◆2011.09.22： 79回生引継ぎ会

日時 ９月２２日（木） １８：３０～２２：００ 橋場会館 夢蘭（ムーラン）

参加者 松下同窓会長、石城（教頭）

７８回 足立、小林（生）、石城、井上（会計）、登玉（会報）、森田（宴会）、岩波（正）

７９回 岩波（金）、小口（修）、高木（保）、寺沢、金井、小口（正）

挨拶 松下会長

同窓会内容説明 小口（修）

引継ぎ説明 足立学年幹事長

清陵同窓会当番幹事引き継ぎ会要項

平成23年度 当番幹事 79回生へ

①何をするのか

              ・同窓会報 発行

              ・同窓会総会運営、進行

              ・記念講演またはシンポジウム等の開催

②組織づくり

              ・総務：本部との打ち合わせ、資金あつめ、PR

              ・総会：運営と会場設営

              ・会報：原稿の依頼、特集記事の立案、作成

③資金づくり

              ・当番幹事資金目標額

              ・本部からの援助及び本部負担の分野

              ・その他

④本年度に於いて改めた部分

              ・前売券販売の復活 (前売り券があった方が参加者が50人くらい増える)

              ・会報総ページ数の削減と発送方法（資金があれば削減不用。発送は業者)

⑤課題と成果

資料

1)"定期総会"担当にあたってのご依頼 諏訪清陵高校同窓会・その他

2)平成23年度定期総会 第78回生収支報告書(案)

3)幹事会収支報告書

4)総会 会計反省事項

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１）"定期総会"担当にあたってのご依頼 諏訪清陵高校同窓会

Ⅰ.当番学年の仕事：

①定期総会の準備と運営－下記の事務局で準備する事項以外の全て－

              同窓会事務局で準備するもの

              ・予算措置(ただし下記IV参照)

              ・『総会資料』作成

              ・「校歌」印刷

              ・新聞広告

              ・使用文房具等(リボン・名札・受付用紙・筆記用具など)

              ・同窓会旗・校章などパネル

              ・販売物品(校歌CD・百年史など、個人の出版物等は、原則として個人で)

②『同窓会報』の編集・発刊：下記(記事)以外の一切

              ・「総合案内」

              ・会長・学校長の挨拶

              ・学校だより

              ・会務会計報告・事業計画・予算案

              ・クラブ後援会関係、訃報、事務局だより

              ・その他必要事項

③次年度当番学年(80回生)、サブ学年(89回生・99回生)への指揮・指導

④各支部活動へ当番学年としての参加(支部総会など)

Ⅱ. 上記 Ｉ－①の補足

1. 総会日時

              (6月の最終土曜日－平成24年6月30日）および会場の決定

2. 記念講演会などの企画・依頼・運営など

3. 当日の運営

              ・会場設営

              ・諸掲示(入口・受付・総会場・式次第・演題・懇親会場・控室など)

4. 総会～懇親会の司会

              総会の開会閉会のことば・議長(例年 女性)

              (懇親会の乾杯・万歳などは事務局で)

5. 記録

              8月末までに事務局へ

              (写真を含む総会記録。写真は引用したいのでバラで良い)

6. 役員会への報告

              〔常任幹事会・幹事会－２月１8?日(土)・5月26?日(土)－〕

              準備状況などの中間報告

7. チケット

              チケットがあった方が参加者が50名くらい増えるとのことで復活した。

              A4用紙から4枚取れる。A4サイズ250枚に印刷し、4枚づつに裁断すると900枚できる。

              紙：レザック 皮シボ 175Kg やまこ、加賀屋でA4 ＠50円くらい。

              シリアル番号を入れる。当日、受付で氏名の代わりに番号を記録し、人数把握に利用できた。

              支部幹事、学年幹事に郵送。枚数のリストがある。

Ⅲ. 上記 Ⅰ－②の補足

1. 判型、頁数

              A4、横組 20～28頁(昨年は経費の関係で20頁)

              発刊経費・発送経費を勘案して

2. 編集委員会の設置(必要あれば)

              ・当番学年

              ・広報担当常任幹事(56回・伊藤氏)

              ・事務局

              ・印刷所関係者

              ・その他

3. 原稿締め切り

              ・原則として年度末(該当学年の3月31日)

4. 編集仕上り

              ・5月連休明け⇒校正⇒印刷・発刊 【発送期日－総会１ケ月前を目途】

5. 発送準備・発送

              ・5月下旬 在校生(1年生)、学校係職員、事務局⇒諏訪角間郵便局

              平成17年度から当番学年も在校生と共に準備⇒宅配業者

              平成22年度は準備も依託

6. 広告

              継続しているものは事務局で依頼するが

              当番学年でも幾つかの用意をお願い 22万～25万

              広告申込書を渡し、文面を記入してもらう。

              広告スペースで金額が異なる。

              ページ下段通し(185mm × 60mm) \40,000

              1/2 (90mm × 60mm) \20,000 (最小は、この中を4人で\5,000づつ負担でも可。)

7. 経費

本会「会報特別会計」より

編集委員会・編集諸経費などは事務局へ請求する

8. 同封する郵便振替用紙

              (クラブ活動後援会など)と発送用"宛名シール"等は事務局で用意

9. その他

発送依頼業者との打合せ〔封筒の用意(印刷)を含め、例年4月初旬に〕

Ⅳ. 予算(会計)措置など

1. 本会一般会計の総会費：350,000円(22年度)－下記の金額はこの中から支出

2. 担当学年へ：下記の22万【他に、総会懇親会費(5,000円)徴収の全額】

(内訳) a. 総会準備金(総会担当委嘱打合せ会祝儀) 5万

b. 総会運営経費 10万

c. 慰労費(右の額から次年度・サブ学年へ1万円ずつ) 5万

            d. 当日の祝儀(同窓会より1万円、学校より1万円) 2万

（＋）直前打合せ会祝儀(本会役員出席の場合) (2万)

※総会当日に会費を頂かない方－学校長・顧問・会長・同窓会ではない学校教職員など

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総会予算規模

参加人数

              当番学年60人？ （７８回生当日６１人だった）

              サブ学年 20人～30人？ （７９回生当日６０人とのこと岩波（金）氏より）

              一般 120～170人？ (前売り券があると５０人くらい増えて１７０人)

              合計 200～260人

              テーブル 10人×26テーブル＝260人 (椅子は7人～10人にできる。テーブルは最大28)

              ホワイエに24席

              料理は8人ぶん/1テーブルにしていただいた。

収入 242～267万

              昨年度幹事から返金 40万

              当番学年カンパ 100万(23年度は116万)

              79回生 31.5万

              各支部 89万＝5,000×178人

              当日一般懇親会費 0万～25万＝5,000×0人～50人

              同窓会本部 22万

支出 183万～

              昨年時立替を返却 40万返却

              総会費(ホテル紅や) 140万＝4,200×192 (180～230人)＋飲み物20万＋その他会場設営（看板、生け花、来賓昼食１０、スタッフ昼食３０）

              持込酒代 10万＝2万(60本)×5酒蔵(仙醸、本金、宮坂、麗人、高天) （地ビールは止めた）

              通信、印刷、引継ぎ会 15万

              幹事会 10万

              東京支部総会補助 8万＋諏訪からのバス仕立て

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日時 ９月２２日(木） １８時～

場所 夢蘭（ムーラン）長野県諏訪市上川2−1583（橋場会館）

参加予定

７９回生

７８回 幹事 総務部 足立、石城、岩波

総会運営部会 小林(生)、森田

会報部会 登玉、佐藤

会計・チケット 井上