ПЗ 7 Створення бази даних у середовищі MS Access, робота з таблицями. Типи даних.

Мета: формувати практичні уміння створювати та модифікувати структуру таблиці засобами СУБД MS Access, заповнювати таблиці даними, формування навиків самостійної роботи студентів.

В результаті виконання практичної роботи студент повинен

знати:

· поняття бази даних

· поняття таблиці, поля, запису;

·· призначення та основні функції MS Access;

· типи даних в середовищі MS Access;

· способи створення таблиць засобами MS Access;

вміти:

· завантажувати програму MS Access;

· створювати таблиці у середовищі MS Access;

· вводити дані в базу, редагувати та вилучати їх, дотримуючись обмежень цілісності;

Завдання та критерії оцінювання:

2. На оцінку "3" запишіть у зошит теорію, що подана нижче

3. На оцінку "4" зробіть на своєму комп'ютері базу даних "Бібліотека", що  містить інформацію про книги, взятих читачами в бібліотеці.

База даних повинна містити наступну інформацію:

1) Таблицю «Читач», що містить наступну інформацію про читачів: Прізвище, Ім'я, Домашня адреса, Номер паспорта, Телефон.

2) Таблицю «Видача», що містить інформацію про книги, взятих читачами в бібліотеці: Дата видачі, Дата повернення, Рейтинг.

3) Таблицю «Книги», що містить інформацію про книги: Назва книги, Автор, Рік видання, Число сторінок, Ціна.

4) Таблицю «Видавництва», що містить інформацію про видавців: Найменування видавництва, Місто, Телефон, E-mail, Сайт видавництва.

4. На оцінку "5" зробіть базу даних і запишіть теорію у зошит

СУБД Microsoft Access 2010. Характеристика та інтерфейс програми

Система управління базами даних – це комплекс програмних і мовних засобів, необхідних для структуризації інформації, розміщення її в таблицях, обробки баз даних і підтримки їх в актуальному стані. Основні функції СУБД — це визначення даних (опис структури баз даних), обробка даних і управління даними.

Реляційна база даних є множиною взаємозв'язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу.

Таблиця – регулярна структура, що складається із кінцевого набору одно типових записів.

Microsoft Access є настільною СУБД реляційного типу, яка має всі необхідні засоби для виконання перерахованих вище функцій. Перевагою Microsoft Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, який дозволяє не тільки створювати власну базу даних, але і розробляти прості і складні додатки.

У файлі бази даних Microsoft Access використовують такі типи об’єктів:

·        таблиці для зберігання даних;

·        запити для пошуку та виявлення необхідних даних;

·        форми для перегляда, додавання і зміни даних в таблицях;

·        звіти для аналізу і друку даних у певному форматі.

Microsoft Access 2010 зберігає всі об’єкти бази даних в одному файлі (з розширенням .accdb), хоча і розподіляє їх по різних таблицях. Можна створити скільки завгодно таблиць, використовуючи описані нижче правила.

Розглянемо нові покращені властивості Access 2010.

Одним з основних нових властивостей є вкладка Файл і вікно представлення Backstage, що пов’язано з нею.

За допомогою панелі вікна представлення Backstage можна: відкривати нові файли, отримувати доступ до файлів, що недавно використовувались, зберігати і виводити на друк документи, закривати додатки, що виконуються та інше.

Для зміни налаштування стрічки достатньо перейти до вікна представлення Backstage, відкрити вікно Параметры Access і обрати вкладку Настройка ленты. У вікні, що з’явиться, можна створювати нові вкладки і налаштовувати вже існуючі шляхом додавання і перестановки кнопок у відповідних групах стрічки.

Основою бази даних є таблиці, в яких зберігаються дані про сутності предметної області. Існує декілька способів створення таблиць Microsoft Access 2010:

Для створення нов

ої порожньої таблиці потрібно вибрати на другій вкладці стрічки Создание пункт Таблица. На екрані з’явиться порожня таблиця з двома стовбцями: Код і Добавить поле. Поле Код вміщує в себе унікальний номер кожного рядка цієї таблиці і заповнюється автоматично по мірі додавання записів в таблицю. Для стовпця Добавить поле привласнюється своє ім’я.

Кожне поле характеризується такими властивостями:

· довжина — кількість даних у символах. Від довжини поля залежить, які дані можуть міститися в ньому;

· ім'я — ідентифікатор даних. В одній базі даних не може бути двох полів з однаковими іменами. Крім того, усередині імені забороняється використовувати символи!,.,[,]';

· тип даних — характеристика даних, від якої залежить перелік операцій, які можна застосовувати до даного поля.

Серед типів даних Access є спеціальний тип – Счетчик. В поле цього типу Access автоматично нумерує рядки таблиці у зростаючій послідовності. Редагувати значення такого поля неможна.

Для більш детальної розробки таблиці з встановленням визначених властивостей полів слід використовувати створення таблиці за допомогою конструктору. В режимі Конструктора таблиць задаються імена, типи і властивості полів для таблиці. Кожний рядок в стовбці Тип даних є полем зі списком, елементами якого є типи даних Access. Тип поля визначається характером даних, що до нього заносяться.

Програма підтримує роботу з такими типами даних

Текстові — для запису даних у вигляді одного рядка алфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 256 символів.

Поле MEMO — для запису даних у вигляді багатьох рядків алфавітно-цифрових комбінацій (тексту), довжиною до 65 535 символів.

Числовий — для запису даних у вигляді числа будь-якого типу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису чисел: ціле, дійсне, дробове, з плаваючою комою тощо).

Дата/час — для запису даних у вигляді дат і/або часу (про­грамою пропонується широкий вибір форматів для запису дат та часу).

Грошовий — для запису даних у вигляді числа в грошових одиницях (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису у доларах, гривнях або будь-якій іншій поширеній валюті).

Лічильник — для запису даних у вигляді числа, що вводить­ся автоматично (з уведенням кожного нового запису таке число нарощується на 1).

Логічний — для запису даних у вигляді логічного виразу, що може набувати одного з двох значень true (істина) або false (хиба) і застосовується в логічних операціях. Довжина такого поля — 1 байт.

Поле об'єкта OLE — для запису даних у вигляді об'єктів, які можуть містити файли малюнків, звукові файли, файли відео-кліпів тощо.

Гіперпосилання — для запису даних у вигляді посилання з одного об'єкта на інший (гіперпосилання може вказувати на веб-сторінку, адресу електронної пошти, зовнішній файл з документом Microsoft Office. Наприклад, файли таблиць MS Excel, файли документів MS Word).

Вычисляемое поле —  Обирається, коли необхідно заповнення результатами розрахунку формули, яка використовує одне або декілька полів у тій же таблиці

Мастер подстановок — Обирається у тому випадку, коли потрібно в одній таблиці відобразити зміст іншої таблиці

Кожне поле має індивідуальний набір властивостей, за якими можна встановити, як повинні зберігатися, відображатися і оброблятися дані. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Для визначення властивостей поля використовується бланк Свойства поля у нижній частині вікна конструктора таблиць

Загальні властивості полів

Размер поля — Визначається тільки для текстових і Memo-полів, вказує максимальну кількість символів в даному полі. За замовчуванням довжина текстового поля складає 50 символів

Формат поля — Визначається для полів числового, грошового типів, полів типу Счетчик і Дата/Время. Вибирається один з форматів представлення даних

Число десятичныхзнаков — Визначає кількість розрядів в дробовій частині числа

Маска ввода — Визначає шаблон для введення даних

Подпись поля — Містить напис, що може бути виведена рядом з полем в формі або звіті (даний напис може містити пояснюючі відомості)

Значение по умолчанию — Містить значення, що встановлюється за замовчання даному полі таблиці

Условие на значение — Визначає множину значень, які користувач може вводити в це поле при заповненні таблиці. Ця властивість дозволяє уникнути введення недопустимих у даному полі значень

Сообщение об ошибке — Визначає повідомлення, яке з’являється на екрані у випадку введення неприпустимого значення

Обязательное поле — Установка, що вказує на то, що дане поле потребує обов’язкового заповнення для кожного запису

Пустые строки — Установка, яка визначає, чи допускається введення в дане поле порожніх рядків

Индексированное поле — Визначає прості індекси для прискорення пошуку записів