會議的一般程序

會議的一般程序

1.           開會前準備之事項

1.1       開會日期

1.2       開會時間

1.3       開會地點

1.4       組長必須準備會議內容及細節。

1.5       整理好要在會上報告之資料和數據等(盡可能用圖表表示)。

1.6       將準備議程傳閱給組員及將會列席的有關人士。

2.           會議期間

2.1       檢討上次會議記錄。

2.2       解釋今次會議內容

2.3       組員報告有關資料、結果及事情。

2.4       討論會議內容。

2.5       組長必要時可用思維沖激法或克羅福字條法，引導組員思考。

2.6       如需要指定由某一位組員去完成某一件事情，則必須記錄該位組員之姓名及指定完成時間。

2.7       選出一位文書負責記錄會議過程。

2.8       會議結束前所需要做的事項：

a.           由文書或組長撮要討論經過

b.           由組長發表討論之結果，及提醒被委派工作之組員徹實執行。

2.9       釐定下次會議日期、時間及地點。如有需要，闡明會議的內容。

3.           會議後的事項

3.1       向有關管理人員呈交會議記錄。

3.2       履行小組所定立的一切職務，

3.3       監察小組職務之進行。

4.           成果報告書

          當題案目標完成後，有關小組將資料整理成一份成果報告書，詳細重點說明其活動目標，過程及成績等。

4.1       報告書內容

a.           小組簡介 - 介紹所屬部門和工作

b.           活動內容 - 列出所定之題案，解釋選擇該題案的理由。

c.           目標值 - 列出所定之目標，解釋目標之定立 (盡可能用數量表示)

d.           活動期間 - 列出開始和完成日期

e.           活動計劃及進度表 - 以日期為次序，安排及列出數據和事實，由發現問題至今，

f.           資料分析及改良對策 - 將有關資料加以分析，並製成圖表(如佰力圖表、分析圖、特性要因圖、直方圖及其他工具等)找出影響題案其中幾個最大因素。

g.           成果比較 - 對策實施後，所得效果用圖表或數據和以前情況作一比較。

h.           標準化 - 當改良結果確定後，將改良方法納入標準化之操作。

i.           結論 - 列出所得之成果，討論活動期間所遇之困難、艱苦的過程和活動等。

j.           展望 - 未來活動的方向，有待解決的問題

4.2       個案參考

                    以上列舉出來的成果報告書內容之資料，為一般需要報告之項目，至於其編排及內容之長短，則視乎個別情況而定，組員可自由發揮書寫能力及安排格式。