檔管人員
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檔案銷毀處理
屆滿保存年限之檔案，進行銷毀處理程序。
◆ 產生檔案銷毀目錄
點選「檔案清理 > 檔案銷毀 > 銷毀目錄產生及列印」。
輸入選定擬銷毀時間、查詢條件＞按一下【查詢】。
確認銷毀範圍無誤後，按一下【銷毀批號產生】> 按一下【預覽列印(案件)】或【預覽列印(案卷)】。
🔔【提醒】銷毀批號產生錯誤時，可於「銷毀批號管理」進行批號刪除。
於報表列印預覽畫面> 點選「匯出 > 選擇匯出格式」＞下載至個人電腦並列印後，送業務單位確認。
相關功能
檔案解密處理
檔案清查處理
檔案銷毀處理
◆ 銷毀續存註記
案卷或案件需續存時，點選「檔案清理 > 檔案銷毀 > 銷毀續存註記」。
輸入銷毀批號＞按一下【查詢】＞點選續存＞選擇調整後保存年限、保存年限調整原因＞勾選欲續存之案卷或案件> 按一下【儲存註記】。
預覽列印(案件)、預覽列印(案卷)：提供註記完成後，列印銷毀續存目錄。
◆ 銷毀審核結果註記
銷毀目錄經檔案管理局核復後，點選「檔案清理 > 檔案銷毀 > 銷毀審核結果註記」。
輸入銷毀批號＞按一下【查詢】＞輸入銷毀註記、核准銷毀文號、銷毀日期等資訊＞勾選欲註記之案卷或案件> 按一下【儲存註記】。
預覽列印(案件)、預覽列印(案卷)：提供註記完成後，列印銷毀目錄。
註記完成後，目錄選擇選擇「銷毀目錄」＞按一下【轉出(匯送格式)】＞點選zip檔並下載檔案，將檔案彙送至檔管局。
🔔【提醒】銷毀批號有註記續存案件或銷毀案件含電子檔案時，點選「檔案清理>檔案銷毀>銷毀批號管理」將批號結案後，續存案件之檔案狀況才會由「銷毀」變更為「良好」。另批號結案後，即無法再修改批號相關資訊。
檔案解密處理
◆ 產生機密檔案目錄
點選「檔案清理 > 檔案清查 > 機密檔案目錄」。
選擇報表查詢條件＞按一下【預覽】。
於報表列印預覽畫面> 點選「匯出 > 選擇匯出格式」＞下載至個人電腦並列印後，送請業務單位檢討並辦理解降密事宜。
◆ 檔案解降密處理
點選「檔案清理 > 檔案清查 > 機密等級調整作業」。
輸入檔號或公文文號＞按一下【查詢】。
選擇「調整後密等」＞輸入「原因」＞勾選欲處理之案件＞按一下【儲存】即完成密等調整處理。
若為解密之案件，請點選「立案編目＞其他作業＞案件資料維護」。
輸入檔號或公文文號 ＞ 按一下【查詢】。
修改案件相關資料(如:解密後案由及數量) ＞ 按一下【儲存】。
檔案清查處理
◆ 產生檔案清查清單
點選「檔案清理 > 檔案清查 > 檔案清查清單」。
輸入查詢條件＞按一下【查詢】。
🔔【提醒】檔案清查建議區分「年度」作業，以避免清查筆數過多。
確認清查範圍無誤後，按一下【清查批號產生】> 選擇媒體型式分類＞按一下【預覽清查清單】。
於報表列印預覽畫面> 點選「匯出 > 選擇匯出格式」＞下載至個人電腦並列印後，進行清查作業。
◆ 設定電子檔案清查排程
清查批號含電子檔案時，點選「檔案清理 > 檔案清查 > 電子檔案清查作業」。
於處理設定頁籤＞輸入清查批號＞按一下【查詢】＞按一下【清查排程設定】，系統會於預計執行時間進行電子檔案清查作業。
🔔【提醒】預計執行時間之後，可於處理紀錄頁籤查看電子檔案清查結果。
◆ 清查結果註記
檔案清查完成後，點選「檔案清理 > 檔案清查 > 檔案清查結果註記」。
輸入清查批號＞選擇媒體型式分類＞按一下【查詢】。
勾選清查結果、處理建議＞勾選欲註記之案件＞按一下【儲存註記】。
清查報告書：提供註記完成後，列印檔案清查報告書。
遺失檔案清單：提供註記完成後，列印遺失檔案清單。
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