Variabel

Manajemen Pengadaan

Siapa yang harus menandatangani SOP?

Jawab:

SOP ditetapkan oleh minimal Pejabat JPT Pratama untuk K/L dan Sekretaris Daerah untuk Pemda.


SOP apa saja yang harus tersedia dalam variabel manajemen pengadaan?

Jawab:

SOP Proses Utama Pengadaan merupakan SOP Makro terhadap 6 SOP Mikro yang berkaitan. SOP Mikro terdiri dari:

1. SOP Perencanaan;

2. SOP Persiapan Pengadaan;

3. SOP Pelaksanaan Pemilihan, yang terdiri dari:

a. SOP Persiapan Pemilihan;

b. SOP Pemilihan Pra Kualifikasi;

c. SOP Pemilihan Pasca Kualifikasi

4. SOP Pelaksanaan Kontrak

Apa saja aspek kritis yang harus ada pada SOP di Manajemen Pengadaan?

Jawab:

Seluruh SOP pada Manajemen Pengadaan harus:

    • Ditetapkan oleh minimal pejabat JPT Pratama untuk K/L dan Sekda untuk Pemda

    • Terdapat tanggal pembuatan dan tanggal efektif

    • Mencantumkan standar mutu baku waktu

    • Simbol, arah panah, keterangan pilihan keputusan yang digunakan sudah sesuai

Bagaimana untuk pengisian mutu baku waktu pada kegiatan pelaksanaan kontrak yang waktunya belum bisa ditentukan?

Jawab:

Pada tahapan pelaksanaan kontrak, kolom mutu baku waktu diisi sesuai dengan masa kontrak sehingga SOP tersebut bisa berlaku untuk semua pekerjaan.

Output seperti apa yang harus ada pada SOP Perencanaan?

Jawab:

Pada SOP Perencanaan harus terdapat keterlibatan UKPBJ (Jabfung PBJ) untuk melaksanakan asistensi perencanaan pengadaan dan substansi SOP terkait penyusunan perencanaan pengadaan dengan output akhir: RUP yang diumumkan dalam SIRUP

SOP Pemilihan terbagi atas SOP apa saja?

Jawab:

Pada SOP Pemilihan harus terdapat SOP Persiapan Pemilihan, SOP Pemilihan Prakualifikasi dan Pascakualifikasi.

Bagaimana jika standarisasi LPSE masih menunggu penerbitan sertifikat? Bagaimana dengan standar yang memerlukan penilaian on site yang membutuhkan waktu cukup lama?

Jawab:

Dalam hal sertifikat standarisasi LPSE masih dalam proses penerbitan, dokumen tersebut dapat digantikan dengan:

1. Berita acara penilaian untuk Standar 5,

2. Berita acara penilaian faktual untuk Standar 9, Standar 10, Standar 11 dan Standar17.

Sedangkan khusus untuk Standar 9, Standar 10, Standar 11, dan Standar 17, dalam hal belum terpenuhi, standar tersebut akan dinilai pada saat proses penetapan UKPBJ sebagai PKP.

Untuk dokumen bukti dukung Berita acara dan/atau notulensi Rapat antara UKPBJ dengan pelaku pengadaan untuk kegiatan yang seperti apa?

Jawab:

a. Tahap Perencanaan, contoh:

- Notulensi penyusunan RUP dengan PA/KPA/PPK d

- Notulensi pembahasan rencana konsolidasi, dll

b. Tahap Persiapan Pengadaan, contoh:

- Notulensi rapat dengan PPK pembahasan penyusunan dan penetapan KAK, HPS dan Rancangan kontrak.

c. Tahap Persiapan Pemilihan Penyedia, Contoh:

- Review dokumen pemilihan

- Berita acara/notulensi rapat Pokja dengan PPK terkait penetapan metode pemilihan

d. Tahap Pelaksanaan Pemilihan penyedia contoh:

- Berita Acara Penjelasan Dokumen Pemilihan dan/atau Adendum Dokumen Pemilihan

- Berita Acara Evaluasi Penawaran

- Berita Acara Hasil Klarifikasi dan/atau Hasil Negosiasi Teknis dan Harga

e. Tahap Pelaksanaan Kontrak contoh;

- Notulensi Rapat Progress Pelaksanaan Kontrak

- Notulensi Rapat Pembahasan Permasalahan Kontrak.

Apa aspek kritis yang harus ada pada berita acara/notulensi/laporan?

Jawab:

Berita Acara/Notulensi/Laporan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa (bisa dari seluruh tahapan pengadaan mulai dari perencanaan sampai dengan serah terima) disesuaikan dengan setiap kegiatan yang melibatkan kesepakatan beberapa pihak baik yang melibatkan pelaku internal maupun eksternal. Bukti Dukung yang disampaikan dilengkapi dengan Surat Undangan, Daftar Hadir, dan Dokumentasi Lainnya.

Apakah ada contoh bukti dukung berita acara/notulensi yang dapat dijadikan referensi?