บทที่ 2 การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel

โปรแกรม Microsoft Excel หรือเรียกว่า Excel เป็นโปรแกรมประเภทตารางทำงาน (Spread Sheet) เหมาะสำหรับการจัดการเกี่ยวกับการคำนวณ หาผลลัพธ์ การสร้างกราฟ แผนภูมิ ซึ่ง Excel ยังสามารถป้อนข้อความ แทรกรูปภาพ และสัญลักษณ์พิเศษต่างๆ ของตัวเลข และการจัดการเกี่ยวกับตารางข้อมูลได้ Excel มีฟังก์ชันในการคำนวณให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้มากมาย จึงทำให้สามารถ นำมาใช้ในการวิเคราะห์คำนวณค่าตัวเลขต่างๆ ได้สะดวก ดังนั้นโปรแกรมประยุกต์ประเภทตารางทำงาน หรือ Microsoft Excel จึงถูกนำไปใช้กับงานหลายๆ สาขาอาชีพ เช่น นักบัญชี นักวิทยาศาสตร์ วิศวกร นักสถิติ นักวางแผน ครู อาจารย์ และนักวิทยาศาสตร์ข้อมูล ซึ่งเป็นอาชีพใหม่ในยุคนี้ยังเลือกใช้ Excel ในการจัดการข้อมูลแทนการเขียนโปรแกรม เป็นต้น โดยลักษณะทั่วไปแล้ว Excel เป็นโปรแกรมที่อยู่ในชุดของ Microsoft Office เช่นเดียวกับ โปรแกรม Microsoft PowerPoint และ Microsoft Word ที่นักเรียนเคยใช้มาแล้ว ส่วนใหญ่จะมีรูปแบบหน้าจอเมนูคำสั่ง เมนูบาร์ที่มีการสั่งการเหมือนกัน เช่น การปรับเปลี่ยนขนาดตัวอักษร การปรับเปลี่ยน สีตัวอักษร การทำตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง การสร้างตารางข้อมูล และอื่น ๆ อีกมากมาย

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel

ส่วนประกอบต่างๆ ของ Microsoft Excel เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา

เมื่อเปิดโปรแกรม Excel แล้วหน้าจอที่ได้จะมีส่วนต่างๆ ที่ควรรู้จักซึ่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถที่จะใช้งาน Excel ได้ตามความต้องการและถูกต้อง ส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรมและมีเครื่องมือช่วยในการทำงาน มีดังรูป

2. การใช้งานเบื้องต้น

การเพิ่ม-ลบ คอลัมน์และแถว

คลิกชื่อคอลัมน์หรือชื่อแถวที่ต้องการเพิ่ม-ลบ
การเพิ่ม คลิกเมาส์ขวามือ เลือกคำสั่งแทรก (Insert)
การลบ คลิกเมาส์ขวามือ เลือกคำสั่งลบ (Delete)

หมายเหตุ ถ้าต้องการเพิ่ม-ลบ พร้อมกันหลายคอลัมน์หรือหลายแถว ให้กดแป้น Shift ช่วยในการเลือกคอลัมน์หรือแถว คู่กับคำสั่งนั้นๆ

การคัดลอกข้อมูลบางส่วน

วางเมาส์ในตำแหน่งเซลที่ต้องการ แดรกเมาส์ค้างแล้วลากคลุมพื้นที่ของข้อมูล
คลิกเมาส์ขวามือ เลือกคำสั่งคัดลอก (Copy)
คลิกเมาส์ในตำแหน่งใหม่ที่ต้อง
คลิกเมาส์ขวามือ เลือกคำสั่งวาง (Paste)

การคัดลอกข้อมูลทั้ง sheet

คลิกเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ตำแหน่งหน้าของคอลัมน์ A บนแถวที่ 1
คลิกเมาส์ขวามือ เลือกคำสั่งคัดลอก(copy)
คลิกที่ชื่อแถบ sheet ที่ต้องการ
คลิกคำสั่ววาง(Paste)

