Jawab:

Fungsi UKPBJ:

• • Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

  • Pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik (LPSE)

  • Pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa

  • Pelaksanaan pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknis Pengadaan Barang/Jasa

  • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh menteri/kepala lembaga/kepala daerah yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya

Jawab:

Pada dasarnya harus sesuai dengan amanat Perpres Nomor 12 Tahun 2021 serta aturan turunannya, dengan aspek kritis sebagai berikut:

• • Terdapat rincian fungsi UKPBJ terkait pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa,

  • Terdapat rincian fungsi UKPBJ terkait pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik,

  • Terdapat rincian fungsi UKPBJ terkait pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa

  • Terdapat rincian fungsi UKPBJ terkait pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknis Pengadaan Barang/Jasa

  • Fungsi c dan d dapat digabungkan menjadi fungsi pembinaan dan advokasi Pengadaan Barang/Jasa

  • Dalam hal regulasi yang berisi tugas fungsi UKPBJ terpisah dengan peraturan menteri/lembaga/kepala daerah tentang susunan organisasi dan tata kerja, maka regulasi tugas dan fungsi UKPBJ tersebut tidak boleh bertentangan/harus konsisten dan mengacu kepada peraturan menteri/lembaga/kepala daerah tentang susunan organisasi dan tata kerja.

Jawab:

Dalam melaksanakan Stakeholder Analysis, terdapat beberapa tahapan berikut:

• Identifikasi stakeholder internal (PPK dan APIP), stakeholder eksternal (APH dan Pelaku Usaha) dan informasi yang terkait seperti peran, kepentingan, dan tingkat pengaruh.

• Analisis dampak atau dukungan potensial pada masing-masing stakeholder yang dapat dikembangkan dan diklasifikasikan untuk pengembangan strategi. Pada komunitas stakeholder yang besar, perlu untuk memprioritaskan stakeholder untuk meyakinkan kegiatan yang efisien untuk mengkomunikasikan dan mengelola ekspektasi mereka.

• Menilai bagaimana stakeholder utama bereaksi atau merespon pada berbagai situasi untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka dalam meningkatkan dukungan mereka dan mengantisipasi dampak negatif yang mungkin muncul.

Jawab:

• • Mengidentifikasi ketertarikan/kepentingan dan pengaruh stakeholder.

  • Menetapkan respon yang tepat berdasarkan tingkat ketertarikan/kepentingan dan pengaruh untuk setiap stakeholder.

  • Menetapkan kegiatan keterlibatan berdasarkan kepentingan masing-masing stakeholder, frekuensi kegiatan dan penanggung jawab.

Jawab:

• Power/interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan hasil / outcome.

• Power/influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh/keterlibatan mereka dalam kegiatan.

• Influence/impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan pelaksanaan.

• Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi.

Jawab:

• • UKPBJ telah menentukan isu atau konteks dalam layanan yang perlu mendapatkan perhatian/penanganan.

  • Terdapat analisis stakeholder (internal serta eksternal) beserta tingkat kepentingan dan pengaruh masing-masing stakeholder untuk menentukan engagement plan dalam mengatasi isu/mencapai target.

  • Penentuan kegiatan keterlibatan stakeholder dilakukan sesuai dengan tingkat kepentingan dan pengaruhnya. Kegiatan merupakan inisiasi UKPBJ dalam rangka mengatasi isu/mencapai target, bukan merupakan tugas fungsi dari stakeholder.

  • Terdapat dokumen pelaksanaan Engagement Plan dari sekurang-kurangnya satu pemangku kepentingan yang terlibat.

Jawab:

Berikut petunjuk pengisian:

Kolom 1: Diisi dengan entitas atau para pihak yang terlibat

Kolom 2: Diisi dengan kategori stakeholder (internal/eksternal)

Kolom 3: Diisi dengan tinggi dan rendahnya ketertarikan stakeholder terhadap pengadaan barang/jasa (isi dengan tinggi atau rendah)

Kolom 4: Diisi dengan tinggi rendahnya pengaruh entitas terhadap kinerja pengadaan (isi dengan tinggi atau rendah)

Kolom 5: Diisi dengan deskripsi kepentingan stakeholder terhadap pengadaan barang/jasa

Kolom 6: Diisi dengan tanggapan/ respon yang tepat (Keep Satisfied, Actively Engaged, Keep Informed, atau Monitor)

Kolom 7: Diisi dengan kegiatan keterlibatan dengan stakeholder

Kolom 8: Diisi dengan frekuensi kegiatan keterlibatan dengan stakeholder dalam kurun waktu tertentu

Kolom 9: Diisi dengan pelaksana penanggungjawab kegiatan

Jawab:

Bentuk hubungan kerja tersebut dapat berupa:

• Kepala UKPBJ berkoordinasi langsung dengan PA/KPA/PPK dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi UKPBJ;

• UKPBJ mendukung PA/KPA/PPK dalam pelaksanaan perencanaan pengadaan mulai dari identifikasi kebutuhan barang/jasa hingga penyusunan Rencana Umum Pengadaan, dan pelaksanaan konsolidasi di tahapan perencanaan;

• UKPBJ memberikan pendampingan penyusunan Dokumen Persiapan Pengadaan (spesifikasi teknis/KAK, HPS dan rancangan kontrak) kepada PPK dan konsolidasi di tahapan persiapan pengadaan;

• UKPBJ melaksanakan Reviu terhadap Dokumen Persiapan Pengadaan yang ditetapkan PPK (Spesifikasi Teknis/KAK, HPS, dan Rancangan Kontrak);

• UKPBJ memberikan konsultasi/bimbingan teknis/pendampingan dalam pelaksanaan kontrak; atau

• UKPBJ memberikan pendampingan dalam pelaksanaan serah terima barang/jasa.

Jawab:

Dokumen yang dihasilkan berupa:

• • Laporan pendampingan penyusunan RUP;

  • Laporan pelaksanaan bimtek penginputan RUP ke dalam aplikasi SIRUP;

  • Laporan/notulensi rapat pembahasan konsolidasi pengadaan di tahap perencanaan;

  • Laporan/notulensi rapat pendampingan penyusunan spesifikasi teknis, HPS dan rancangan kontrak;

  • Laporan/notulensi rapat pembahasan konsolidasi pengadaan di tahap persiapan;

  • Laporan/notulensi/berita acara reviu dokumen pemilihan; atau

  • Laporan/notulensi rapat pendampingan pelaksanaan serah terima barang/jasa.