Unsere Verträge sind grundsätzlich unbefristet. Das bedeutet, dass Ihr Hotel auf unbestimmte Zeit über Secret Escapes gebucht werden kann – es sei denn, der Vertrag wird gekündigt, was von beiden Seiten gemäß der vereinbarten Bedingungen geschehen kann.

Damit möchten wir erreichen, dass sich Ihre Zusammenarbeit mit uns so unkompliziert wie möglich gestaltet. Natürlich können Sie jederzeit die Verfügbarkeiten, Preise und Angebotsarten anpassen, aber Ihr Hotel bzw. Ihre Reise ist so lange dauerhaft für unsere Mitglieder sichtbar, bis etwas anderes vereinbart wird.

Unsere Mitglieder können reine Übernachtungsaufenthalte bis zu 7 Tage vor dem Anreisedatum kostenfrei stornieren, sofern dazu in Ihrem Vertrag mit Secret Escapes keine abweichenden Bedingungen festgehalten wurden. Nachdem uns der Kunde seinen Stornierungswunsch mitgeteilt hat, informieren wir Sie innerhalb von 24 Stunden über die Buchungsänderung. In Fällen von höherer Gewalt im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie bieten wir unseren Mitgliedern ebenfalls eine kostenfreie Stornierung an: Unter diesen Umständen ist die Stornierung sogar nach Verstreichen der vertraglich festgelegten Frist bis zum Anreisetag möglich, da die entsprechende Situation im Vorfeld nicht abzusehen war.

Wir bitten Sie daher, regelmäßig Ihren Posteingang auf etwaige Mitteilungen von uns zu überprüfen. Sobald von der Regierung Reisebeschränkungen oder Schließungen angekündigt werden, setzen wir Sie umgehend darüber in Kenntnis, wie wir mit den von den Maßnahmen betroffenen Buchungen verfahren. Solange das Anreisedatum dieser Buchungen in der Zukunft liegt, ist Secret Escapes für die Rückerstattung an die Kunden zuständig. 

Bitte beachten Sie, dass ein storniertes Zimmer wieder in unser Kontingent zurückgeführt wird und somit erneut auf unserer Website buchbar ist – es sei denn, das Reisedatum/die Zimmerkategorie/das Hotel- bzw. die Reise wird nicht mehr auf Secret Escapes angeboten. 

Um Ihre Raten bei Secret Escapes zu aktualisieren, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes.

Hinsichtlich Ihrer Kontingente werden wir Sie automatisch per E-Mail benachrichtigen, sobald die verbleibenden Verfügbarkeiten für bestimmte Reisedaten knapp werden. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeiten aufzustocken, indem Sie einfach auf die zuvor erwähnte E-Mail antworten.

Falls bestimmte Kontingente oder Reisedaten nicht mehr auf Secret Escapes angeboten werden sollen, verwenden Sie bitte dieses Formular.

Um Ihre Hotelinformationen auf Secret Escapes zu aktualisieren, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes.

Sollten mit einer Buchung Probleme im Hotel auftreten, die aus falsch angezeigten Informationen auf unserer Website resultieren, wenden Sie sich bitte an supervisor@secretescapes.com und senden eine Kopie Ihrer Anfrage an customerservice@secretescapes.com, indem Sie diese E-Mail-Adresse in CC setzen. Wir werden uns daraufhin so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Secret Escapes agiert bei der Vermarktung Ihres Hotels an unsere Mitglieder als Vermittler. Wir stellen eine Plattform zur Verfügung, über die Sie einen Vertrag mit dem Kunden abschließen können. Der Vertrag kommt somit direkt zwischen Ihnen und dem Reisenden zustande. Demnach entsteht exakt die gleiche Geschäftsbeziehung, als wenn der Gast direkt bei Ihnen gebucht hätte.

Für jede einzelne Buchung, die über unsere Website getätigt wird, senden wir Ihnen in Echtzeit eine individuelle Bestätigung per E-Mail an eine oder mehrere Adressen Ihrer Wahl. Sollten Sie die E-Mail-Adresse(n), über die Sie die Buchungsbestätigungen erhalten, einmal ändern oder entfernen wollen, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes.

