Embedded Files
Råd for hvordan du kan følge opp ansatte med hyppig fravær
⭐Sørg for lik praksis for oppfølging av ansatte med hyppig fravær og de som står i fare for sykmelding
Ansatte med hyppig fravær bør følges opp jevnlig med samtaler. Dersom arbeidstakernes stabilitet ikke bedres over tid, må dere i samråd med lege vurdere alternative tiltak. Hvis situasjonen ikke endrer seg, må du vurdere om helsetilstanden er forenlig med den stillingsprosenten og arbeidsoppgaver den ansatte har, selv om fraværsgrunnene varierer.
Dersom situasjonen ikke bedrer seg, ta kontakt med HR kontaktsenter for videre støtte. Ikke vent for lenge.
Ansatte med helseutfordringer kan stå i fare for å bli sykmeldt. Følg opp med jevnlige samtaler og sett inn tiltak i samarbeid med den ansatte. Målet med tiltakene er å unngå sykmelding og skape bedring i helsesituasjonen slik at den ansatte kan komme tilbake på jobb som før.
Dersom situasjonen ikke bedrer seg, ta kontakt med HR kontaktsenter for videre støtte. Ikke vent for lenge.
Langtidssykmeldte bør følges opp med jevnlige samtaler i minst seks måneder etter at de er tilbake i jobb, selv om helsesituasjonen og stabiliteten har bedret seg. Det gir leder og ansatte trygghet og reduserer risikoen for tilbakefall.
⭐Sørg for at du rammer inn samtaler med ansatte
Husk å balansere omsorgsplikten din med ansvaret du har for tjenesteleveranse. Som leder må du ha et mål med samtalen med ansatte som er hyppig fraværende. Du må være tydelig, men respektfull i kommunikasjonen.
Nedenfor er tips til hvordan du kan forberede deg og gjennomføre en samtale som du synes er vanskelig.
Forberedelse til samtale med ansatte som har hyppig fravær:
Klar definisjon av hva du ønsker å oppnå med samtalen. (For eksempel: kartlegge årsaker, sette i gang tiltak, avklare forventninger).
Gi den ansatte muntlig forhåndsinformasjon om samtalens tema. Husk også en skriftlig innkalling, med en agenda for samtalen og informasjon om at den ansatte kan la seg bistå av en tillitsperson/tillitsvalgt.
Fortell på forhånd at samtalen kan bli vanskelig og føles urettferdig. Fortell at du som leder har en omsorgsplikt ovenfor ansatte, men du har også ansvar for kvalitet i tjenesten og hele personalet.
Hent inn fraværsoversikt fra HR-portalen, eller bruk GAT-analyse for å sjekke at fakta stemmer.
Gjennomføring av samtaler med ansatte som har hyppig fravær:
Legg frem fraværshistorikk de siste 2-3 årene og be den ansatte reflektere over det.
Som leder må du uttrykke at fraværet er unormalt høyt/hyppig, dette uavhengig av årsak. Vær tydelig på at fravær av et slikt omfang ikke er forenelig med stillingsstørrelse.
Om det er mønster i fraværet, spør hvorfor. Diskuter eventuelle andre tiltak fremover (annen turnus, ta ut feriedager for å avlaste/bryte opp osv).
Spør om fraværet helt eller delvis skyldes forhold på arbeidsplassen.
Handler fraværet om at arbeidet ikke er riktig? Spør hva den ansatte selv gjør for å ta tak i dette (jobbsøking, karrièreveiledning o.l)
Handler fraværet om at stillingsstørrelsen ikke er forenelig med arbeidsevne? Ansvarliggjør den ansatte for å ta tak i dette med fastlege og NAV.
Spør hva den ansatte trenger av deg for å bli mer stabil på jobb. Spør hva som kan gjøres fremover for å bryte fraværmønsteret.
Vær tydelig på at den ansatte også selv må ta ansvar. Leder kan ikke snu situasjonen alene.
Vær tydelig på at manglende endring vil føre til ytterligere oppfølging.
Koble inn HR-rådgiver ved behov, og tidsnok. Bruk HR-kontaktsenter for å søke bistand.
Videre oppfølging etter samtalen:
Dokumenter samtalen.
Følg opp avtalte tiltak.
Vurder behovet for videre oppfølging og involvering av HR.
⭐Når kan man si at en ansatt har hyppig fravær?
Fem unike fravær i løpet av det siste året kan være en tommelfingerregel å følge.
I følge NAV er hyppig sykefravær definert som minst seks legemeldte sykefravær i løpet av de tre årene.
Page updated
Report abuse