การมอบหมายงาน หมายถึง การกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ (Assignment of Responsibility and Authority ) โดยตัวผู้บังคับบัญชาให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา = การกระจายงานในหน้าที่, ความรับผิดชอบ (Responsibility) และอำนาจในการตัดสินใจ (Authority) ภายในขอบเขตที่กำหนดให้ผู้ร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาไปปฏิบัติ (ศิริพร พงศ์ศรีโรจน์, 2543)
ในการจัดองค์การจะเห็นได้ว่า ในการปฏิบัติงานในสายการบังคับบัญชาจะต้องมีการสั่งงานตามลำดับขั้นโดยมีการมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ เพื่อให้งานนั้นมีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานมักจะมีความยุ่งยากในการปฏิบัติเพราะการตัดสินใจมอบหมายงาน และอำนาจหน้าที่เป็นสิ่งที่ผู้บริหารชั้นสูงจะต้องปฏิบัติ และคัดเลือกบุคคลที่ตนคิดว่ามีความสามารถเข้ามาช่วยงาน การมอบหมายงานจะมีการมอบหมายงานตามลำดับขั้น เช่น จากประธานกรรมการไปยังผู้จัดการ หัวหน้าหน่วยงาน ฯลฯ กระบวนการในการมอบหมายงาน มีลำดับขั้น ดังต่อไปนี้
- การพิจารณาจะคิดถึงผลที่คาดว่าจะได้รับจากงาน
- การจัดแบ่งงานตามความเหมาะสม
- การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้แต่ละบุคคล ที่คิดว่าจะทำให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ได้
- พยายามจัดการให้ทุกคนทำงาน โดยมีความรับความรับผิดชอบต่องานที่ทำ เพื่อจะได้บรรลุ ความสำเร็จของงานนั้น
ขนาดของการมอบหมายงาน การที่ผู้บังคับบัญชาจะมีความเต็มใจที่จะมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับปัจจัย เหล่านี้ คือ
สภาพบรรยากาศ หรือวัฒนธรรมขององค์การถ้าองค์การถือวิธีปฏิบัติงานในลักษณะที่เป็นประชาธิปไตยมักมีการมอบหมาย งานให้ผู้ที่ทำงานระดับต่ำได้มีโอกาสตัดสินใจด้วยตนเองมาก ตรงข้ามกับองค์การที่ใช้วิธีการควบคุมอย่างมากจะมีการจำกัดการตัดสินใจไว้ที่ผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
ลักษณะของงานที่ทำ งานบางอย่างที่ค่อนข้างยากและมีความสำคัญที่ต้องใช้ความรอบคอบ หรืองานบางอย่าง ถ้ามีการตัดสินใจที่ผิดพลาดแล้วจะก่อความเสียหายมหาศาลให้แก่กิจการนั้นผู้บริหารจะสงวนไว้ตัดสินใจเอง แต่หากงานนั้นมีลักษณะค่อนข้างง่าย เหมาะสมที่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะทำแทนได้ ผู้บริหารก็จะมอบหมายให้บุคคลอื่นทำแทนได้
ลักษณะพฤติกรรมของผู้บริหาร กรณีผู้บริหารเป็นบุคคลที่มีแนวความคิดสมัยใหม่ หรือสมัยเก่า ถ้าเป็นผู้บริหารสมัยเก่า การปฏิบัติงานจะยึดหลักของการรวมอำนาจ (Centralization)คือจะยึดถือแนวความคิดของตนเป็นเรื่องสำคัญ แต่ผู้บริหารสมัยใหม่จะใช้หลักของการกระจายอำนาจ(Decentralization) คือผู้บริหารมีความเต็มใจที่จะยอมมอบอำนาจให้ผู้อื่นกระทำผิดได้บ้าง และเป็นผู้บริหารที่ใจกว้างยอมรับฟังความคิดเห็นของบุคคลอื่นได้บ้าง
ศิลปของการมอบหมายงาน ผู้บังคับบัญชาจะสามารถมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ จะต้องมีศิลปของการมอบหมายงานโดยจะต้องพยายามทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นศิลปของการมอบหมายงานของผู้บังคับบัญชาแต่ละคนจึงขึ้นอยู่กับทัศนคติส่วนบุคคล (Personel Attitudes) ของผู้บังคับบัญชาเอง อันได้แก่
- ยอมรับความคิดเห็นของผู้ใต้บังคับบัญชาเพียงใด
- เต็มใจที่จะมอบหมายอำนาจในการตัดสินใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเพียงใด
- เต็มใจที่จะเปิดโอกาสให้บุคคลอื่นกระทำความผิดได้
- เต็มใจที่จะกำหนดขอบเขต ความรับผิดชอบและมีการควบคุมงานที่เหมาะสม
ประโยชน์ของการมอบหมายงาน จะก่อให้เกิดประโยชน์ 3 ประการใหญ่ๆ ดังนี้
1. ช่วยลดภาระของผู้บริหารระดับสูง
2. ช่วยในการพัฒนาผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
3. เป็นการสร้างขวัญที่ดีให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน
ข้อมูล :
อาจารย์สุวิทย์ แย้มเผื่อน หลักการจัดการ
ศูนย์ตำราอาจารย์นิมิต จิระสันติการ
ภาควิชาบริหารสาธารณสุข - คณะสาธารณสุขศาสตร์ มหาวิทยาลัย ขอนแก่น