Für den Fall, dass Sie keine Bestätigung erhalten haben oder eine erneute Zusendung wünschen, wenden Sie sich bitte an supervisor@secretescapes.com.

Falls das Mitglied direkt über Secret Escapes storniert:

Für erstattungsfähige Buchungen, die innerhalb der gültigen Stornierungsfrist (siehe Vertrag) storniert werden, erhalten Sie eine automatische Stornierungsbestätigung. Zudem wird die mit der Buchung verknüpfte SUVC automatisch ungültig und kann nicht mehr belastet werden. Weitere Informationen zu unseren virtuellen Einmal-Kreditkarten finden Sie im Abschnitt SUVC.

Bei nicht erstattungsfähigen Buchungen oder erstattungsfähigen Buchungen, die außerhalb der gültigen Stornierungsfrist (siehe Vertrag) storniert werden, haben Sie Anspruch auf den vereinbarten Buchungsumsatz. Somit können Sie die mit der Buchung verknüpfte SUVC wie üblich belasten – es sei denn, die Buchung wird aus Gründen höherer Gewalt storniert (dazu zählen staatliche oder behördliche Gründe im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie). 

Sollten Sie keine Stornierungsbestätigung erhalten haben, können Sie diese per E-Mail an supervisor@secretescapes.com anfordern. 

Falls das Mitglied das Hotel kontaktiert/direkt beim Hotel stornieren möchte:

Bitte verweisen Sie den Gast an Secret Escapes, damit wir die Stornierung über unser System abwickeln können. Nur so können wir eine Stornierungsbestätigung sowohl an den Kunden als auch an Sie senden. Mitglieder können ihre Buchungen entweder eigenständig in ihrem Secret Escapes-Konto über den Bereich "Meine Buchungen" bearbeiten und stornieren oder mit uns über das Kontaktformular auf unserer Website in Verbindung treten.

Da Sie als Anbieter der Buchung fungieren, obliegt es Ihrer Verantwortung, das Nicht-Erscheinen des Gastes zu bestätigen. Wir bitten Sie daher, unserem Mitglied eine Stornierungs- oder No-Show-Bestätigung zukommen zu lassen, sollte dies gewünscht sein. 

Wie Sie mit dem Nicht-Erscheinen verfahren, bleibt Ihnen überlassen. Sie können der SUVC den vollen Betrag am (oder nach dem) Anreisedatum in Rechnung stellen, falls Sie dies wünschen. Secret Escapes hat auch bei Nicht-Erscheinen den Anspruch auf die volle Provision. Alle Secret Escapes-Buchungen müssen als Buchungen für Freizeitreisende betrachtet werden, es sei denn, der Kunde kontaktiert Sie anderweitig. Sollten entsprechende Reisebeschränkungen vorliegen, betrachten Sie diese Buchungen bitte nicht als Nicht-Erscheinen, da der Reisende in diesem Fall nicht vom Hotel beherbergt werden darf (weitere Informationen zu unseren virtuellen Bezahlkarten finden Sie im Abschnitt SUVC).

Sollte Sie der Kunde mit einem Änderungswunsch kontaktieren, den Sie gerne für ihn umsetzen, leiten Sie seine Anfrage bitte an hotelvcc@secretescapes.com weiter. Anschließend können wir Ihnen die neuen SUVC-Details zukommen lassen, die Daten in unserem System ändern und Ihnen eine aktualisierte Buchungsbestätigung zusenden.

• Falls Sie die Teilrückerstattung direkt an den Gast weiterleiten, ist keine weitere Aktion erforderlich und Sie können die SUVC wie gewohnt vollständig belasten.

• Sollten Sie bevorzugen, dass Secret Escapes die Erstattung in Ihrem Namen vornimmt, wenden Sie sich bitte an customerservice@secretsescapes.com.

Sobald die Rückerstattung vom Secret Escapes-Kundenservice bearbeitet wurde:

• Sollte die SUVC noch nicht belastet worden sein, wird der Kartenwert um die von Ihnen autorisierte Teilrückerstattung reduziert. Sie erhalten anschließend eine Benachrichtigung darüber, dass Sie den Restwert abbuchen können.

• Falls die Karte bereits belastet wurde, erhalten Sie eine Aufforderung, den Wert der Teilrückerstattung wieder auf die ursprünglich angegebene SUVC zurückzubuchen.

Weitere Informationen zu unseren virtuellen Einmal-Kreditkarten finden Sie im Abschnitt 'SUVC'.

Ja, wir senden Ihnen gerne eine Auflistung zu, die alle Buchungen für einen bestimmten Monat enthält. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes.

Ja, wir senden Ihnen gerne eine Auflistung zu, die aus allen Buchungen besteht, die seit Beginn der Corona-Pandemie oder innerhalb eines bestimmten Zeitraumes verschoben oder erstattet wurden. Bitte wenden Sie sich an stopsales@secretescapes.com.

Bitte kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes, um notwendige Folgemaßnahmen zu besprechen.

Bei reinen Hotelaufenthalten zieht Secret Escapes bei der Buchung zunächst den gesamten Buchungsbetrag des Kunden ein. Sie brauchen sich daher über vermeintlich unbezahlte Buchungen keine Gedanken zu machen. 

Zahlungen von Secret Escapes an das Hotel erfolgen pro Buchung mit einer virtuellen Einmal-Kreditkarte. Alle notwendigen Details zur Abbuchung von dieser Karte erhalten Sie mit der Buchungsbestätigung. Diese Kreditkarte kann mit dem Netto-Buchungsbetrag (Buchungswert abzüglich der vereinbarten Kommission) und nur ab Anreisetag (ab 0.01 Uhr) bis spätestens 90 Tage danach belastet werden. 

Mastercard

Wir kooperieren mit dem Unternehmen eNett, um virtuelle Mastercards (inklusive Kartennummer, Ablaufdatum und CVC-Code) für jede einzelne Buchung zu generieren. Alle notwendigen Details zur Belastung dieser Karte erhalten Sie mit der Buchungsbestätigung.

Die Details der virtuellen Einmal-Kreditkarte (Kartennummer, Ablaufdatum und CVC-Code) erhalten Sie in der Buchungsbestätigung, die wir Ihnen per E-Mail senden. Für jede Buchung wird eine neue virtuelle Kreditkarte zur einmaligen Verwendung (SUVC = Single Use Virtual Card) generiert, die in Höhe des aufgeführten Netto-Buchungsbetrages (Buchungswert abzüglich der vereinbarten Kommission) belastet werden kann. Alle notwendigen Informationen dazu erhalten Sie per E-Mail. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie E-Mails mit eingebetteten Informationen empfangen können. Sollte dies nicht der Fall sein, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei Secret Escapes. Gemeinsam können Sie dann alternative Methoden zur Bereitstellung der Kartendetails besprechen, bevor Ihr Angebot auf unserer Website online gestellt wird. 

Sollten Sie die Details der virtuellen Einmal-Kreditkarte nicht entsprechend des oben aufgeführten Ablaufes erhalten haben, wenden Sie sich bitte an folgende E-Mail-Adresse: hotelvcc@secretescapes.com

Die Kartennummer, das Ablaufdatum und der CVC-Code sind erforderlich und werden Ihnen in der E-Mail mit der Buchungsbestätigung mitgeteilt.

Bitte geben Sie die Kreditkartendaten exakt so ein, wie Sie es mit einer herkömmlichen Kreditkarte tun würden.

Die Karte wird erst ab dem gebuchten Anreisedatum des Gastes aktiviert und ist dann 90 Tage gültig. Belastungen vor dem angegebenen Anreisedatum werden automatisch abgewiesen.

Die Karte läuft 90 Tage nach dem Anreisedatum ab. Sollten Sie versehentlich vergessen haben, Ihre Zahlung über die Kreditkarte abzurufen und damit die 90-Tage-Gültigkeitsdauer überschreiten, wenden Sie sich bitte an unsere Buchhaltungsabteilung unter hotelvcc@secretescapes.com und fordern Sie die Ausstellung einer Ersatzkarte an. Bitte geben Sie dabei alle relevanten Buchungsdetails an, z.B. Buchungsnummer, Name des Gastes, etc.).

