1. 原因：若案卷已超過半年未進行異動或編目，系統於每個月1日會自動排程更新並產生於案卷著錄匣。 

2. 作業方式：點選「檔案管理>案卷著錄匣」> 點選「著錄」>輸入案情摘要＞選擇主題項並輸入關鍵詞彙>

　　　　　按一下【確定】。

　　　　　　　　■ 案情摘要為描述案卷案情大要內容的簡短文字，針對案名加以補充說明，以利迅速掌握檔案案卷所含內容重點。

　　　　　　　 ■ 主題項為依檔案內容，擇取足以表達案卷內容的檔案關鍵詞彙。

◆ 「已編目」公文

1. 點選「立案編目 > 其他作業 > 案件資料維護」。

2. 輸入公文文號 > 按一下【查詢】＞於下方按一下【取消】＞於提示訊息按一下【確定】，即完成取消編目。

3. 點選「檔案點收 > 檔案退件作業」＞ 輸入公文文號 > 按一下【查詢】。

4. 輸入退件理由 > 按一下【確定】。