Embedded Files
Злиття — процес об’єднання основного документа з базою даних для створення серії однотипних документів, зміст яких складають однакові (текстові або графічні) унікальні дані.
Злиття документів в Microsoft Word розраховане головним чином на розсилку листів. В меню редактора Word роботі з листами присвячена вкладка Розсилки. Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач. Передбачається, що у вас є певний список даних про кореспондентів (у вигляді файлу Excel або контактів Outlook), які потрібно зв'язати з необхідними місцями в листі, наприклад, в зверненні до адресата і т.д.
Злиття документів — це об'єднання основного документа, що містить постійну частину інформації, і джерела даних, що містять змінну частину.
Алгоритм злиття:
Крок 1. Відкриття та підготовка документа, в який буде здійснюватись злиття.
Крок 2. Вибір документа для злиття здійснюється виконавши команду Розсилки => Вибрати одержувачів => Використовувати наявний список.
Крок 3. Вставка полів з даними для злиття здійснюється командою Розсилки => Додати поле злиття.
Крок 4-5. Створення основного документа та його перегляд.
Крок 6. На оснанньому кроці для злиття виконують команду Розсилки => Завершити й об’єднати. Тут варто вказати чи всі документи об’днувати (зливати) чи лише окремі.
Практичне завдання
Увага! Під час роботи з комп'ютером дотримуйтеся вимог безпеки життєдіяльності та санітарно-гігієнічних норм.
1. Підготувати розсилку повідомлень такого змісту:
Запрошення
Шановн«Закінчення_» «Прізвище» «Імя»
Запрошуємо вас прийняти участь у олімпіаді з інформаційних технологій.
Ваш заклад освіти знаходиться за адресою:
«Місто» «Вулиця» «Будинок»
Виділені Поля, які в кожному листі повинні бути замінені значеннями з джерела даних.
2. Завантажити файли заготовки для роботи: лист-запрошення ШАБЛОН та файл-джерело даних Учасники.docx.
Практична робота №7 "Створення розсилок у текстовому документі"
Увага! Під час роботи з комп'ютером дотримуйтеся вимог безпеки життєдіяльності та санітарно-гігієнічних норм.
Завдання: За допомогою текстового редактора Microsoft Word створити фірмовий бланк, у якому автоматично формуватимуться запрошення учасникам конференції для їх подальшого розсилання за робочими адресами.
Порядок виконання завдання:
1. Перевірте, що скинутий режим показу кодів полів: команда меню Файл - Параметри, на вкладці Додатково повинен бути вилучений прапорець "Відображати коди полів, а не їх значення".
2. Створити та заповнити (щонайменше 8 записів) у редакторі електронних таблиць Microsoft Excel таблицю наступної структури:
3. Закрийте і збережіть цю таблицю у свою папку під назвою Data.xls.
4.Створіть новий документ Word, який буде містити шаблон фірмового бланку, збережіть його як Бланк.docх. Задайте за допомогою вкладинки Розмітка сторінки такі параметри аркуша: розмір – А4, орієнтація – книжкова, поля − з усіх боків по 1,5 см.
5. Перейшовши у режим роботи з колонтитулами за допомогою вкладки Вставка/Верхній (нижній) колонтитул натисніть кілька разів клавішу Enter, щоб звільнити місце для емблеми туристичної фірми. Додаємо до колонтитула рисунок-емблему фірми (в лівому куті). В правому куті застосовуємо кнопку WordArt з панелі вкладинки Вставка для створення фігурних букв назви фірми "Смак пригод".
6. Додаємо до бланку текст листа (малюнок зверху). Зберегти файл як шаблон документа під назвою Blank.dot.
7. У створеному шаблоні перейдіть на вкладку Розсилки - Розпочати злиття/ Листи.
8. Для підключення джерела даних (файлу Data.xls) на вкладці Розсилки натисніть на кнопку Вибрати отримувачів / Використовувати існуючий список і у вікні вибору знайдіть файл Data.xls, натисніть на кнопку Відкрити та виберіть аркуш, у якому містяться дані.
9. Заповніть тіло основного документа, залишивши незаповненим закінчення у зверненні (воно генеруватиметься автоматично з урахуванням статі учасника конференції), а у місцях, де повинна бути інформація з джерела даних (звернення, дати початку та кінця туру, країна тощо), натискайте на кнопку Додати поле злиття і вставляйте поля з відповідною назвою. Після цього основний документ має виглядати як на зразку.
10.Для заповнення закінчення у слові «Шановн» помістіть курсор у кінець слова і, натиснувши на кнопку Правила вкладки Розсилки, виберіть команду IF…THEN…ELSE та вкажіть параметри умови: закінчення «а», якщо стать жіноча (літера «ж» у полі «Стать» джерела даних) та «ч» у протилежному випадку.
11. За допомогою засобу "Попередній перегляд результатів" можна ознайомитись з орієнтовним вмістом майбутніх листів.
12. Створення листів - Розсилки/ Завершити й об'єднати/ Змінити окремі документи. Утвориться новий файл з назвою по замовчуванню "Листи1.doc".
Page updated
Google Sites
Report abuse