การจัดแผนกงาน (Departmentation)

การจัดแผนกงาน หมายถึง การรวมกลุ่มกิจกรรมต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยการรวมกิจกรรมที่คล้ายกัน และเหมาะสมที่จะนำมาปฏิบัติ ในกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกันเป็นกลุ่ม แผนก หรือหน่วยงาน หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะใช้สำหรับการจัดแผนกงาน มีดังนี้

• การจัดแผนกงานตามหน้าที่ (Departmentation by Function)การจัดแผนกงานตามหน้าที่นี้ เป็นการจัดองค์การที่เป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง และหน้าที่หลัก ส่วนใหญ่แผนกต่าง ๆ จะมีก็คือ หน้าที่ทางด้านการผลิต การขายและการเงิน ธงชัย สันติวงษ์ (2537) ได้กล่าวถึงข้อดีและข้อเสีย ของแต่ละแบบการจัดแผนกงานไว้ตามตารางข้างล่าง ต่อไปนี้

• ข้อดีการจัดแผนกงานตามหน้าที่

• 1.เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กในระยะเริ่มแรก

• 2.เป็นการจัดที่ถูกต้องตามเหตุผลในเรื่องของหน้าที่หลัก

• 3.เมื่อเกิดปัญหาขึ้นระหว่างผู้บริหารในแต่ละหน้าที่ก็จะสามารถทำการประสานงานให้ทุกอย่างเป็นไปโดยสอดคล้องกัน

• 4. ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของการแบ่งอาชีพตามความถนัด

ข้อเสียการจัดแผนกงานตามหน้าที่

1.ไม่เหมาะสมกับธุรกิจที่มีการขยายตัว

2.การทำงานของทุกกลุ่มไม่สามารถเน้นถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยส่วนรวมได้

3.การประสานงานติดต่อระหว่างหน้าที่ต่างๆเป็นไปได้ยาก

4.ไม่เปิดโอกาสให้มีการฝึกฝนตัวผู้บริหารในระดับรองลง และไม่มีโอกาสเรียนรู้งานของส่วนต่างๆ

• การจัดแผนกงานตามประเภทผลิตภัณฑ์ (Departmentation by Product) การจัดแผนกแบบนี้มักจะใช้ในการจัดแผนกงานขององค์การธุรกิจขนาดใหญ่มีกระบวนการในการปฏิบัติงานซับซ้อน องค์การธุรกิจผลิตสินค้าหลายอย่าง ถ้าจะใช้การจัดแผนกงานตามหน้าที่ก็จะทำให้แต่ละแผนกมีงานมากเกินไป การดูแลผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างอาจดูแลไม่ทั่วถึง การขยายงานก็จะมีปัญหาอย่างมาก ทำให้องค์การธุรกิจขาดความคล่องตัวในการดำเนินงานและเสียโอกาสในการแสวงหาผลประโยชน์กับองค์การได้

• ข้อดีการจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์

• 1.เหมาะสมกับองค์การที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

• 2.ช่วยให้ผู้บริหารสูงสุดสามารถมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานตามหน้าที่ต่างๆให้กับผู้บริหารของหน่วยได้

• 3.ช่วยให้ประเภทสินค้าต่างๆได้รับความสนใจเต็มที่ 4.ช่วยให้ผู้ทำงานในหน้าที่ต่างๆมีโอกาสฝึกฝนความรู้ความสามารถของตน ในส่วนที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างได้อย่างดี

• ข้อเสียการจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์

• 1.เกิดปัญหาในเรื่องของการประสานงานในองค์การ

• 2.หน่วยต่างๆที่แบ่งแยกตามผลิตภัณฑ์มีอำนาจมากเกินไป

• การจัดแผนกงานตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ (Departmentation by Territory) การจัดแผนกโดยแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรืออาณาเขตนี้โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือทำเลที่ตั้งที่กิจการจะต้องเข้าไปดำเนินการในพื้นที่นั้น ๆ เป็นสำคัญ และจะถูกนำมาใช้จัดแผนกงานสำหรับองค์การธุรกิจ ที่อาณาเขตการขายกว้างขวางและธุรกิจอยู่ในสภาวะที่มีการแข่งขันสูง

• ข้อดีการจัดแผนกงานตามพื้นที่ภูมิศาสตร์

• 1.ช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการ ทั้งทางด้านการผลิตและการขายรวมทั้งค่าขนส่ง

• 2.แก้ไขปัญหาในเรื่องของการติดต่อภายในของบริษัท

• 3.ช่วยให้มีการฝึกฝนและพัฒนาตัวผู้บริหารใหม่ๆได้เป็นอย่างดี

• 4. ช่วยให้ทราบถึงความต้องการของท้องถิ่นได้ดีกว่า จึงเกิดจุดแข็งทางการตลาดได้

• ข้อเสียการจัดแผนกงานตามพื้นที่ภูมิศาสตร์

• 1.ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นในเรื่องของการประสานงานและการคมนาคม

• 2.เกิดปัญหาเรื่องของการประสานงานในองค์การ

• 3.หน่วยต่างๆที่แบ่งแยกตามพื้นที่อาจจะมีอำนาจมากเกินไป

• 4.ขาดโอกาสฝึกความชำนาญเฉพาะด้านตามอาชีพเฉพาะอย่าง

• การจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต (Departmentation by Process) การแบ่งกิจกรรมออกเป็นกลุ่มตามขั้นตอน กระบวนการผลิต หรือกระแสการไหลของงาน เช่น กิจการหนังสือพิมพ์เชียงใหม่นิวส์อาจจะมีการจัดแผนกศิลป์ทำหน้าที่ออกแบบรูปเล่ม์ แบบหน้าโฆษณา แบบตัวอักษร แผนกพิมพแผนกสต๊อก แผนกจัดส่งสินค้า ฯลฯ

• ข้อดีการจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต

• 1. ช่วยให้เกิดผลดีจากการแบ่งงานกันทำตามความถนัด

• 2. สะดวกและง่ายที่จะนำมาใช้ในระดับต่ำขององค์การ

• ข้อเสียการจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต

• 1.การประสานงานระหว่างแผนกทำได้ยาก

• การจัดแผนกงานตามหรือลูกค้า (Departmentation by Customer) เป็นวิธีจัดแผนกงานอีกอย่างหนึ่งที่องค์การธุรกิจจะให้ความสำคัญแก่กลุ่มลูกค้า เพราะสินค้าที่องค์การผลติออกมานั้นอาจตอบสนองความต้องการของผู้บริโภตแตกต่างกัน เนื่องจากพฤติกรรมของกลุ่มลูกค้าที่จะซื้อสินค้านั้นแตกต่างกัน

• ข้อดีการจัดแผนกงานตามลูกค้า

• 1.ช่วยให้สามารถสนองความต้องการของลูกค้ากลุ่มต่างๆได้ดี

• 2. เป็นการพัฒนาให้มีผู้เชี่ยวชาญและความชำนาญในการขายสินค้าให้กับกลุ่มลูกค้าแต่ละกลุ่ม

• ข้อเสียการจัดแผนกงานตามลูกค้า

• 1.การประสานงานของแต่ละหน่วยงานจะเกิดขึ้นได้ยาก เพราะต่างฝ่ายต่างแข่งขันกัน

• 2. การจัดแบ่งกลุ่มผู้บริโภคอาจทำได้ยาก หากผู้บริโภคบางรายประกอบธุรกิจหลายประเภท

• 3. หากมีการเปลี่ยนแปลงในกลุ่มของลูกค้าอาจจะทำให้การทำงานของบางแผนกน้อยลงไปหรือไม่มีงานทำเลยก็ได้