ПЗ №20. Створення бази даних у вигляді декількох таблиць
Мета: формувати практичні уміння створювати та модифікувати структуру таблиць засобами СУБД MSAccess, зв'язувати таблиці, заповнювати таблиці даними, формування навиків самостійної роботи студентів.
Завдання
зробіть на своєму комп'ютері базу даних "Бібліотека", що містить інформацію про книги, взятих читачами в бібліотеці.
База даних повинна містити наступну інформацію:
1) Таблицю «Читач», що містить наступну інформацію про читачів: Прізвище, Ім'я, Домашня адреса, Номер паспорта, Телефон.
2) Таблицю «Видача», що містить інформацію про книги, взятих читачами в бібліотеці: Дата видачі, Дата повернення, Рейтинг.
3) Таблицю «Книги», що містить інформацію про книги: Назва книги, Автор, Рік видання, Число сторінок, Ціна.
4) Таблицю «Видавництва», що містить інформацію про видавців: Найменування видавництва, Місто, Телефон, E-mail, Сайт видавництва.
В результаті виконання практичної роботи студент повинен
знати:
поняття бази даних
поняття таблиці, поля, запису;
типи даних в середовищі MS Access;
способи створення таблиць;
поняття ключового поля;
значення і типи зв'язків;
способи заповнення таблиць даними;
вміти:
створювати та модифікувати таблиці у середовищі MS Access;
встановлювати ключові поля;
вводити дані в базу, дотримуючись обмежень цілісності;
зв'язувати таблиці із забезпеченням цілосності даних.
Завдання та критерії оцінювання
На оцінку "3" запишіть у зошит теорію, що подана нижче
На оцінку "4" зробіть на своєму комп'ютері базу даних "Бібліотека"(відео 1) і зв'яжіть її (відео 2)
На оцінку "5" зробіть базу даних і запишіть теорію у зошит
СУБД Microsoft Access 2010. Характеристика та інтерфейс програми
Система управління базами даних – це комплекс програмних і мовних засобів, необхідних для структуризації інформації, розміщення її в таблицях, обробки баз даних і підтримки їх в актуальному стані. Основні функції СУБД — це визначення даних (опис структури баз даних), обробка даних і управління даними.
Реляційна база даних є множиною взаємозв'язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу.
Таблиця – регулярна структура, що складається із кінцевого набору одно типових записів.
Microsoft Access є настільною СУБД реляційного типу, яка має всі необхідні засоби для виконання перерахованих вище функцій. Перевагою Microsoft Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, який дозволяє не тільки створювати власну базу даних, але і розробляти прості і складні додатки.
У файлі бази даних Microsoft Access використовують такі типи об’єктів:
· таблиці для зберігання даних;
· запити для пошуку та виявлення необхідних даних;
· форми для перегляда, додавання і зміни даних в таблицях;
· звіти для аналізу і друку даних у певному форматі.
Microsoft Access 2010 зберігає всі об’єкти бази даних в одному файлі (з розширенням .accdb), хоча і розподіляє їх по різних таблицях. Можна створити скільки завгодно таблиць, використовуючи описані нижче правила.
Основою бази даних є таблиці, в яких зберігаються дані про сутності предметної області. Існує декілька способів створення таблиць Microsoft Access 2010:
створення нової порожньої таблиці;
створення таблиці на основі списку на вузлі SharePoint;
створення таблиці за допомогою імпорту зовнішніх даних;
створення таблиці за допомогою конструктора.
Для створення нов
ої порожньої таблиці потрібно вибрати на другій вкладці стрічки Создание пункт Таблица. На екрані з’явиться порожня таблиця з двома стовбцями: Код іДобавить поле. Поле Код вміщує в себе унікальний номер кожного рядка цієї таблиці і заповнюється автоматично по мірі додавання записів в таблицю. Для стовпця Добавить поле привласнюється своє ім’я.
Кожне поле характеризується такими властивостями:
· довжина — кількість даних у символах. Від довжини поля залежить, які дані можуть міститися в ньому;
· ім'я — ідентифікатор даних. В одній базі даних не може бути двох полів з однаковими іменами. Крім того, усередині імені забороняється використовувати символи!,.,[,]';
· тип даних — характеристика даних, від якої залежить перелік операцій, які можна застосовувати до даного поля.
Серед типів даних Access є спеціальний тип – Счетчик. В поле цього типу Access автоматично нумерує рядки таблиці у зростаючій послідовності. Редагувати значення такого поля неможна.
Для більш детальної розробки таблиці з встановленням визначених властивостей полів слід використовувати створення таблиці за допомогою конструктору. В режимі Конструктора таблиць задаються імена, типи і властивості полів для таблиці. Кожний рядок в стовбці Тип даних є полем зі списком, елементами якого є типи даних Access. Тип поля визначається характером даних, що до нього заносяться.
Програма підтримує роботу з такими типами даних
Текстові — для запису даних у вигляді одного рядка алфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 256 символів.
Поле MEMO — для запису даних у вигляді багатьох рядків алфавітно-цифрових комбінацій (тексту), довжиною до 65 535 символів.
Числовий — для запису даних у вигляді числа будь-якого типу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису чисел: ціле, дійсне, дробове, з плаваючою комою тощо).
Дата/час — для запису даних у вигляді дат і/або часу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису дат та часу).
Грошовий — для запису даних у вигляді числа в грошових одиницях (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису у доларах, гривнях або будь-якій іншій поширеній валюті).
Лічильник — для запису даних у вигляді числа, що вводиться автоматично (з уведенням кожного нового запису таке число нарощується на 1).
Логічний — для запису даних у вигляді логічного виразу, що може набувати одного з двох значень true (істина) або false(хиба) і застосовується в логічних операціях. Довжина такого поля — 1 байт.
Поле об'єкта OLE — для запису даних у вигляді об'єктів, які можуть містити файли малюнків, звукові файли, файли відео-кліпів тощо.
Гіперпосилання — для запису даних у вигляді посилання з одного об'єкта на інший (гіперпосилання може вказувати на веб-сторінку, адресу електронної пошти, зовнішній файл з документом Microsoft Office. Наприклад, файли таблиць MS Excel, файли документів MS Word).
Вычисляемое поле — Обирається, коли необхідно заповнення результатами розрахунку формули, яка використовує одне або декілька полів у тій же таблиці
Мастер подстановок — Обирається у тому випадку, коли потрібно в одній таблиці відобразити зміст іншої таблиці
Кожне поле має індивідуальний набір властивостей, за якими можна встановити, як повинні зберігатися, відображатися і оброблятися дані. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Для визначення властивостей поля використовується бланк Свойства поля у нижній частині вікна конструктора таблиць
Переглянути відео про створення БД "Бібліотека"
Відео 1
Внесіть зміни за рекомендаціями у відео:
1) Встановіть первинні ключові поля у таблиці.
2) Встановіть зовнішні ключі у таблиці.
3) Додайте зв'язки до таблиць у схему даних.
4) Заповніть таблиці даними. Скористайтеся файлом Дані.xlsx. Для копіювання даних виділіть весь стовпчик в таблиці Excel, скопіюйте і вставте в Access, виділивши заголовок поля
5) Таблицю "Видача" заповніть на свій розсуд не менше 10 записів.
Відео 2
Ключі
Поля, які використовуються для зв'язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів. Існують два типи ключів:
Первинний ключ. Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів – унікальних ідентифікаторів для кожного запису, який зберігається в таблиці. Часто первинний ключ містить унікальний ідентифікаційний номер (наприклад, номер ідентифікатора), серійний номер або код. Наприклад, існує таблиця "Книги", у якій кожна книга має унікальний номер, таблиця "Читач" у якій кожен читач має унікальний код читача.
Зовнішній ключ. Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці. Наприклад, у таблиці "Видача", кожна видача книги має код книги, що відповідає запису в таблиці "Книга" і код читача, що відповідає первинному ключу із таблиці "Читач".
Відповідність значень у полях ключів формує основу зв'язків таблиць. Зв'язок таблиць використовується для об'єднання даних із пов'язаних таблиць.
Встановлення та змінення первинного ключа
Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити або змінити первинний ключ. На вкладці Главная у групі Режимы натисніть кнопку Вид і виберіть пункт Конструктор.
На бланку таблиці виберіть поле або поля, які слід використовувати як первинний ключ. Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля. Щоб вибрати кілька полів, клацніть маркер виділення рядка для кожного поля, утримуючи клавішу CTRL.
На вкладці Конструктор у групі Сервис натисніть кнопку Ключове поле. Ліворуч від поля або полів, указаних як первинний ключ, відобразиться індикатор ключа.
У разі збереження нової таблиці, у якій не встановлено первинний ключ, програма Access запропонує створити нове поле для первинного ключа. Якщо натиснути кнопку Так, програма Access створить поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", щоб кожний запис мав унікальне значення. Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні, поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.
Що таке поле підстановки?
Поле підстановки – це поле в таблиці, значення якого видобуваються з іншої таблиці або запита. За можливості поля підстановки потрібно створювати за допомогою майстра підстановок. Він спрощує процес, автоматично заповнює відповідні властивості поля та створює належні зв’язки в таблиці.
Створення поля підстановки в режимі конструктора
Відкрийте таблицю в режимі Конструктора.
У першому доступному пустому рядку клацніть клітинку в стовпці Ім’я поля, а потім введіть ім’я поля підстановки.
У стовпці Тип даних клацніть стовпець цього рядка, натисніть стрілку, а потім виберіть у розкривному списку пункт Майстер підстановок.
