督導管理之授權 (Authorize)

督導管理之授權

授權是長官在分派工作的時候，賦予下屬相應的權力，容許他們在工作上決定所使用的方法，放手讓他們完成任務。授權有很多好處，但普遍長官都不願意接受。授權的意義究竟在哪裡？

「授權」是長官在分派工作的時候，賦予下屬相應的權力，准許他調度人手、資源和器材；同時在工作上，下屬可以自行作出決定，以完成任務。分工與授權是要同時進行和互相配合的；長官叫下屬負責訓練活動，下屬一定要獲准在這項任務發出通告、與協助隊員接洽、找其他外間人員協助和統籌有關事宜等，這樣下屬才可以名正言順地推展工作。

一個有效的授權包含了兩大元素。第一個元素是任務本身，即分配下屬完成某項工作。第二個元素是權力，靈活並適當地運用所賦予的相應權力，以使任務順利完成。同時，視乎隊員的能力，容許他們在工作上決定所使用的方法，放手讓他們完成任務。

授權的意義

驟眼看來。授權給下屬好像削弱了長官的權力，但是深入了解後，卻會明白到它帶來的好處。授權的意義可以概括為下述的幾個目的。

．讓下屬分擔工作：長官將工作分派給下屬，自己便可以騰出時間。去承擔更重要的任務。

．人盡其才：有效率地運用人力資源，使下屬在職能範圍內，有機會發揮他的本領，達到人盡其才的目的。

．激勵隊員：下屬在推展工作上有自主空閒，便容易產生投入感，提高士氣。

．讓隊員承擔責任：當下屬要肩負成敗的責任，他對工作便會更加積極和富責任感。

．培訓隊員：讓下屬擔當新任務，主管可從旁提點，培養和訓練下屬的工作技巧。

除了帶給授權者更多時間、激勵和發展隊員的好處外，把工作授權給下屬，可以避免造成程序上的樽頸，令部門內的流程更為暢順。

怕授權的原因

雖然授權有很多好處，但普遍長官都不願意接受，究其主要考慮的原因包括缺乏信心，即對下屬處理非常規性的工作能力存疑，認為自己做得最好，不放心讓下屬去處理。其次是害怕挑戰，害怕下屬在某些工作的表現比自己更好。對自己便形成威脅。失去控制和效率假象也是不願意授權的原因；前者是怕一旦放權，便會對支隊失去控制，同時對上級的查詢亦不能立即回覆；而有部分長官感覺某一類型工作他可以於半小時內完成，而下屬卻要花費四至五倍的時間，才能完成同樣的工作，於是為求達到效率的要求，便決定自行處理，卻忘記了每個隊員有不同的時間成本。

權責關係                               ;

有些長官以為做安分工和授權後，就是將整件工作交付給下屬，既然由他去幹，成敗得失也應該由他負責。這是十分錯誤的觀念。在職能上，長官要向上層交代每個下屬在工作上的表現；下屬出錯，長官在帶動和監管兩方面都是難辭其咎的。另外，長官分工給下屬每個下屬所擔當的，雖然只是長官職務的其中一個環節，但每一個環節都會影響長官在有關職務上的表現。如訓練活動雖然只是其中一項活動，但其成敗對支隊的能力亦有一定的影響，所以長官不能掉以輕心。

長官與下屬同樣要承擔工作上的責任。在職能與職務上，長官要負上監察的責任．而下屬處理實務，要負上運作的責任。