しいかと思います。本来であれば、委員会や役員会で話し合った上で、幹事会で検討するのが理想です。そのプロセスを経ていれば、この場で賛成や反対の意見も出しやすいでしょう。

　私は個人的には賛成ですが、実際にどれだけの人がホームページを利用するのかを調べることも大切だと考えています。例えば、半分以上の人が見ているのであれば良いのですが、もし30％くらいしか見ていない場合、その点をどう考えるか。閲覧者が少なくても運用を始めるのかなどを十分に話し合ってから、結論を出すべきではないでしょうか。

ホームページ運用についての提案

（活性化委員会）総会でホームページの運用を進めることはすでに決まっているので、今はその是非を考える段階ではありません。今年度の幹事として、どうやって具体的に運用していくか、一歩踏み出すことを考えませんか？

　まずは試行的に半年間運用してみて、その結果を見て、メリットがなければ改めて検討すれば良いと思いますが、いかがでしょうか？

ホームページについての確認と提案

（会長）皆さん、ホームページをご覧になった方はいらっしゃいますか？総会でホームページのアドレスをお配りしましたが、実際に見ていただかないと内容がわからないかと思います。

　現在、費用はかからず、管理は活性化委員会が担当してくれています。ですので、一度ホームページをスタートさせて、その後に決議を取るのが最も良いのではないでしょうか。

ホームページの予定表についての意見

（意見）ホームページの自治会予定表を見て、とても良いと思いました。ただ、例えば6月の幹事会の日程が変更されていないなど、更新がされていない部分もあります。こういった点で、メンテナンスが非常に重要だと感じます。

　予定表をはじめ、他のコンテンツも常に正確に更新されていくのかが心配です。しっかりと運用されれば、本当に便利になると思います。

予定表の更新についての説明

（活性化委員会）予定表は、スマホからでもすぐにアクセスでき、情報をもらった時にその場で書き込むことが可能です。現在はまだ試作段階なので頻繁に修正はしていませんが、修正に関わる人が3〜4名いて、IDとパスワードがあればすぐにアクセスして更新できます。

予定表運用についての懸念

（意見）ですから、誰がどんな連絡をして、誰が作業を担当するのかという仕組みがしっかりしていないと、せっかく予定表があっても本当に使えるのか心配です。

運用委員会の立ち上げについての提案

（活性化委員会）まず、運用委員会を立ち上げていただきたいと思います。ただし、運用委員会にすべてを任せるわけではなく、私たち活性化委員会がしっかりとバックアップします。意見はどんどんお聞きしますので、順調に進めばそのまま進めて、もし問題があれば立ち止まって見直すという方法で進めるのはいかがでしょうか。

ホームページについての意見

（意見）私のブロックはほとんどが80代の方々です。ホームページの話ですが、正直に言うと、作るのが遅すぎたと思います。もっと早くから情報を発信しておくべきだったのではないでしょうか。しかし、今ここで手をこまねいているわけにはいきません。ホームページを作ることが大切です。

　若い人たちが引っ越してきても自治会に参加しない現状がありますので、情報をしっかり発信していく必要があります。去年の盆踊りに久しぶりに参加して、盛況ぶりに驚きました。こんなに若い人たちがいるのだなと感じました。50年経って、この町が故郷になっている人もいます。

　このまま衰退するわけにはいきません。町外に出た人にもわかるようなホームページを作ってもらえるといいなと思います。

運用委員会についての疑問

（意見）運用委員会をこれから立ち上げるとのことですが、ここから誰かが指名されるのでしょうか？毎年幹事やそのメンバーは変わりますので、具体的にどう進めるかをある程度決めておかないといけません。

　ホームページを立てること自体は問題ないと思いますが、メンテナンスを担当するメンバーをしっかり考えておかないと、うまく運用できないのではないかと心配しています。

運用に関する説明

（活性化委員会）当面の運用については、雛形の運用規則を用意しています。それをもとに皆さんと話し合い、修正や追加、削除を行って、みなさんの規則を作り上げていきたいと思います。

　補足として、いきなり運用委員会が活動するのは難しいと思いますので、当面は自治会ニュースのデータを活性化委員会にいただき、それを掲載します。回覧で載せたいものがあればデータをいただければ、活性化委員会が掲載します。この方法で進めていければと思います。その後、徐々に運用に関わっていただければ問題ありませんので、特に心配は要りません。

ホームページの必要性についての意見

（会長）先ほどの意見はとても良かったと思います。現在、自治会で一番の問題は高齢化です。若い方々は少しずつ引っ越してきていますが、自治会にはなかなか入っていないのが現状です。若い人たちは携帯やネットを使いこなしているので、ホームページがあれば、「今こんな状態です。見てください」と説明できると思います。