Примітка Залежно від вибраних параметрів майстер підстановок створює списки трьох типів: поля підстановки, поля зі списком значень і багатозначні поля.
Виконайте в майстрі такі дії:
На першій сторінці виберіть параметр У полі підстановки мають бути значення з іншої таблиці чи запиту та клацніть Далі.
На другій сторінці виберіть таблицю або запит зі значеннями та клацніть Далі.
На третій сторінці виберіть одне або кілька полів і клацніть Далі.
На четвертій сторінці виберіть порядок сортування для полів, що відображатимуться зі списками, і клацніть Далі.
На п’ятій сторінці налаштуйте ширину стовпця, щоб значення легко читалися, після чого клацніть Далі.
На шостій сторінці введіть нове або залиште наявне ім’я поля, виберіть Активувати цілісність даних, потім – Каскадне видалення або Обмежити видалення, після чого клацніть Готово.
Збережіть внесені зміни.
Міжтабличні зв'язки
Зв’язок в Access дає змогу об’єднати дані з двох різних таблиць. Кожний зв’язок складається з полів у двох таблицях із відповідними даними. Наприклад, таблиці "Видавництво" та "Книги" можуть мати однакове поле "Код видавництва". Кожен запис у таблиці "Книги" має код у відповідному полі, який відповідає запису в таблиці "Видавництво" з таким самим кодом.
Якщо ви використовуєте пов’язані таблиці в запиті, зв’язок дає Access змогу визначити, які записи з кожної таблиці слід поєднувати в наборі результатів. Крім того, зв’язок може допомогти запобігти втраті даних, не допускаючи усунення видалених даних із синхронізації. Це називається цілісністю зв’язків.
Встановлюються зв'язки за допомогою кнопки «Схема даних» на стрічці "Робота з базами даних" . Відкрийте вікно «Схема даних». Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається вікно «Додавання таблиці», на вкладці «Таблиці» вибираються таблиці, між якими створюються зв'язки.
Існує три типи зв'язків: «один-до-одного» - кожен запис таблиці А не може бути зв'язана більш, ніж з одним записом таблиці Б, «один-до-багатьох» - один запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б и «багато-до-багатьох» - кожен запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б, а кожен запис у таблиці Б може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці А.
Примітки.:
Створення зв’язку "один-до-одного" . Обидва спільні поля (зазвичай, поля первинного та зовнішнього ключів) мусять мати унікальний індекс. Це означає, що для властивостей Індексованоцих полів потрібно встановити значення Так (без повторень). Якщо обидва поля мають унікальні індекси, в Access створюється зв’язок ''один-до-одного''.
Створення зв’язку "один-до-багатьох" . Поле на стороні зв’язку ''один'' (зазвичай, первинний ключ) мусить мати унікальний індекс. Це означає, що для властивості Індексовано цього поля потрібно встановити значення Так (без повторень). Поле на стороні ''багато'' не має мати унікальний індекс. Таке поле може мати індекс, але він має підтримувати повторення. Це означає, що властивість Індексовано мусить мати значення Ні або Так (повторення дозволені). Коли одне поле має унікальний індекс, а друге поле такого індексу не має, в Access створюється зв’язок ''один-до-багатьох''.
Заповнення таблиць даними
З таблицями можна працювати у двох режимах — таблиці й конструктора.
У режимі таблиці можна переглядати, додавати й змінювати дані. Можна також додавати або видаляти стовпці таблиці, змінювати їхню ширину, порядок, розташування, вид і колір шрифту. Можна перевіряти орфографію й друкувати таблицю, а також сортувати дані й проводити вибірки за допомогою фільтрів.
У режимі конструктора можна створити нову таблицю або змінити поля старої таблиці. Перехід з режиму таблиці в режим конструктора й навпаки проводиться за допомогою кнопки Режим , (вкладка Главная, група Режимы).
Усі записи таблиці бази даних можна імпортувати з інших баз даних, а також з файлів Excel або текстових файлів.
При створенні таблиць необхідно дотримуватися наступних правил:
усі внесені в базу даних таблиці повинні бути нормалізовані;
кожна таблиця повинна мати ключ;
дані в таблиці бажано вносити після встановлення зв’язку між ними, тобто після створення схеми бази даних; у випадку проблем із внесенням інформації, необхідно повернутися до початкового етапу створення таблиці й перевірити правильність встановлення типу полів.
Слід урахувати, що значення імені поля однозначно ідентифікує поле, як для користувача, так і для програми MS Access. Імена полів повинні бути унікальними, інформативними, лаконічними та можуть бути довжиною від 1 до 64 символів, включаючи букви, цифри, пробіли й спеціальні символи ( крім коми, знака оклику, квадратних дужок і знаків наголосу). Ім'я поля не може починатися із пробілу.