การเพิ่ม Sheet ใหม่และเปลี่ยนชื่อ Sheet

คลิกเครื่องหมาย + ที่มุมล่างซ้าย ของแผ่นงาน (เพิ่ม Sheet)
คลิกเมาส์ขวามือที่ชื่อของ Sheet ที่ต้องการ เลือกคำสั่งเปลี่ยนชื่อ (Rename)
พิมพพ์ชื่อใหม่ตามต้องการ

การคัดลอกสูตรการคำนวณ

คลิกตำแหน่งเซลล์ที่กำหนดสูตรเรียบร้อยแล้ว
นำเมาส์วางที่มุมล่างขวาของเซลล์นั้น ปลายเมาส์จะเป็นเปลี่ยนขนาดจาก + (ขนาดใหญ่) เป็น + (ขนาดเล็ก)
คลิกเมาส์ค้างแล้วลากไปยังเซลล์อื่น ๆ ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์จากสูตร หรือ กดดับเบิลคลิก

การคัดลอกสูตรการคำนวณ

วางเมาส์ยังตำแหน่งของเซลล์ที่มีสูตร
กดแป้น F2 ที่คีย์บอร์ด
พิมพ์สูตรใหม่ลงไป

3. หลักการคำนวณทางด้านคณิตศาสตร์

โดยวัตถุประสงค์หลักของการใช้โปรแกรม Excel คือการนำมาใช้เพื่อคำนวณหาผลลัพธ์จากโจทย์ต่าง ๆ ซึ่งเกิดจากการใช้เครื่องหมายการคำนวณทางคณิตศาสตร์ สูตรคำนวณ และฟังก์ชันประเภทต่าง ๆ ดังนั้นเราต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องหมายการคำนวณทางคณิตศาตร์และลำดับการคำนวณ ซึ่งประกอบด้วยเครื่องหมาย บวก ( + ) ลบ ( - ) คูณ ( * ) หาร ( / ) และยังให้ความสำคัญกับเครื่องหมายอื่น ๆ คือ วงเล็บ ( ) เปอร์เซ็นต์ % และยกกำลัง ^ ซึ่งสามารถอธิบายได้ดังนี้

ลำดับความสำคัญ เครื่องหมาย ความหมาย

1 ( ) วงเล็บ

2 % เปอร์เซ็นต์

3 ^ ยกกำลัง

4 * และ / คูณ และ หาร

5 + และ - บวก และ ลบ

ตัวอย่างการคำนวณ

100 + (10 * 5) ความหมาย นำค่า 10 คูณ 5 และนำค่า 100 บวกกับค่าที่ได้จากการคูณ ผลลัพธ์ = 150

20 * (60 / 2) ความหมาย นำค่า 60 หารด้วย 2 และนำค่า 20 มาคูณกับค่าที่ได้จากการหาร

ผลลัพธ์ = 600

(3 ^ 3) * 50% ความหมาย นำค่า 3 ยกกำลัง 3 และนำไปคูณกับ 50% ผลลัพธ์ = 13.5

(((70+30)-45)+(5*2))/2 ความหมาย นำค่า 70 บวก 30 แล้วลบด้วย 45 เก็บผลลัพธ์ไว้ จากนั้นนำ 5

คูณด้วย 2 แล้วนำผลลัพธ์ที่ได้ไปบวกกับ ผลลัพธ์ที่เก็บไว้ก่อนหน้านี้

จากนั้นนำผลลัพธ์ทั้งหมด หารด้วย 2 ผลลัพธ์ = 32.5

หมายเหตุ หากนำการคำนวณนี้ไปใช้ในโปรแกรม Excel จะต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย เท่ากับ ( = ) เช่น

= 100 + (10 * 5) = 20 * (60 / 2)