　いきなり「自治会に入りませんか？」と声をかけるよりも、まずは「ホームページを見てもらえませんか？」と言って興味を持ってもらい、その結果として入会してもらう方が良いと思います。

　現時点では費用もかからないので、まずは一度始めてみるのはいかがでしょうか。そうしないと何も進まないと思います。その後、皆さんで「ここが駄目だ」とか「これはどうするか」と話し合えばいいと思います。

賛成の挙手を求めます

（会長）それでは、とりあえずやってみようという方は、挙手をお願いします。

（挙手）大勢の方が挙手をされました。

（会長）とりあえず始めるということで。よろしくお願いします。

ホームページの説明会について

（活性化委員会）日時をご提示いただければ、プロジェクターをお借りして、現在のホームページの状況をお見せする場を用意します。少し見にくいかもしれませんが、壁に映してご覧いただけるようにします。

以上

第８回　自治会活性化委員会　2024/5/16

＜議題１＞４月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

ホームページ立上げについて幹事会の反応

　少数の否定的な意見を持っておられる方には、次回の幹事会へ出向いて対応します。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

定期総会の反省、総会議事録のホームページへの掲載について

　活性化委員会の発表に意見要望が特にはなかったが、新幹事の中に理解されていない方がおられるのが残念。総会、幹事会の議事録を掲載することでホームページを有効活用したい。

プロジェクター＆スクリーンの仕様について

　プロジェクター＆スクリーンの仕様に関して、活性化委員会は提案を行います。ただし、決定権は幹事会にあるため、私たちはあくまでサポート役として進めていきます。

「広報とよの」へ、ホームページ紹介記事の掲載について

　ホームページの立ち上げが正式に承認されましたら、できるだけ早く紹介記事の掲載をお願いします。これにより、多くの住民の目に留まり、自治会活動への理解と関心が高まることを期待しています。

未加入の皆さまへ「自治会活動へのお誘いとご協力のお願い」を配布

　幹事ができないために退会された方にも、ぜひ再度ご参加いただきたく、年度初めに定期的に封書でお届けすることを提案します。

町長へ【要望書】の提出について

　自治会だからできる行動として、中央グラウンドへ常設ステージの設置を要望して、イベントの費用負担の軽減を図りたい。要望書は町の9月予算要求に間に合わせたい。

【長期】

会則・規則の改定案について（進捗状況の共有）

　会則・規則の改定案は、命令口調を避け、やさしい表現に統一しています。次回の会合までに、ダイジェスト版をぜひご一読ください。今後、ホームページへの掲載も検討したい。

幹事当番周期の考察

　幹事当番の周期は、9年ごとのブロックもあれば、30年ごとのところもあり、その不公平さに驚かされます。幹事の役割を明確にし、この問題に真剣に取り組む必要があります。

＜議題３＞５月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　幹事会に出席し、ホームページ立ち上げに反対している方々の懸念を解消し、立ち上げ開始の承認を得るように努めます。プロジェクターについては承認済みのスタンスで対応します。

以上

第７回　自治会活性化委員会　2024/4/18

＜議題１＞３月度、役員会・幹事会へ提案結果についてほか（情報共有）

ホームページの立上げと、プロジェクター提案の採決について

　令和５年度の幹事会には承認され、そのスタンスで言動が可能になりました。

　新年度の幹事の中にはコスト増に反対する方がおられ、説明が足りていません。

新年度の備品予算に15万円が計上されています。それがプロジェクター購入のものであるかは確認が必要です。

東ときわ台自治会へ進捗状況報告について

コストのかかるホームページは断念し、ブログ（Blogger）で試作しました。と報告済みです。公開時にはアドレスの連絡を約束して関係は維持しています。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

ホームページ運用規則について

（委員会の理念）（個人情報のチェックポイント）の原案どおりで運用をしてみる。担当部署が決まるまでは活性化委員会がサポートします。

自治会ニュース５月号への執筆依頼について

　継続委員会の紹介でホームページを広く知ってもらうには良い機会になります。作成された原案に「コストは完全無料です」と、アクセス用のQRコードを明記したい。広報部への提出は総会の後になります。

定期総会について

　○活性委員会の活動報告内容

　　尾鷲委員長の原案どおりに決定。質疑応答は全体の最後にまとめて行われる。

　○自主防災活動は、自主的に活発な取り組みを要望したい。

　○防犯灯等負担金の使途について、住民参加の夏祭りなら非会員からも理解を得やすい。

【長期】

丁目会を機能させる新組織案について

　代表幹事を丁目会会長に呼び名を変えたものですが、負担が増えることも想定できるので軽減できる方向で引き続き検討が必要。

＜議題３＞４月度、役員会・幹事会へ提案・報告について

　Bloggerで試作したホームページは、制作も運用費用もゼロ円であることを説明し、運用規則を紹介してスタートさせます。

以上

第６回　自治会活性化委員会　2024/3/14

＜議題１＞２月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

プロジェクター導入の方向性

　新年度に予算取りをしてくれていますが、使途、使いこなせるかが疑問です。

ホームページ導入の方向性

　反対される方はなく、提案を受け入れてくれています。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

Bloggerで作成したホームページの提案を決定

　東ときわ台自治会のホームページに関する聞き取り調査を踏まえ、完全無料で広告が入らない「Blogger」の試作を提案することに決定。先に提案していた有料ソフト「ホームページビルダー」では、理解を得られない可能性がある。Bloggerは、スマホやパソコンでも反応が良く、試作も成功している。

試作ホームページの配信

　役員連絡メールを通じて、試作ホームページのURLを配信してもらいたい。

セキュリティ対策

　自治会のパソコンは複数の人が利用するため、セキュリティーソフトの導入を提案します。

「ゆうあい」との協賛

　自治会と同じ目的を持つ相互支援団体「ゆうあい」と協力するためには、今後、活動内容を把握することが課題となります。

ホームページで登録団体を紹介

　登録団体の紹介ページを作成し、各団体の自治会員数と非会員数を明記することで、自治会への入会を促す効果が期待されます。

会館予約の問題

　登録団体が1年間の会館予約を先に行ってしまうため、他の会員が予約できないという問題が発生しています。自治会員のメリットを優先し、団体との関係についても再検討が必要です。

定期総会について

○ 今年度は予算をオーバーしている項目がいくつかありますが、監査役もそれを把握しています。新年度の予算も増加しており、たとえば文化・体育活動費は昨年の150万円から170万円に増えました。これは、人件費の増加が理由の一つです。

○ 過去10年で会員数が約400人減少し、現在は1,051名になっています。毎年約30人が退会しており、高齢化の進行に伴い、現状の規模でイベントを維持することが難しくなってきています。イベントの縮小や、他団体との合同開催についても検討が必要です。

○ 防犯灯等維持管理費を、夏祭りのような非会員も参加できるイベントに使うことについては、一定の理解が得られるかもしれません。

○ 総会案内状に「事前質問欄」を設けて、事前に質問を受け付け、その回答を準備する予定です。これにより、総会での質疑応答がスムーズになることを期待しています。

【長期】

会則・規則の改定案について

　　今回は時間の都合で検討を見送りました。

＜議題３＞３月度、役員会・幹事会への報告するもの

　○ ホームページ立上げの可否を幹事会で採決してもらう。

　　今年度の幹事会にホームページの立上げを宣言してもらいたい思いがある。

　○ 掲載する記事は、個人情報の取り扱い方法を決めてから、追って掲載する。

以上 

東ときわ台自治会へヒアリングを実施　2024/3/7

１．ホームページ制作の委託先について

質問．運営会社の選定

質問．イニシャルコスト、ランニングコスト

質問．スマホやタブレット画面への対応

質問．データのアップ方法

２．ホームページの運営について

質問．編集者と権限

質問．運営に携わる専門チーム

３．ホームページの日常作業内容について

質問．画面レイアウトの変更

質問．記事のアップ作業

質問．お問い合わせフォームの対応

以上

新幹事会へ プロジェクター＆ホームページ説明会　2024/2/25

スクリーンの利用について

　前回の反省点として、スクリーンではなく壁に映写しました。壁への映写は色が薄くなる傾向がありますが、画像を拡大して文字ははっきりと見えましたとのこと。

プロジェクターとホームページの導入効果

　プロジェクターを使用すれば、紙の使用を減らす取り組みができます。また、会議資料をホームページに事前に掲載し、参加者に目を通してもらうことで、会議の内容理解が深まります。

紙の使用削減について

　紙の使用を完全にやめるわけではなく、回覧板もすぐに廃止するわけではありません。できるところから徐々に移行していきたい。

新広報部員からの質問

① ホームページはよくできていますが、管理はだれが行うのですか？

　　回答: 担当が決まるまでの間は、活性化委員会がサポートします。

② ホームページの導入費用はどれくらいかかるのですか？

　　　回答: ソフト購入費用は２万～３万円で、レンタルサーバー代は月に約３千円かかります。

③ 東ときわ台ホームページのように、広告を載せれば収益を充てることができるのでは？

回答: 東ときわ台のことは確認が必要です。⇒後ほど調べたところ、東ときわ台では収益を得ておらず、会員に役立つリンクを掲載しているだけでした。

新広報部長からの提言

提言: ホームページの導入は、現段階ではすぐに賛成できないため、幹事会での検討が必要です。

回答: これ以上「検討します」を理由に先送りにしないでほしい。このホームページの作成からすでに1年以上が経過しており、まだ具体的な進展が見られていません。他の自治会と比較しても、光風台は対応が遅れている状況です。

以上

第５回　自治会活性化委員会　2024/2/15

＜議題１＞１月度、役員会・幹事会へ提案結果について情報共有

「未加入の皆さまへお手紙」の配布は見送りたい。

　　文面を読むと、新年度早々に配布する方が、効果が期待できる。

現幹事会、新年度幹事会へホームページ説明会実施

　　2月24日現幹事会、25日新年度幹事会にて、各３０分程度の説明時間を確保。

　　24日10:00東ときわ台自治会からプロジェクターを借用して操作をする。

＜議題２＞今回の検討事項

【短期】

プロジェクター導入を提案 ➫ 資料を映写してメリットを提案する。

ホームページ導入を提案 ➫ ホームページを映写して提案する。

【長期】

「会則・規則の改定案」見直し②の配布と確認

1. 改定案の配布と確認

　「会則・規則の改定案」見直し②を配布しましたので、次回の会合までに一読されたい。重点箇所については、「現状 ⇔ 改定案比較表」を用いて説明・確認を行います。

2. 具体的な改定案の変更箇所を説明

　○ 広報部会のホームページ担当案を除外した
　　　広報部会に決めつけるのは良くない。ホームページ専門の部署を設ける案もある。

○ 情報処理部の設置

　意見・要望などの申し出対応や、地域の情報の入手・発信を担当する。また、ホームページとパソコンの管理　も情報処理部が行う案。

　○ 立候補者募集のスケジュール前倒し
　　　立候補者の募集は9月から開始し、推薦活動は11月末までに完了するのが望ましい。

　○ 「ゆうあい」との関わり方の検討
　　「ゆうあい」との関係についても、今後検討を進めていきたい。

＜議題３＞２月度、役員会・幹事会への報告するもの

現幹事会と、新年度幹事会において、プロジェクターとホームページの実演を行う。

以上

第４回　自治会活性化委員会　2024/1/15

＜議題１＞１２月度、役員会・幹事会へ報告の反応について（情報共有）

「未加入の皆さまへお手紙」の配布を提案　⇒１月の幹事会で配布を依頼します。

ホームページの開設に向けて

　ホームページで利便性が向上するため、これまで特に反対意見はありませんでした。また、パソコンがなくてもスマホで閲覧できるので、事前にアンケート調査を行う必要はないとのことです。

＜議題２＞会則・規則の改定案ついて

　○会則改定案を委員へ配布（A3全20ページ）

　○時間切れにより改定案の詳細討議はできなかった。次回、意見を持ち寄ることに。

　○配布資料の用紙サイズは現行の回答．3でOK、次からはページ数を設けたい。

＜議題３＞１月度、役員会・幹事会への報告するもの

「未加入の皆さまへお手紙」の配布を依頼します。（自治会長名を変更するか削除を）

以上

第３回　自治会活性化委員会　2023/12/13

＜議題１＞次年度の幹事がまだ決まっていないブロックへの対応方法

　○状況確認

　　未定であった２ブロックの幹事が決まったとの報告を受ける。

　○解決策の案

　1. ブロック幹事に任せず、代表幹事や主要役員が同行して直接説得を行う。

　2. 役員経験者のリストを作成し、その中から適任と思われる方に幹事をお願いする。

　3. 役員や専門部の活動が負担になっている場合は、幹事の役割だけをお願いする。

　4. 幹事選出時には、翌年度の候補者にも「次はあなたです」と事前に伝えておく。

＜議題２＞活性化委員会の取り組み方について、次のように進めます。

会合の進め方

○２時間の会合を有効に活用するため、短期で取り組める改善案と、長期で取り組む会則改定案の両方を並行して進められるよう、時間配分を行います。

○会合前に資料を検討してもらうため、グループLINEに資料を共有する方法については、一部で異論があるため、その点に留意します。

＜議題３＞１２月度、役員会・幹事会への報告するもの

　「未加入の皆さまへお手紙」の配布を提案します。

　自治会のホームページ開設に向けて

　WEB環境でホームページを利用できるかどうかのアンケート調査を提案します。

以上