Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації обліково-господарської діяльності.
Поняття стандарту «Система організаційно-розпорядчої документації». Мета та принципи стандартизації.
Стандартизація - установлення та використання у різних галузях обов'язкових норм і правил з метою прискорення виробничого процесу і досягнення високої якості роботи з документами. Об'єктивність і надійність якої залежить від застосування науково обґрунтованої єдності вимірювань. Головним центром стандартизації є Державний комітет України зі стандартизації, метрології і сертифікації (Держстандарт України), який організовує, координує і здійснює діяльність відносно розробки, ухвалення, приймання, перегляду, змін, розповсюдження національних стандартів і як національний орган стандартизації представляє Україну міжнародних, міждержавних і регіональних організаціях із стандартизації.
Нормативні документи зі стандартизації
До нормативних документів зі стандартизації належать стандарти й технічні умови. За масштабами поширення стандарти поділяються на такі категорії:
Державний стандарт України (ДСТУ) – головний нормативний документ зі стандартизації в країні, який належить безумовному виконанню органами виконавчої влади, усіма підприємствами та громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандарту. ДСТУ затверджується Державним комітетом України зі стандартизації, метрології й сертифікації (Держстандарт України), а в галузі будівництва – Державним комітетом України зі справ містобудівництва та архітектури.
Галузевий стандарт (ГСТУ) затверджується міністерством (відомством). ГСТУ розробляють на продукцію, послуги за відсутності державних стандартів України чи у випадку необхідності встановлення вимог, що перебільшує чи доповнює вимоги ДСТУ. Галузевий стандарт не повинен перечити державному й підлягає безумовному виконанню підприємствами та організаціями, які входять у сферу управління органа, який затвердив його.
Стандарт підприємства (СТП) затверджується та використовується тільки на конкретному підприємстві; розробляється на продукцію (процеси, послуги), яку виготовляють (здійснюють, надають) тільки конкретні підприємства. Стандарти підприємства не повинні суперечити обов’язковим вимогам державних та галузевих стандартів.
Технічні умови (ТУ) – нормативний документ, розроблений для встановлення вимог, що регулюють відносини між постачальником (розробником, винахідником) і споживачем (замовником) продукції, на яку відсутні державні чи галузеві стандарти (або в разі необхідності конкретизувати вимоги даних документів). Технічні умови бувають двох типів: ТУ, що є невід’ємною частиною комплекту нормативних документів на продукцію (вироби, послуги) і ТУ, що є самостійним документом.
Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19) є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.
3. Уніфікація і стандартизація управлінських документів
На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше 20 уніфікованих систем документації. Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами й організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.
Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. Таким чином, документ у сфері управління – це складна інформаційна сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників. Щоб отримати відчутний економічний ефект, пов'язаний зі зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, потрібно забезпечити своєчасну уніфікацію документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. Виходячи з цього, структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної деревоподібної, текстової.
Лінійна структура може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів. Кожний реквізит документа має свій порядковий номер. Наприклад, реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином: (всього 32 реквізити)
01-Державний Герб України,
02-Емблема організації або товарний знак
03-зображення нагород
04-код організації
05-код форми документа
06-.... .
Реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній.
При складанні текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи.
Формалізований підхід вимагає вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.
Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.
Закріплення навчального матеріалу
Що називаємо стандартизацією?
Що включає державний стандарт?
Мета стандартизації?
Який основний документ визначає вимоги до створення, обробки і використання ОРД?
Назвіть нормативні документи зі стандартизації:
Яку структуру управлінських документів ми використовуємо?