= (3 ^ 2) * 50% = (((70 + 30) - 45) + (5 * 2)) / 2

ตัวอย่างการสร้างสูตรคำนวณโดยอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ ในโปรแกรม Excel

การคำนวณหาค่า BMR (Basal Metabolic Rate) หรือ ค่าพลังงานที่ร่างกายต้องการเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการดำรงชีวิต จากสูตร ต่อไปนี้

ผู้ชาย : BMR = 66 + (13.7 x น้ำหนักตัวเป็น กก.) + (5 x ส่วนสูงเป็น ซม.) – (6.8 x อายุ)

ผู้หญิง : BMR = 665 + (9.6 x น้ำหนักตัวเป็น กก.) + (1.8 x ส่วนสูงเป็น ซม.) – (4.7 x อายุ)

เขียนสูตรคำนวณในเซลล์ H2 = 66+(E2*13.7)+(F2*5)-(G2*6.8) และ คัดลอกถึง H3
เขียนสูตรคำนวณในเซลล์ H4 = 665+(E4*9.6)+(F4*1.8)-(G4*4.7) และคัดลอกถึง H5

การตรึงตำแหน่งเซลล์เพื่อคำนวณ

การตรึงตำแหน่งเซลล์เพื่อคำนวณ มีประโยชน์ในการคัดลอกสูตรไปยังตำแหน่งอื่น ๆ จะทำให้ตำแหน่งเซลล์ที่อ้างไม่เคลื่อนที่หรืออ้างอิงไม่ผิดตำแหน่ง การตรึงตำแหน่งจะใช้เครื่องหมาย $ ที่เรียกว่า "Absolute" เช่น

$A1 หมายถึง ตรึงตำแหน่งคอลัมน์ A ไม่ให้เคลื่อนที่

A$1 หมายถึง ตรึงตำแหน่งแถว 1 ไม่ให้เคลื่อนที่

$A$1 หมายถึง ตรึงตำแหน่งคอลัมน์ A และ แถว 1 ไม่ให้เคลื่อนที่

ตัวอย่างการอ้างอิงตำแหน่ง

ภาพตัวอย่าง

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับสูตรและแนวทางแก้ไข

ข้อความ #####

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อตัวเลขที่บรรจุในเซลล์ไม่สามารถแสดงได้หมดภายในช่องเดียว เนื่องจากมีความยาวกว่าขนาดของเซลล์

วิธีแก้ไข : ขยายขนาดความกว้างของเซลล์

ข้อความ #VALUE!

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อใช้สูตรคำนวณหรือฟังก์ชันผิดหลักไวยากรณืของสูตร เช่น นำตัวเลขไปบวกกับตัวอักษร

วิธีแก้ไข : สำรวจดูว่าประเภทของข้อมูลถูกต้องตามหลักคณิตศาสตร์หรือไม่

ข้อความ #DIV/O!

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อนำเลข 0 มาใช้เป็นตัวหาร เช่น 250/0 ซึ่งผิดหลักการทางคณิตศาสตร์

วิธีแก้ไข : ใช้ตัวเลขอื่น ๆ มาเป็นตัวหารแทนเลข 0

ข้อความ #NAME?

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อสูตรคำนวณมีข้อความฟังก์ชันที่ Excel ไม่รู้จักหรือไม่มีอยู่ในรายชื่อฟังก์ชันของ Excel

วิธีแก้ไข : ตรวจสอบสูตรคำนวณว่ามีข้อความหรือตัวอักษรที่ผิดจากรายชื่อฟังก์ชันหรือไม่

ข้อความ #N/A

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อกำหนดตัวแปรที่ใช้อ้างอิงข้อมูลผิดประเภท เช่น จำเป็นต้องใส่ค่าตัวเลขแต่ใส่ค่าเป็นตัวอักษรแทน

วิธีแก้ไข : ตรวจสอบประเภทตัวแปรของฟังก์ชันคืออะไรเพื่อเปลี่ยนแปลงให้ถูกต้อง

ข้อความ #REF!

สาเหตุ : เกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ในสูตรได้

วิธีแก้ไข : ตรวจสอบตำแหน่งอ้างอิงเซลล์

การตั้งชื่อกลุ่มเซลล์

ประโยชน์ของการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์ เพื่อสะดวกในการอ้างอิงค่าต่าง ๆ ของกลุ่มเซลล์โดยไม่ต้องอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ เพียงแค่อ้างชื่อกลุ่มเซลที่กำหนดไว้เท่านั้น โดยเฉพาะความสะดวกของการคำนวณ มีวิธีการ ดังนี้

ลากเมาส์เลือกตำแหน่งเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการตั้งชื่อกลุ่มเซลล์
คลิกเมนู Insert > Name > Define เพื่อตั้งชื่อกลุ่มเซลล์
โปรแกรมจะแสดงชื่อกลุ่มเซลล์โดยอ้างอิงจากชื่อคอลัมน์ของตำแหน่งเซลล์ที่เลือกจากข้อที่ 1 แต่เราสามารถพิมพ์ชื่อให้กลุ่มเซลล์ใหม่ได้ตามต้องการ
คลิกปุ่ม OK หลังจากตั้งชื่อกลุ่มเซลล์แล้ว

ตัวอย่างการคำนวณด้วยการอ้างอิงชื่อกลุ่มเซลล์

ภาพตัวอย่าง

การคำนวณระหว่างชีทงาน

การเก็บข้อมูลในแต่ละชีทงานควรเป็นข้อมูลเฉพาะด้าน มีอิสระของข้อมูล เพื่อทำให้แต่ละชีทงานมีลักษณะของความเป็นฐานข้อมูล และง่ายต่อการแก้ไขข้อมูลหรือนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้งานได้อย่างถูกต้อง สิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงในการคำนวณระหว่างชีทงาน คือ เราไม่สามารถอ้างอิงค่าที่บรรจุในตำแหน่งเซลล์ได้ตามรูปแบบปกติทั่วไป เช่น =C2*(A2-B2) แต่เราจะต้องกำหนดชื่อชีทงานที่ต้องการอ้างอิงค่าตามด้วยเครื่องหมาย ! และจึงกำหนดตำแหน่งเซลล์ เช่น =เงินเดือนพนักงงาน!C2 (เรียกใช้ชีท "เงินเดือนพนักงาน" ในตำแหน่ง C2) มีวิธีการ ดังนี้

สร้างกลุ่มข้อมูลที่ต้องการในชีทที่ 1 (Sheet1)
เปลี่ยนชื่อชีท จาก Sheet1 เป็น ชื่อที่ต้องการอ้างอิงค่า เช่น "เงินเดือนพนักงาน"
สร้างกลุ่มข้อมูลขึ้นมาใหม่ในชีทที่ 2 (Sheet2) และกำหนดชื่อชีทเป็น "คำนวณรายได้"
สร้างสูตรคำนวนในชีท "คำนวณรายได้" ตรงคอลัมน์ รายได้รวม ของชีทคำนวณรายได้ เขียนสูตรดังนี้

=เงินเดือนพนักงาน!C2+C2

ตัวอย่างการคำนวณด้วยการอ้างอิงชื่อกลุ่มเซลล์

ภาพตัวอย่าง

การกำหนดรูปแบบข้อมูลในเซลล์

ข้อมูลประเภทข้อความ ตัวเลข วันที่ เวลา ที่พิมพ์ลงในแต่ละเซลล์สามารถกำหนดรูปแบบการแสดงผลให้มีความเหมาะสมกับการนำเสนอได้ เช่น การกำหนดให้มีจุดทศนิยม การแสดงเครื่องหมายสกุลเงินตรา การแสดงค่าตัวเลขในรูปแบบของ วัน เดือน ปี หรือการใส่เครื่องหมายเปอร์เซ็น (%) ได้