แผนภูมิองค์การ(Organization charts)

แผนภูมิองค์การ หรือผังโครงสร้างองค์การ หมายถึง แผนผังที่แสดงถึงกลุ่มตำแหน่งงาน ซึ่งรวมกลุ่มเป็นสายการบังคับบัญชา โดยมีการแบ่งกลุ่มแบ่งระดับ โครงสร้างองค์การที่มีการจัดขึ้นอย่างถูกต้อง โดยมีการจัดตำแหน่งชัดเจน มีสายการบังคับบัญชาที่แน่นอน และมีชื่อตำแหน่งระบุไว้ ก็จะช่วยให้ได้ข้อมูลการจัดการที่เป็นประโยชน์ยิ่งขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผังโครงสร้างองค์การเป็นเครื่องมือ ที่จะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ อำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบตลอดจนสายการบังคับบัญชาในองค์กรนั้นๆ

บรรจง อภิรติกุล และสุรินทร์ ม่วงทอง (อ้างใน ศิริอร ขันธหัตถ์, 2536 ) ได้จัดแบ่งประเภทของแผนภูมิองค์การไว้ 2 ประการ คือ

แผนภูมิหลัก (Master Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงโครงสร้างขององค์การทั้งหมดขององค์การว่า มีการแบ่งส่วนงานใหญ่ ออกเป็นกี่หน่วย ที่กอง กี่แผนที่สำคัญ ๆ ตลอดจนความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่องกัน เนื่องจากแผนภูมิชนิดนี้แสดงสายการบังคับบัญชาลดหลั่นตาลำดับ จึงอาจเรียกได้ว่า "Hierarchical Chart" แบบแผนภูมิหลัก หรือ Master Chart นี้แบ่งออกได้ 3 แบบคือ

• • • แบบสายงานปิรามิด (Conventional Chart) แบบนี้เรียกได้อีกหลายอย่าง เช่น Line or Military เป็นแบบที่จัดรูปคล้ายกองทัพหรืออาจเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่า แบบตามแนวดิ่ง (Vertical Chart) แผนภูมิลักษณะนี้ได้กำหนดให้ตำแหน่งสูงสุด เช่น ตำแหน่งผู้อำนายการ หรือผู้จัดการใหญ่อยู่สูงสุด ตำแหน่งรอง ๆลงมาก็เขียนไว้ในระดับที่ต่ำลงมาตามลำดับ ดังนั้นจึงมีลักษณะคล้ายรูปปิรามิด ดังนี้

แผนภูมิเสริม (Supplementary Chart) แผนภูมิเสริม คือแผนภูมิที่แสดงถึงรายละเอียดของหน่วยงานย่อย ๆ ที่แยกจากแผนภูมิหลัก โดยแยกเป็นหน่วยงานย่อยว่ามีลักษณะหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไร หรือแสดงของเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหนึ่ง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไร หรือแสดงขอบเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหนึ่ง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นภายในแผนกเดียวกัน หรือเกี่ยวโยงไปยังแผนกอื่น ๆ

แผนภูมิเสริมนี้ แบ่งออกเป็น ได้หลายลักษณะ หรือหลายแบบ เช่น

1. แผนภูมิแสดงทางเดินของสายงาน (Work Flow Chart) หมายถึงแผนภูมิที่แสดงสายการปฏิบัติทางเดินของงาน

2. แผนภูมิการจัดรูปแบบสถานที่ (The Layout Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงการจัดสถานที่ทำงาน ซึ่งหมายถึงการจัดสถานที่ตำแหน่งของงาน การจัดห้องที่ทำงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยสะดวก และเรียบร้อย รวดเร็ว

3. แผนภูมิชื่อบุคคล (Roster Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงชื่อบุคคลที่ดำรงตำแหน่งทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการติดต่อประสานงานและให้บริการ

ขั้นตอนและข้อเสนอแนะนำในการเขียนแผนภูมิ

• • รวบรวมหน้าที่ต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้ในการแบ่งงาน

  • จัดประเภทของงาน งานที่คล้ายกันให้อยู่แผนกและฝ่ายเดียวกัน

  • กำหนดตำแหน่งงานโดยคำนึงถึงอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ และความสำคัญของาน

  • กำหนดชนิดของแผนภูมิ

  • เขียนชื่อเรื่องของแผนภูมิ อันประกอบด้วย

- ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อองค์การนั้น ๆ

- ชื่อของแผนภูมิตามกิจกรรม เช่น "แผนภูมิแสดงแบ่งส่วน ราชการ" "แผนภูมิสายทางเดินของงาน" ฯลฯ

- ใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า แทนหน่วยงาน หรือตำแหน่ง หรือบุคคล และควรมีขนาดเท่ากันโดยกำหนดตำแหน่งสูงสุดให้รูปใหญ่กว่าตำแหน่งรอง ๆ ลงไป

- จัดรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าให้ตำแหน่งสูงต่ำลดหลั่นตามสายงานการบังคับบัญชา หน่วยงานใดที่มีความสำคัญมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน ก็ให้อยู่ในระดับเดียวกัน

- ลากเส้นสายการบังคับบัญชาผ่านรูปสี่เหลี่ยม ใช้เส้นตรงตามขวางและตามยาวขีดเชื่อมโยงแทนสายการบังคับบัญชา และไม่ควรลากผ่านทะลุรูปสี่เหลี่ยมแทนที่หน่วยงานหรือบุคคลเป็นอันขาด

- พวกที่ทำหน้าที่ปรึกษา (Staff) ให้เขียนไว้ต่างหากตามระดับของหน่วยงานที่ให้คำปรึกษาถ้ามีอยู่หน่วยเดียวให้เขียนไว้ทางซ้ายมือ

- การเขียนเส้นสายการบังคับบัญชาตามข้อ 8 ให้ใช้เส้นทึบหนา หรือเส้นหนักแทนสายการบังคับบัญชาโดยตรงในหน้าที่หลัก ส่วนหน่วยงานที่ปรึกษาให้ใช้เส้นบางหรือจุดไข่ปลาแทน