กระบวนการอนุมัติงบประมาณโดยใช้ google suite ร่วมกับ line application

ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19)

(ผ่านแผน online)

ที่มาและความสำคัญของนวัตกรรม

การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ในประเทศไทย มีการแพร่กระจายเชื้อไปในหลายจังหวัดทั่วประเทศไทยโดยเฉพาะในกรุงเทพมหานครเริ่มตั้งแต่ช่วงเดือนมกราคม 2563 ประเทศไทยมีการบริหารจัดการเพื่อรับมือกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโรคไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) โดยการประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินทั่วราชอาณาจักร ตั้งแต่วันที่ 26 มีนาคม 2563 นั้น ทำให้สถานศึกษาทั่วประเทศต้องหยุดทำการเรียนการสอน

สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน กระทรวงศึกษาธิการ ได้กำหนดรูปแบบการจัดการเรียนการสอนภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโรคไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) 5 รูปแบบ ได้แก่ 1) การจัดการเรียนการสอนผ่านระบบโทรทัศน์ (On-air) 2) การจัดการเรียนการสอนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (On-demand) 3) การจัดการเรียนการสอนแบบถ่ายทอดสด (Online) 4) การจัดการเรียนการสอนด้วยการนำส่งเอกสารที่บ้าน (On-hand) และ 5) การจัดการเรียนแบบผสมผสานหลายรูปแบบ

ในปีการศึกษา 2564 โรงเรียนทวีธาภิเศกได้จัดการเรียนการสอนในรูปแบบแบบถ่ายทอดสด (Online) และให้บุคลากรปฏิบัติงานที่บ้านเป็นหลัก (work from home) ทำให้เกิดผลกระทบต่อกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เบิกจ่ายงบประมาณสำหรับการดำเนินกิจกรรม/โครงการต่าง ๆ งานสำนักงานกลุ่มบริหารงบประมาณจึงเห็นความสำคัญของปัญหาดังกล่าว ประกอบกับครูและบุคลากรของโรงเรียนทวีธาภิเศกมีทักษะการใช้เทคโนโลยีเกี่ยวกับ google suite และ line application อยู่แล้ว จึงนำเทคโนโลยีดังกล่าวมาบูรณาการเพื่อแก้ปัญหาการอนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19)

วัตถุประสงค์และเป้าหมายของการดำเนินงาน

วัตถุประสงค์

เพื่อออกแบบกระบวนการขออนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19)

เป้าหมาย

เชิงปริมาณ มีกระบวนการขออนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) จำนวน 1 กระบวนการ

เชิงคุณภาพ ผู้รับบริการและผู้เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจต่อกระบวนการขออนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) ระดับมาก

ขั้นตอนการดำเนินงาน

การพัฒนานวัตกรรม

คณะทำงาน ได้พัฒนานวัตกรรมตามแนวคิดของ วิชัย วงษ์ใหญ่และมารุต พัฒผล (2562) โดยมีกระบวนการดังนี้

1. วิเคราะห์ความต้องการนวัตกรรม กล่าวว่า คณะทำงานได้จัดประชุมผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ หัวหน้างานนโยบายและแผน หัวหน้างานพัสดุ หัวหน้างานการเงิน และตัวแทนกลุ่มบริหารต่าง ๆ เพื่อรับทราบปัญหาเกี่ยวกับการขออนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และสรุปปัญหาของกระบวนการทำงาน

2. สังเคราะห์ความคิดที่นำไปสู่นวัตกรรม กล่าวว่า คณะทำงานได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องศึกษากฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานภายใต้ภารกิจที่ตนเองรับผิดชอบ เพื่อประชุมร่วมกันออกแบบกระบวนการทำงานเพื่อแก้ปัญหาภายใต้กฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้องและภายใต้ทักษะความสามารถของครู บุคลากรของสถานศึกษา หลังจากนั้นจึงร่วมกับออกแบบกระบวนการแก้ปัญหา นำเสนอวิธีการ และชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องทราบเพื่อดำเนินการปฏิบัติตามกระบวนการที่พัฒนาขึ้น

