ПЗ 8 Ключові поля. Схема даних. Заповнення бази даних.

Завдання та критерії оцінювання:

1. Переглянути відео про створення БД "Бібліотека"

2. На оцінку "3" запишіть у зошит теорію, що подана нижче

3. На оцінку "4"  Відкийте базу даних "Бібліотека", внесіть зміни за рекомендаціями у відео: 

1) Встановіть первинні ключові поля у таблиці.

2) Встановіть зовнішні ключі у таблиці.

3) Додайте зв'язки до таблиць у схему даних.

4) Заповніть таблиці даними. Скористайтеся файлом Дані.xlsx

5) Таблицю "Видача" заповніть на свій розсуд не менше 10 записів.

4. На оцінку "5" зробіть всі завдання і запишіть теорію у зошит

Ключі

Поля, які використовуються для зв'язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів. Існують два типи ключів:

Первинний ключ. Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів – унікальних ідентифікаторів для кожного запису, який зберігається в таблиці. Часто первинний ключ містить унікальний ідентифікаційний номер (наприклад, номер ідентифікатора), серійний номер або код. Наприклад, існує таблиця "Книги", у якій кожна  книга має унікальний  номер, таблиця "Читач" у якій кожен читач має унікальний код читача.

Встановлення та змінення первинного ключа

1. Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити або змінити первинний ключ. На вкладці Главная у групі Режимы натисніть кнопку Вид і виберіть пункт Конструктор.

2. На бланку таблиці виберіть поле або поля, які слід використовувати як первинний ключ. Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля. Щоб вибрати кілька полів, клацніть маркер виділення рядка для кожного поля, утримуючи клавішу CTRL.

3. На вкладці Конструктор у групі Сервис натисніть кнопку Ключове поле. Ліворуч від поля або полів, указаних як первинний ключ, відобразиться індикатор ключа.

4. У разі збереження нової таблиці, у якій не встановлено первинний ключ, програма Access запропонує створити нове поле для первинного ключа. Якщо натиснути кнопку Так, програма Access створить поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", щоб кожний запис мав унікальне значення. Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні, поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.

Що таке поле підстановки?

Поле підстановки – це поле в таблиці, значення якого видобуваються з іншої таблиці або запита. За можливості поля підстановки потрібно створювати за допомогою майстра підстановок. Він спрощує процес, автоматично заповнює відповідні властивості поля та створює належні зв’язки в таблиці.

Створення поля підстановки в режимі конструктора

Відкрийте таблицю в режимі Конструктора.

У першому доступному пустому рядку клацніть клітинку в стовпці Ім’я поля, а потім введіть ім’я поля підстановки.

У стовпці Тип даних клацніть стовпець цього рядка, натисніть стрілку, а потім виберіть у розкривному списку пункт Майстер підстановок.

Примітка Залежно від вибраних параметрів майстер підстановок створює списки трьох типів: поля підстановки, поля зі списком значень і багатозначні поля.

Виконайте в майстрі такі дії:

1. На першій сторінці виберіть параметр У полі підстановки мають бути значення з іншої таблиці чи запиту та клацніть Далі. 

2. На другій сторінці виберіть таблицю або запит зі значеннями та клацніть Далі. 

3. На третій сторінці виберіть одне або кілька полів і клацніть Далі. 

4. На четвертій сторінці виберіть порядок сортування для полів, що відображатимуться зі списками, і клацніть Далі. 

5. На п’ятій сторінці налаштуйте ширину стовпця, щоб значення легко читалися, після чого клацніть Далі. 

6. На шостій сторінці введіть нове або залиште наявне ім’я поля, виберіть Активувати цілісність даних, потім – Каскадне видалення або Обмежити видалення, після чого клацніть Готово. 

7. Збережіть внесені зміни.

Міжтабличні зв'язки

Зв’язок в Access дає змогу об’єднати дані з двох різних таблиць. Кожний зв’язок складається з полів у двох таблицях із відповідними даними. Наприклад, таблиці "Видавництво" та "Книги" можуть мати однакове поле "Код видавництва". Кожен запис у таблиці "Книги" має код  у відповідному полі, який відповідає запису в таблиці "Видавництво" з таким самим кодом.

Якщо ви використовуєте пов’язані таблиці в запиті, зв’язок дає Access змогу визначити, які записи з кожної таблиці слід поєднувати в наборі результатів. Крім того, зв’язок може допомогти запобігти втраті даних, не допускаючи усунення видалених даних із синхронізації. Це називається цілісністю зв’язків.

Встановлюються зв'язки за допомогою кнопки «Схема даних» на стрічці "Робота з базами даних" . Відкрийте вікно «Схема даних». Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається вікно «Додавання таблиці», на вкладці «Таблиці» вибираються таблиці, між якими створюються зв'язки.

Існує три типи зв'язків: «один-до-одного» - кожен запис таблиці А не може бути зв'язана більш, ніж з одним записом таблиці Б, «один-до-багатьох» - один запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б и «багато-до-багатьох» - кожен запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б, а кожен запис у таблиці Б може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці А.

Примітки.:

• Створення зв’язку "один-до-одного" . Обидва спільні поля (зазвичай, поля первинного та зовнішнього ключів) мусять мати унікальний індекс. Це означає, що для властивостей Індексованоцих полів потрібно встановити значення Так (без повторень). Якщо обидва поля мають унікальні індекси, в Access створюється зв’язок ''один-до-одного''.

• Створення зв’язку "один-до-багатьох" . Поле на стороні зв’язку ''один'' (зазвичай, первинний ключ) мусить мати унікальний індекс. Це означає, що для властивості Індексовано цього поля потрібно встановити значення Так (без повторень). Поле на стороні ''багато'' не має мати унікальний індекс. Таке поле може мати індекс, але він має підтримувати повторення. Це означає, що властивість Індексовано мусить мати значення Ні або Так (повторення дозволені). Коли одне поле має унікальний індекс, а друге поле такого індексу не має, в Access створюється зв’язок ''один-до-багатьох''.

Заповнення таблиць даними

З таблицями можна працювати у двох режимах — таблиці й конструктора. 

У режимі таблиці можна переглядати, додавати й змінювати дані. Можна також додавати або видаляти стовпці таблиці, змінювати їхню ширину, порядок, розташування, вид і колір шрифту. Можна перевіряти орфографію й друкувати таблицю, а також сортувати дані й проводити вибірки за допомогою фільтрів. 

У режимі конструктора  можна створити нову таблицю або змінити поля старої таблиці. Перехід з режиму таблиці в режим конструктора й навпаки проводиться за допомогою кнопки Режим , (вкладка Главная, група Режимы). 

Усі записи таблиці бази даних можна імпортувати з інших баз даних, а також з файлів Excel або текстових файлів.

 При створенні таблиць необхідно дотримуватися наступних правил:  

• усі внесені в базу даних таблиці повинні бути нормалізовані;  

• кожна таблиця повинна мати ключ;  

• дані в таблиці бажано вносити після встановлення зв’язку між ними, тобто після створення схеми бази даних;  у випадку проблем із внесенням інформації, необхідно повернутися до початкового етапу створення таблиці й перевірити правильність встановлення типу полів. 

Слід урахувати, що значення імені поля однозначно ідентифікує поле, як для користувача, так і для програми MS Access. Імена полів повинні бути унікальними, інформативними, лаконічними та можуть бути довжиною від 1 до 64 символів, включаючи букви, цифри, пробіли й спеціальні символи ( крім коми, знака оклику, квадратних дужок і знаків наголосу). Ім'я поля не може починатися із пробілу.