檔管人員
檔管人員
電子檔案點收與編目
◆ 檔案點收
點選「檔案管理 > 檔案點收匣」。
「檔案型式」選擇「電子檔案」>勾選欲點收之公文 > 按一下【點收確認】。
插入機關憑證 > 輸入「機關憑證PIN Code」> 按一下【執行】,即會進行點收處理程序。
◆ 檔案編目
點選「檔案管理 > 立案編目匣」。
於電子檔案頁籤 > 點選「批次編目」> 勾選欲編目之公文 > 按一下【批次編目】,即編目完成。
◆ 電子檔案詮釋資料封裝
點選「立案編目>電子檔案詮釋資料封裝」。
🔔【提醒】請定期(如每日、每週)執行封裝處理。
插入機關憑證 > 輸入「機關憑證PIN Code」>按一下【確定】,即會進行詮釋資料封裝處理。
每封裝100筆後,若仍有待封裝筆數,按一下【顯示下一批】,再執行封裝。
紙本檔案點收與編目
◆ 檔案點收
點選「檔案管理 > 檔案點收匣」。
亦可按一下【點收作業】或點選「檔案點收>檔案點收作業」進行批次點收。
勾選欲點收之公文>按一下【點收確認】,即點收完成。
◆ 檔案編目
點選「檔案管理 > 立案編目匣」。
於紙本檔案頁籤 > 點選欲編目之「分類號」。
輸入公文文號 > 按一下【查詢】,即編目完成。
亦可於公文文號清單選擇公文,或以條碼讀取機讀取文號條碼進行編目。
🔔【提醒】案卷滿三公分時,先按一下【成卷】,系統即會預設帶入下一卷次號進行編目。