Internkontroll

Alle enheter i Trondheim kommune har et system for internkontroll, og Kvaliteket og Styringskraftportalen er to verktøy som kommunen bruker i det daglige arbeidet med internkontroll. I tillegg vil økonomisystemet og HR-systemet hjelpe enhetene til å holde orden i eget hus. Verktøyene og systemene bidrar til at internkontroll er en naturlig del av vår virksomhetsstyring og utøvelse av ledelse. Internkontrollen skal bidra til å øke sannsynligheten for å nå fastsatte mål, at vi etterlever fastsatte lover og regler og at vi leverer tjenester med god kvalitet til kommunens innbyggere.

Kvaliteket

Kvaliteket er Trondheim kommunes kvalitetssystem. Her har vi dokumentstyring, avvik- og forbedringsmeldinger og forebyggende risikovurderinger. Kvaliteket samler nødvendige styringsdokumenter, prosedyrer, rutiner og retningslinjer. Avviks- og forbedringsmeldinger hjelper oss til å ha en kontinuerlig forbedringsprosess i hele kommunen. Dokumentasjon av hendelser er også viktig for å sikre at brudd på lover, forskrifter, prosedyrer og rutiner ikke gjentar seg. Risikovurderinger skal brukes for å forutse og ha kontroll på uheldige hendelser som kan dukke opp. 

Styringskraftportalen

Styringskraftportalen er et verktøy som skal gjøre det enklere å drive systematisk og samordnet internkontroll. Formålet er å styrke bevisstheten om internkontroll ved alle kommunens enheter, og å bidra til å følge opp arbeidet med internkontroll gjennom faste punkter i årshjulet. Dette innebærer blant annet en evaluering av internkontrollarbeidet for inneværende år, og risikovurderinger for å identifisere områder for arbeidet med internkontroll for neste år. Styringskraftportalen har også en sjekkliste, “Orden i eget hus”, som enhetene bruker til dette. Innen 1. november hvert år skal enhetene ha gjennomført en egenvurdering av prioriterte områder og av eget lovverk.

Internkontroll og kvalitetsmeldinger er separate krav, men de kan sees i sammenheng. Kvalitetsmeldingen gir en overordnet beskrivelse av tilstanden og kvaliteten på tjenestene som tilbys, mens internkontrollen beskriver hvordan kommunen arbeider for å sikre at lover og regler overholdes. Sammen utgjør disse to prosessene en helhetlig tilnærming til å sikre høy kvalitet for oppvekstområdet i kommunen.

Det pågår prosesser i virksomhetsområdene i OU med revidering av felles rutiner, endring av prosesskart i Kvaliteket, utarbeidelse av mal for risikovurdering av tjenester(fag), utvikling og oppdatering av årshjul (som inkluderer internkontroll) og opplæring i avvikssystemet. Avvik og avvikshåndtering er nærmere beskrevet i neste punkt.

Avvik og avvikshåndtering

Avvikshåndtering er en systematisk og planmessig tilnærming for å avdekke, registrere, analysere og håndtere avvik eller uønskede hendelser som kan påvirke kvaliteten på tjenestene eller arbeidsmiljøet i en organisasjon. Avvikshåndtering er viktig og grunnleggende for å drive systematisk kvalitetsarbeid for enhetene innen Oppvekst og utdanning. Eksempler på avvik kan være brudd på prosedyrer, skader på ansatte, feil i arbeidsprosesser, mangler i dokumentasjon eller andre uønskede hendelser som kan føre til problemer eller risiko for skade.

Avvikshåndtering omfatter ulike trinn, som rapportering og registrering av avvik, vurdering og analyse av årsakene til avviket, implementering av tiltak for å forhindre gjentakelse, og oppfølging av tiltakene for å sikre at de fungerer som de skal. Formålet med avvikshåndtering er å redusere risikoen for feil og problemer, og å sikre at tjenestene som tilbys er av høy kvalitet.

Innen Oppvekst og utdanning  kan avvikshåndtering være spesielt viktig for å sikre at barn og ungdom får tilstrekkelig og god omsorg, og at de har et trygt og godt læringsmiljø. Håndtering av avvik kan være relatert til pedagogiske metoder, fysisk og psykisk sikkerhet, hygiene og matservering, rutiner og prosedyrer, opplæring av ansatte, tilgjengelighet av ressurser og andre områder som kan påvirke kvaliteten på tjenestene.

Avviksrapporteringer kan gi kommunen et verdifullt innblikk i utfordringene som finnes innen Oppvekst og utdanning. Rapporteringene kan også være en kilde til forbedring av tjenestene. Kommunen kan bruke avviksrapporteringer til å identifisere områder der det er behov for endringer, justeringer i rutiner eller tilførsel av ressurser. Dersom avviksrapporteringer håndteres på en systematisk og effektiv måte, kan de også bidra til å øke tilliten til kommunens oppveksttjenester. Ved å vise at kommunen tar slike rapporteringer på alvor, og at den setter i gang tiltak for å rette opp feil og forbedre tjenestene, kan kommunen bidra til å bygge tillit og trygghet blant innbyggerne.