◆2011.09.22: 79回生引継ぎ会
日時 9月22日(木) 18:30~22:00 橋場会館 夢蘭(ムーラン)
参加者 松下同窓会長、石城(教頭)
78回 足立、小林(生)、石城、井上(会計)、登玉(会報)、森田(宴会)、岩波(正)
79回 岩波(金)、小口(修)、高木(保)、寺沢、金井、小口(正)
挨拶 松下会長
同窓会内容説明 小口(修)
引継ぎ説明 足立学年幹事長
清陵同窓会当番幹事引き継ぎ会要項
平成23年度 当番幹事 79回生へ
①何をするのか
・同窓会報 発行
・同窓会総会運営、進行
・記念講演またはシンポジウム等の開催
②組織づくり
・総務:本部との打ち合わせ、資金あつめ、PR
・総会:運営と会場設営
・会報:原稿の依頼、特集記事の立案、作成
③資金づくり
・当番幹事資金目標額
・本部からの援助及び本部負担の分野
・その他
④本年度に於いて改めた部分
・前売券販売の復活 (前売り券があった方が参加者が50人くらい増える)
・会報総ページ数の削減と発送方法(資金があれば削減不用。発送は業者)
⑤課題と成果
資料
1)"定期総会"担当にあたってのご依頼 諏訪清陵高校同窓会・その他
2)平成23年度定期総会 第78回生収支報告書(案)
3)幹事会収支報告書
4)総会 会計反省事項
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1)"定期総会"担当にあたってのご依頼 諏訪清陵高校同窓会
Ⅰ.当番学年の仕事:
①定期総会の準備と運営-下記の事務局で準備する事項以外の全て-
同窓会事務局で準備するもの
・予算措置(ただし下記IV参照)
・『総会資料』作成
・「校歌」印刷
・新聞広告
・使用文房具等(リボン・名札・受付用紙・筆記用具など)
・同窓会旗・校章などパネル
・販売物品(校歌CD・百年史など、個人の出版物等は、原則として個人で)
②『同窓会報』の編集・発刊:下記(記事)以外の一切
・「総合案内」
・会長・学校長の挨拶
・学校だより
・会務会計報告・事業計画・予算案
・クラブ後援会関係、訃報、事務局だより
・その他必要事項
③次年度当番学年(80回生)、サブ学年(89回生・99回生)への指揮・指導
④各支部活動へ当番学年としての参加(支部総会など)
Ⅱ. 上記 I-①の補足
1. 総会日時
(6月の最終土曜日-平成24年6月30日)および会場の決定
2. 記念講演会などの企画・依頼・運営など
3. 当日の運営
・会場設営
・諸掲示(入口・受付・総会場・式次第・演題・懇親会場・控室など)
4. 総会~懇親会の司会
総会の開会閉会のことば・議長(例年 女性)
(懇親会の乾杯・万歳などは事務局で)
5. 記録
8月末までに事務局へ
(写真を含む総会記録。写真は引用したいのでバラで良い)
6. 役員会への報告
〔常任幹事会・幹事会-2月18?日(土)・5月26?日(土)-〕
準備状況などの中間報告
7. チケット
チケットがあった方が参加者が50名くらい増えるとのことで復活した。
A4用紙から4枚取れる。A4サイズ250枚に印刷し、4枚づつに裁断すると900枚できる。
紙:レザック 皮シボ 175Kg やまこ、加賀屋でA4 @50円くらい。
シリアル番号を入れる。当日、受付で氏名の代わりに番号を記録し、人数把握に利用できた。
支部幹事、学年幹事に郵送。枚数のリストがある。
Ⅲ. 上記 Ⅰ-②の補足
1. 判型、頁数
A4、横組 20~28頁(昨年は経費の関係で20頁)
発刊経費・発送経費を勘案して
2. 編集委員会の設置(必要あれば)
・当番学年
・広報担当常任幹事(56回・伊藤氏)
・事務局
・印刷所関係者
・その他
3. 原稿締め切り
・原則として年度末(該当学年の3月31日)
4. 編集仕上り
・5月連休明け⇒校正⇒印刷・発刊 【発送期日-総会1ケ月前を目途】
5. 発送準備・発送
・5月下旬 在校生(1年生)、学校係職員、事務局⇒諏訪角間郵便局
平成17年度から当番学年も在校生と共に準備⇒宅配業者
平成22年度は準備も依託
6. 広告
継続しているものは事務局で依頼するが
当番学年でも幾つかの用意をお願い 22万~25万
広告申込書を渡し、文面を記入してもらう。
広告スペースで金額が異なる。
ページ下段通し(185mm × 60mm) \40,000
1/2 (90mm × 60mm) \20,000 (最小は、この中を4人で\5,000づつ負担でも可。)
7. 経費
本会「会報特別会計」より
編集委員会・編集諸経費などは事務局へ請求する
8. 同封する郵便振替用紙
(クラブ活動後援会など)と発送用"宛名シール"等は事務局で用意
9. その他
発送依頼業者との打合せ〔封筒の用意(印刷)を含め、例年4月初旬に〕
Ⅳ. 予算(会計)措置など
1. 本会一般会計の総会費:350,000円(22年度)-下記の金額はこの中から支出
2. 担当学年へ:下記の22万【他に、総会懇親会費(5,000円)徴収の全額】
(内訳) a. 総会準備金(総会担当委嘱打合せ会祝儀) 5万
b. 総会運営経費 10万
c. 慰労費(右の額から次年度・サブ学年へ1万円ずつ) 5万
d. 当日の祝儀(同窓会より1万円、学校より1万円) 2万
(+)直前打合せ会祝儀(本会役員出席の場合) (2万)
※総会当日に会費を頂かない方-学校長・顧問・会長・同窓会ではない学校教職員など
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総会予算規模
参加人数
当番学年60人? (78回生当日61人だった)
サブ学年 20人~30人? (79回生当日60人とのこと岩波(金)氏より)
一般 120~170人? (前売り券があると50人くらい増えて170人)
合計 200~260人
テーブル 10人×26テーブル=260人 (椅子は7人~10人にできる。テーブルは最大28)
ホワイエに24席
料理は8人ぶん/1テーブルにしていただいた。
収入 242~267万
昨年度幹事から返金 40万
当番学年カンパ 100万(23年度は116万)
79回生 31.5万
各支部 89万=5,000×178人
当日一般懇親会費 0万~25万=5,000×0人~50人
同窓会本部 22万
支出 183万~
昨年時立替を返却 40万返却
総会費(ホテル紅や) 140万=4,200×192 (180~230人)+飲み物20万+その他会場設営(看板、生け花、来賓昼食10、スタッフ昼食30)
持込酒代 10万=2万(60本)×5酒蔵(仙醸、本金、宮坂、麗人、高天) (地ビールは止めた)
通信、印刷、引継ぎ会 15万
幹事会 10万
東京支部総会補助 8万+諏訪からのバス仕立て
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日時 9月22日(木) 18時~
場所 夢蘭(ムーラン)長野県諏訪市上川2−1583(橋場会館)
参加予定
79回生
78回 幹事 総務部 足立、石城、岩波
総会運営部会 小林(生)、森田
会報部会 登玉、佐藤
会計・チケット 井上