3. แสวงหาความร่วมมือในการพัฒนานวัตกรรม กล่าวคือ คณะทำงานได้ชี้แจงกระบวนการที่พัฒนาขึ้นให้ครูและบุคลากรรับทราบและถือปฏิบัติในที่ประชุมครู และติดตามประเมินผลกระบวนการที่พัฒนาขึ้นอย่างสม่ำเสมอ และนำมาปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

4. สะท้อนความคิดร่วมกัน กล่าวคือ คณะทำงานได้สอบถามผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่พัฒนาขึ้น และติดตามปัญหาของกระบวนการทำงาน ตลอดจนการจัดประชุมคณะทำงานเพื่อรับทราบปัญหาของกระบวนการทำงาน และร่วมกันแก้ปัญหาทันที

5. ลงสรุปความคิด กล่าวคือ หลังจากที่กระบวนการทำงานที่พัฒนาขึ้นได้นำมาใช้เป็นระยะเวลา 1 ปีการศึกษา คณะทำงานจัดให้มีการประเมินกระบวนการที่พัฒนาขึ้น ซึ่งพบว่ากระบวนการดังกล่าวมีความเหมาะสมต่อการนำมาใช้ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19)

6. ประเมินความคิด กล่าวคือ เมื่อสิ้นปีการศึกษา คณะทำงานได้ประเมินความพึงพอใจของผู้เกี่ยวข้อง ซึ่งพบว่าผู้เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจต่อกระบวนการทำงานที่พัฒนาขึ้นในระดับดีมาก และเห็นว่าควรใช้กระบวนการที่พัฒนาขึ้นควบคู่กับกระบวนการปกติเมื่อโรงเรียนเปิดทำการเรียนการสอนปกติ (On-site)

การใช้นวัตกรรม

1. จัดทำ flow chart แสดงกระบวนการอนุมัติงบประมาณโดยใช้ google suite ร่วมกับ line application ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) (ผ่านแผน online)

2. ชี้แจงกระบวนการอนุมัติงบประมาณโดยใช้ google suite ร่วมกับ line application ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) (ผ่านแผน online) ให้ครูและบุคลากรทราบในที่ประชุมครูของโรงเรียน

3. ใช้กระบวนการอนุมัติงบประมาณโดยใช้ google suite ร่วมกับ line application ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) (ผ่านแผน online)

4. กำกับ ติดตาม ให้คำแนะนำผู้รับบริการ สอบถามปัญหาของกระบวนการอย่างต่อเนื่อง และนำมาร่วมกันวางแผนแก้ปัญหา

การประเมินผลนวัตกรรม

คณะทำงานจัดให้มีการประเมินความพึงใจของผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้ปฏิบัติงานด้านนโยบายและแผน งานการเงิน งานพัสดุ และผู้รับบริการที่เคยใช้กระบวนการอนุมัติงบประมาณโดยใช้ google suite ร่วมกับ line application ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) (ผ่านแผน online) พบว่ามีผลการประเมินความพึงพอใจ ดังนี้

ผลการดำเนินงาน

1. ครูและบุคลากรสามารถดำเนินกระบวนการอนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) ได้

2. กลุ่มบริหารงบประมาณมีกระบวนการอนุมัติงบประมาณภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรค ติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) (ผ่านแผน online)

3. นักเรียน ครู ได้รับวัสดุ อุปกรณ์ที่ใช้การจัดกิจกรรมการเรียนรู้ตามกำหนดเวลาที่เหมาะสม และ รวดเร็ว

การเผยแพร่

การเผยแพร่นวัตกรรมในที่ประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพ ฯ ปีการศึกษา 2564 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2565

ข้อเสนอแนะ / แนวทางในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

จัดหาระบบที่สามารถแจ้งผลการดำเนินการแบบ real time ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบได้ทันที เพื่อให้กระบวนการทำงานสะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น