Nein, SUVCs sind einmalig nutzbar und können nur in Höhe des exakten Netto-Buchungsbetrages (Buchungswert abzüglich der vereinbarten Kommission) belastet werden.

Nein, die Karte muss in der gleichen Währung belastet werden wie mit Secret Escapes vereinbart, d.h. in der Regel in Ihrer Landeswährung. Bevor das Angebot auf unserer Website online geht, sollten Sie sich daher vergewissern, dass auf Ihrem Vertrag mit Secret Escapes die Währung angegeben ist, mit der Sie die Karte belasten möchten. Andernfalls könnte es zu Fehlmeldungen bei der Abbuchung von Ihrer SUVC kommen.

Sollte Ihre Karte weiterhin nicht funktionieren oder Sie andere Fragen zur Benutzung von virtuellen Einmal-Kreditkarten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an hotelvcc@secretescapes.com und geben Sie die entsprechende Secret Escapes-Buchungsreferenz an.

Ja, wir stellen Ihnen monatlich – jeweils in der ersten Woche des Monats – eine Provisionsabrechnung für alle Anreisen des Vormonats aus.

Die monatliche Rechnung deckt sowohl alle Anreisen des Vormonats ab als auch alle notwendigen Anpassungen für eventuelle Stornierungen, die sich auch auf frühere Monate beziehen können.

Beispiel: Wenn eine Buchung mit Anreise im November vorgesehen war und bis Dezember nicht in unserem System storniert wurde, wird die entsprechende Provision in der November-Rechnung (die Anfang Dezember ausgestellt wird) enthalten sein. Sollte diese Buchung jedoch storniert worden sein, wird sie erst in der Dezember-Rechnung (die Anfang Januar ausgestellt wird) aufgelistet.

Secret Escapes agiert als Ihr Vermittler und arbeitet mit provisionspflichtigen Bruttopreisen inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Wir verdienen somit für jede erfolgreich vermittelte Buchung eine vereinbarte Provision. Da Sie dabei als Auftraggeber fungieren, sind Sie aus steuerrechtlichen Gründen verpflichtet, den vollen Buchungsbetrag, den der Gast zahlt, ohne Abzüge in Ihrem System zu dokumentieren.

Da wir Ihnen den Aufwand für eine Rücküberweisung der Provision ersparen möchten, ziehen wir diese direkt ab und übermitteln Ihnen eine SUVC mit dem entsprechenden Netto-Buchungsbetrag.

Als Vermittler wickeln wir die Zahlung des Gastes in Ihrem Namen ab und stellen unseren Mitgliedern auf Wunsch gerne eine Zahlungsbestätigung aus. Sie als Auftraggeber und letztendlicher Anbieter der gebuchten Beherbergungsleistung sind verpflichtet, auf Wunsch eine Mehrwertsteuerrechnung über den vollen vom Kunden gezahlten Betrag auszustellen.

Sie können den ausstehenden Provisionsbetrag mit der ausgestellten Provisionsabrechnung in Ihrem System verrechnen. Zusammen mit dem Netto-Buchungsbetrag, den Sie über die SUVC erhalten, ergibt sich daraus der vom Gast gezahlte Gesamtbetrag (voller Brutto-Buchungsbetrag).

Die Provisionsbeträge sind somit als Umsatzkosten zu behandeln und mindern nicht die zu verbuchenden oder zu versteuernden Beträge. Sollte Ihr System diesen Prozess nicht abbilden können, muss die Gegenbuchung der Provisionsabrechnung nachträglich von Ihrer Buchhaltung vorgenommen werden.

In der von Secret Escapes ausgestellten Provisionsabrechnung ist die Mehrwertsteuer aufgeführt, die das Hotel über die Vorsteuer geltend machen kann und die vom steuerpflichtigen Umsatz der Buchungen abgezogen werden kann.

Bitte wenden Sie sich an hotel-invoices@secretescapes.com. Wir kümmern uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen.