ผลงานนวัตกรรม
ด้านบริหารจัดการข้อมูล
"การจัดระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานด้วยระบบข้อมูลส่วนกลางในองค์กร"
นำเสนอโดย ดร.สราวุธ ดวงจันทร์ และ นายบุญญวัฒน์ สงวนวงษ์
สหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด
ความเป็นมาและความสำคัญของผลงาน
การจัดระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานของสหกรณ์ออมทรัพย์ ถือเป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารจัดการสหกรณ์ให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุดของเทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การบริหารจัดการสหกรณ์ให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการบริหารจัดการสหกรณ์ในยุคปัจจุบันการจัดระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานเป็นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาประยุกต์เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็วมากขึ้น โดยการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการบริหารจัดการระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานของสหกรณ์ออมทรัพย์ ได้แก่ การจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูล การติดต่อสื่อสารภายในสหกรณ์ ทั้งนี้ ยังเป็นการลดปัญหาการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ และประหยัดงบประมาณเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์สำนักงานทำให้ประหยัดค่ใช้จ่ายในระยะยาว ลดพื้นที่และสถานที่ในการจัดเก็บ ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ทำให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็วต่อความต้องการ ลดเวลาและขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การบริหารจัดการการระบบงานเอกสารและข้อมูลปฏิบัติงานเป็นระเบียบมากขึ้น สามารถเรียกใช้หรือสืบดันข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวก และยังสามารถแชร์งานร่วมกันได้
ปัญหาการบริหารจัดการระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานข องสหกรณ์ออมทรัพย์ในอดีตที่ผ่านมา พบปัญหาและอุปสรรคดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. ความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร และการสืบค้นเอกสารมีความล่าช้าเพราะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและค้นหา
2. ในการทำงานที่ผ่านมาพบว่าการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สหกรณ์จะใช้ข้อมูลต่าง ๆ ในการทำงานโดยเก็บเอกสารข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ของตนเอง ถ้างานใดที่เป็นงานที่เกี่ยวข้องกันก็จะไปขอข้อมูลโดยอาจจะคัดลอกหรือเซฟงานโดยการใช้ทรัมไดร์ หรือส่งเมล (E-mail) ต้องเสียเวลาในส่งข้อมูล หรืออาจเกิดจากปัญหาในกรณีต่าง ๆ เช่น ไฟล์ที่เก็บไว้ในเครื่องประจำเกิดสูญหาย หรือเครื่องมีปัญหา ไพล์งานติดไวรัส ฯลฯ บางครั้งก็กู้ข้อมูลกลับคืนมาได้บางครั้งก็ไม่สามารถข้อมูลกลับคืนมาได้ จะทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่
3. กรณีที่เจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งไม่อยู่ ไม่สามารถทำงานแทนกันได้ เนื่องจากไม่ทราบแหล่งเก็บข้อมูล ทำให้สมาชิกเกิดการรอคอย ไม่เป็นที่ประทับใจของสมาชิก
ดังนั้น สหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด จึงมีแนวความคิดที่พัฒนาระบบการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือในการดูแลและจัดการระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานของสหกรณ์ออมทรัพย์ต่าง ๆ ให้เป็นระบบและเป็นระเบียบสามารถคันหาเอกสาร และสามารถนำข้อมูลมาทำงานแทนกันได้รวมไปถึงทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการจัดการเอกสาร อีกทั้งการจัดเก็บข้อมูลรวมกันไว้ในแหล่งข้อมูลเดียวกัน จะทำให้สามารถเกิดความสะดวกในการเก็บข้อมูล และยังสามารถเข้าถึงและสืบดัน หรือคันหาเอกสารที่จะมาทำงานได้รวดเร็วขึ้นสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด จึงเห็นว่าควรจะมีแหล่งเก็บข้อมูลให้อยู่ในแหล่งเดียวกันเพื่อจะได้เข้าถึงหรือสืบคันเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วฉับไว และยังมีระบบป้องกันโดยการสำรองข้อมูลในการจัดเก็บข้อมูลได้ง่ายขึ้น และยังช่วยแชร์งานเพื่อให้คนอื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ด้วย ในบางครั้งเจ้าหน้าที่คนหนึ่งไม่มาทำงาน หรือไม่อยู่ เจ้าหน้าที่คนอื่นก็สามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลเพื่อทำงานแทนกันได้ ทำให้สมาชิกเกิดความประทับใจ พึงพอใจการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ จึงได้พัฒนาการใช้ระบบข้อมูลส่วนกลางในองค์กร (Organization Data Center) มาใช้ในการจัดระบบงานเอกสารและข้อมูลการปฏิบัติงานของสหกรณ์ออมทรัพย์
วัตถุประสงค์
1. เพื่อจัดระบบงานเอกสารและข้อมูลปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สหกรณ์ออมทรัพย์ให้มีประสิทธิภาพ
2. เพื่อส่งเสริมการทำงานภายในสหกรณ์ให้เจ้าหน้าที่ทุกคนสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้
3. เพื่อลดค่าใช้จ่ายและประหยัดงบประมาณของสหกรณ์
ประโยชน์สำหรับสมาชิก
1. การให้บริกรสมาชิกได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว
2. สร้างความไว้วางใจในการให้บริการของสหกรณ์ ด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์
ประโยชน์สำหรับสหกรณ์
1. ช่วยลดคำใช้จ่ายและงบประมาณด้านวัสดุและเอกสารกระดาษของสหกรณ์
2. นำทรัพยากรที่มีอยู่ในสหกรณ์มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับสหกรณ์
ประโยชน์สำหรับหน่วยงาน และสหกรณ์อื่น
1. ได้เชื่อมโยงข้อมูลการทำงานร่วมกันกับ 3 หน่วยงานของสหกรณ์ ประกอบด้วย สมาคมฌาปนกิจสงเคราะห์สมาชิกสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี ศูนย์ประสานงาน สสอด. และศูนย์ประสานงาน สส.ชสอ.
2. เป็นต้นแบบของสหกรณ์อื่นและแหล่งเรียนรู้ให้แก่หน่วยงานและโรงเรียนต่าง ๆ สามารถนำไปพัฒนาต่อยอดได้
ประโยชน์สำหรับขบวนการสหกรณ์
เป็นส่วนหนึ่งในการพัฒนาขบวนการสหกรณ์ ก้าวไปสู่ "สหกรณ์ยุด 4.0" ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม สู่การพัฒนาประเทศที่ "มั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืน"