ผลงานนวัตกรรม
ด้านบริหารจัดการข้อมูล
"ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการองค์ความรู้ "
นำเสนอโดย นางรัตนพร สิทธิกุลนันท์
สหกรณ์ออมทรัพย์กรมป่าไม้ จำกัด
ความเป็นมาของการจัดทำผลงานนวัตกรรม
ก่อนหน้านี้สหกรณ์ออมทรัพย์กรมป่าไม้ จำกัด ได้ดำเนินงานโดยเปิดให้บริการด้านการให้เงินกู้และด้านการรับฝากเงินกับสมาชิกเป็นหลัก ซึ่งการให้บริการดังกล่าวมีความล่าช้าเนื่องจากสมาชิกสหกรณ์ส่วนใหญ่จะปฏิบัติงานอยู่ในส่วนภูมิภาคตามจังหวัดต่าง ๆ ทั่วประเทศ จึงทำให้คณะกรรมการได้ตระหนักคิดว่า สหกรณ์เป็นองค์กรที่ให้บริการสมาชิก และเป็นสวัสดิการเพื่อช่วยเหลือสมาชิก แต่สมาชิกกลับเข้าถึงการให้บริการต่างๆ ของสหกรณ์ไม่สะดวก และล่าช้า จึงเป็นจุดเริ่มที่ทำให้สหกรณ์ริเริ่มที่จะนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการดำเนินงานสหกรณ์ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อสมาชิกมากที่สุด
ในปี 2539 จากจุดเริ่มต้นเล็กๆ เพื่อผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภายใต้บริบท การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล จวบจนปัจจุบัน สหกรณ์ออมทรัพย์กรมป่ไม้ จำกัด ได้รับการยอมรับและเป็นที่รู้จัก สำหรับแวดวงสหกรณ์ในด้านความล้ำหน้าด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยการนำระบบอิเลคทรอนิกส์ เพื่อการบริหารจัดการ มาใช้เพื่อนำไปสู่การให้บริการสมาชิกที่สะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และประหยัด เพื่อให้สหกรณ์เป็นศูนย์กลางการเงินของสมาชิก
ดังนั้น ท่ามกลางการเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วของกระแสเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ ทำให้รูปแบบการบริหารจัดการสหกรณ์เปลี่ยนแปลงรูปลักษณ์การดำเนินงานสู่การบริหารจัดการสมัยใหม่ โดยจะสังเกตได้จากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้ ทำให้วิธีการทำงานปัจจุบันต้องอาศัยการเชื่อมโยงผ่านระบบอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง เชื่อมโยงเข้าสู่ระบบออนไลน์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์ และการรวบรวม
ข้อมูลข่าวสาร การใช้คอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊ค แท็บเล็ตหรือโทรศัพท์สมาร์ทโฟน สหกรณ์จึงได้จัดทำ "โครงการ นวัตกรรมระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการองค์ความรู้ภายในสหกรณ์ ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต" เพื่อให้คณะกรรมการ เจ้าหน้าที่ และสมาชิกทุกคน ได้เข้ามามีส่วนร่วมในฐานะผู้ให้บริการ และผู้ใช้บริการ โดยสามารถเข้าถึงข้อมูล ข่าวสารสหกรณ์ บริการต่างๆ ของสหกรณ์โดยผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ได้ทุกที่ทุกเวลาไม่ว่าจะเป็นกลางวันหรือกลางคืน ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด
และโครงการนวัตกรรมดังกล่าวยังต้องตอบสนองแผนกลยุทธ์ของสหกรณ์ที่ส่งเสริมและสนับสนุนการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม โดยสามารถช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดการตัดไม้เพื่อนำมาทำกระดาษ และลดโลกร้อน ซึ่งเป็นไปตามแผนกลยุทธ์ของสหกรณ์
วัตถุประสงค์
1. เพื่อจัดระบบการปฏิบัติงานให้สามารถตรวจสอบได้ในแต่ละวัน
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในสหกรณ์
3. เพื่อจัดเก็บรวบรวมข้อมูล เอกสารและสื่อดิจิตอล แหล่งความรู้ทั้งภายในและภายนอกสหกรณ์
4. เพื่อกระจายองค์ความรู้ ข้อมูล ข่าวสาร ให้แก่คณะกรรมการ เจ้าหน้าที่
5. สามารถนำองค์ความรู้ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ ของสหกรณ์นำมาประยุกต์ใช้เพื่อการบริหารจัดการสหกรณ์
6. ช่วยในการสื่อสารระหว่างกันได้สะดวก ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทางโดยการใช้ระบบอินเตอร์เน็ต
7. ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดโลกร้อน
ประโยชน์ของผลงานนวัตกรรมต่อสมาชิก ต่อสหกรณ์และ/หรือต่อสังคม
สมาชิก
1. สมาชิกได้รับทราบข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว
2. สมาชิกมีความรู้ และดวามเข้าใจในเรื่องสหกรณ์เป็นไปในแนวทางเดียวกัน
3. ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง และเชื่อถือได้
4. สมาชิกได้รับการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา
เจ้าหน้าที่
1. ช่วยในการจัดเก็บระบบข้อมูล ข่าวสาร เป็นประจำทุกวัน
2. เจ้าหน้าที่มีความรู้ ความเข้าใจ แนวนโยบาย และแนวทางปฏิบัติของสหกรณ์ไปในทิศทางเดียวกัน
3. สามารถแก้ไขปัญหาอุปสรรค์ในการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้อง
4. ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนจากฝ่ายต่าง ๆ
5. ลดขั้นตอนและลดระยะเวลาการปฏิบัติงาน
6. ผู้บริหารได้รับรู้ และทราบระบบการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ
คณะกรรมการ
1. สามารถเข้าถึงข้อมูล ข่าวสาร ของสหกรณ์ได้อย่างรวดเร็ว
2. รับทราบปัญหาและอุปสรรค์ในการบริหารจัดการสหกรณ์ที่รวดเร็ว
3. มีแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรค์ในการปฏิบัติงาน
4. มีข้อมูล ข่าวสาร ที่ถูกต้อง เที่ยงตรง เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ
5. คณะกรรมการมีความรู้ ความเข้าใจ แนวทางการบริหารจัดการเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
สหกรณ์
1. สร้างความเชื่อมั่นให้แก่สมาชิก และบุคคลภายนอก
2. สหกรณ์มีภาพลักษณ์ที่ดี ในเรื่องการบริหารงานที่โปร่งใส
3. การบริหารจัดการสหกรณ์มีมาตรฐาน เป็นสากล
4. การรายงานผลการปฏิบัติงานมีระบบเป็นขั้นตอนตามลำดับชั้น
5. ผู้บริหารรับการปัญหา อุปสรรค์ ในการบริหารจัดการ รวดเร็ว
6. สามารถแก้ไขปัญหา อุปสรรค์ ในการดำเนินงานได้ทันถ่วงที
7. บุคลากรภายในสหกรณ์มีความรู้และเข้าใจในเรื่องต่าง ๆ เป็นไปในแนวทางเดียวกัน
8. มีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง และเชื่อถือได้ ในการนำไปประกอบการพิจารณา
9. การปฏิบัติงานภายในสหกรณ์รวดเร็วขึ้น
10. ประหยัดค่าใช้จ่ายและลดการใช้กระดาษเพื่อพิมพ์รายงานต่างๆ และค่าถ่ายเอกสาร