文書人員
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電子交換系統
🔔【提醒】需每日登入系統，以利進行電子收發文作業
◆ 機關憑證匯入
請洽系統維護人員點選「維護＞公文電子交換憑證匯入」。
插入機關憑證 ＞ 輸入「憑證PIN碼」＞ 按一下【確定】。
憑證更換：請先向文檔服務中心(客服電話070-1016-0017)申請以新卡進行電子收發，待通過後，刪除舊憑證資訊 > 註冊新憑證。
◆ 系統登入
於網址列輸入「https://oemscloud.cyhg.gov.tw/」。
亦可於公文管理系統右側Help點選「公文電子交換系統(憑證登入)」連結。
插入機關憑證＞輸入「憑證PIN碼」＞按一下【憑證登入】。
🔔【提醒】登入後，勿關閉視窗且勿抽出機關憑證卡。
🔔【提醒】收發電腦勿設定休眠。
◆ 查詢公文電子收發狀態
收文匣：提供查看電子收文資訊，如附件數、文書訊息、收文狀態…等。
「收文完成」：來文已收文完成。
發文匣：提供查看電子發文資訊，以利確認公文的發文狀態。
「部份確認」：公文已發送成功， 待收文方收文完成。
「全部確認」：所有收文方已收文完成。
◆ 機關憑證更換注意事項
請至文檔服務中心(客服專線070-1016-0017)申請使用新機關憑證卡進行電子收發文。
請洽系統維護人員進行機關憑證匯入，請待文檔服務中心開通後，方可以新機關憑證進行登入。
🔔【提醒】以新機關憑證登入後，發文方於更換憑證前所發之公文會無法收文完成，會顯示退文資訊並回傳發文機
關，故收文機關無需處理，亦可主動通知發文方重新發文。
電子來文-分文處理
點選「文書處理＞電子收文匣」。
於電子收文清單>點選欲處理之來文＞於右側預覽視窗檢視來文內容＞按一下【分文】。
系統將來文內容帶入各欄位＞選擇「承辦單位」及「承辦人員」＞按一下【儲存】。
限期公文：來文指定回覆日期時使用。
紙本來文-分文處理
點選「常用作業＞一般收文登錄」。
輸入來文內容＞選擇「承辦單位」及「承辦人員」＞按一下【儲存】。
限期公文：來文指定回覆日期時使用。
點選「報表＞分文清單」> 選擇報表查詢條件＞按一下【預覽】。
於報表列印預覽畫面> 點選「匯出 > PDF」＞下載至個人電腦並列印後，將實體紙本送交承辦人員簽收。
線上簽核-發文結案
點選「文書處理＞公文處理匣」。
🔔【提醒】承辦人需先於系統將公文傳送發文。
於線上簽核頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 選擇「發文處理」開啟公文。
點選「發文＞電子交換/發文列印」>按一下【確定】轉交換檔或列印紙本 > 按一下【離開】。
右側「簽核記錄」提供檢視主管批示意見。
請依需求自行勾選套印選項及列印選項，且提供記憶功能(最後一頁不列印除外)，故後續列印即會套用前次設定的選項。
按一下【傳送歸檔】> 插入自然人憑證＞輸入「憑證PIN碼」＞按一下【確定】即送至檔案室。
紙本簽核-發文結案
🔔【提醒】須收到已決行之紙本公文方可進行下列處理
點選「文書處理＞公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞點選公文狀態「發文」> 點選欲處理之公文＞ 點選「發文處理」> 按一下【電子發文】開啟公文。
點選「發文＞ 電子交換/發文列印」>按一下【確定】轉交換檔或列印紙本>按一下右上方【x】關閉公文。
請依需求自行勾選套印選項及列印選項，且提供記憶功能(最後一頁不列印除外)，故後續列印即會套用前次設定的選項。
於發文設定作業 > 確認結案資訊 > 按一下【確定】即送至檔案室。
點選「報表＞歸檔清單」> 選擇報表查詢條件＞按一下【預覽】。
於報表列印預覽畫面 > 點選「匯出 > PDF」＞下載至個人電腦列印後，將實體紙本送交檔管人員簽收。
紙本簽核-存查結案
🔔【提醒】須收到已決行之紙本公文方可進行下列處理
點選「文書處理＞公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞ 點選公文狀態「存查」＞點選欲處理之公文 ＞ 點選「存查/歸檔」。
確認結案資訊 ＞按一下【確定】即送至檔案室。
點選「報表＞歸檔清單」> 選擇報表查詢條件＞按一下【預覽】。
於報表列印預覽畫面 > 點選「匯出 > PDF」＞下載至個人電腦列印後，將實體紙本送交檔管人員簽收。
決行存查之線上簽核公文：由承辦人自行傳送歸檔。
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