Embedded Files
Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste arhiveerimine ja üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimise protseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi.
Erinevad on vaid selleks kasutatavad vahendid.
Dokumentide arhiivipüsiva kuju osas on põhiliseks erinevuseks liikumine infotehnoloogiliste nõuete poole – kui paberdokumentide korrastamisel on eelkõige vaja tagada nende füüsiline säilivus näiteks metallosiste eemaldamise ja arhiivipüsivate materjalide kasutamise teel, siis digitaaldokumentide puhul tuleb kontrollida dokumendi osaks olevate failide kasutatavust ja säilivust, kirjeldada nende tehnilisi omadusi (tehnilised metaandmed) ning vajadusel viia arhiivipüsivasse vormingusse.
Arhivaalide üleandmisel arhiivi kasutatakse senise füüsilise karbistamise ja hoidlasse asetamise asemel dokumentide kapseldamist XML tehnoloogia abil ning saadud kapslite (failide) kandmist arhiivipüsivatele off-line andmekandjatele ja/või arhiveerimiseks mõeldud serverite kõvaketastele.
Allikas: https://www.ra.ee/wp-content/uploads/2016/12/digidok_arhiveerimine-1.pdf
Digitaalse dokumendi elukäik
2.Digitaalarhiivinduse Põhimõtted rahvusarhiivi näitel
2.Digitaalarhiivinduse Põhimõtted rahvusarhiivi näitel
Allikas: https://blog.ra.ee/arhiivivormingud/
Migreerimine
Migreerimine
Digitaalsete arhivaalide pikaajalisel säilitamisel kasutab rahvusarhiiv migreerimisstrateegiat. Lahti seletatuna tähendab see, et digitaalseid arhivaale hoitakse alati kujul, mis on lihtsalt kasutatav hetkel laialt levinud riist- ja tarkvara abil.
Parim viis dokumenti ja selle metaandmeid säilitada on hoida selle vorming muutumatuna.
Kui digitaalset dokumenti pole mingil põhjusel võimalik säilitada selle esialgses (loodud) vormingus ja see tuleb viia teise vormingusse, võivad vormingu muutmisel minna kaduma algse dokumendi olulised omadused. Või mis veel halvem – dokument võib muutuda (osaliselt) mitteavatavaks ehk riknenuks.
Seetõttu on kõige parem, kui jätta alles ka originaalvormingus dokument, et oleks võimalik failides olevat infot võrrelda ning vajadusel taastada konverteerimisel kaduma läinud osad. Nii saame olla kindlad, et dokument püsib terviklikuna ja selle metaandmed muutumatuna ka kauges tulevikus.
Läbi erinevate failivormingute analüüsimise on koostatud arhiivivormingute juhis asutustele ja arhiivivormingute loetelu, mis sisaldab pikaajalise säilitamise mõttes enim soovitatavaid failivorminguid. Samal ajal jälgitakse rahvusvahelisi arenguid nende failivormingute toetuse osas, vajadusel uuendatakse arhiivivormingute loetelu ning migreeritakse failid uude vormingusse.
Loe lisaks https://blog.ra.ee/arhiivivormingud/
Füüsiliselt säilitatakse digitaalseid arhivaale erinevates asukohtades võrdväärsete koopiatena. Sellega tagatakse arhivaalide olemasolu ka juhul, kui ühes asukohas on toimunud andmete hävimine. Sarnaselt failivormingutele analüüsitakse tekkivaid säilituslahendusi ning kasutatakse hetkel sobivaimaid andmekandjaid ja nende lugemiseks vajalikku riistvara. Hetkel säilitab rahvusarhiiv digitaalseid arhivaale samaaegselt online kettamassiivis ning magnetlintidel.
Allikas: https://www.ra.ee/arhiivihaldus/digitaalarhiivindus/
3.Mida sa siis tegema peaksid?
3.Mida sa siis tegema peaksid?
4.Millised andmed on arhiiviväärtuslikud?
4.Millised andmed on arhiiviväärtuslikud?
Arhiiviväärtuslikuks hinnatud andmebaasid ehk andmekogud tuleb rahvusarhiivi üle anda regulaarsete tõmmistena. See tähendab, et arhiiviväärtusliku andmebaasi omanik peab iga 3-5 aasta järel eksportima andmebaasist rahvusarhiiviga kokku lepitud mahus andmed, salvestama need andmed avatud (arhiivi)vormingusse ning edastama rahvusarhiivi pikaajaliseks säilitamiseks.
Kuidas andmekogusid arhiveerida?
Kuidas andmekogusid arhiveerida?
5.Metaandmed
5.Metaandmed
Oluline osa on digitaalsete arhivaalide kirjeldustel ehk metaandmetel.
Kõik rahvusarhiivis säilitatavad digitaalsed arhivaalid on põhjalikult kirjeldatud nii, et oleks võimalik nende lihtne leidmine ning haldamine.
Probleemid metaandmetega
Probleemid metaandmetega
praktiline ülesanne 1. tegeleme metaandmetega
praktiline ülesanne 1. tegeleme metaandmetega
Ava oma dokumendihaldussüsteem ja vaatle kolme kirje metaandmeid, millest kaks on digitaalselt sündinud dokumendid, üks aga digiteeritud. Proovi vaadelda erinevat tüüpi dokumente, vajadusel laadi need arvutisse. Milliseid andmeid Sa leiad?
Tegevuse käik (ei pea olema selles järjekorras):
Ava metaandmete ühistöötabel, dubleeri töölehe alus ja nimeta see ümber omanimeliseks.
Vali oma dokumendihaldussüsteemist kaks erinevat (n pdf ja word vms) dokumenti, mille metaandmeid proovid kirjeldada, vajadusel täiendada. Vaata juhendist järgi, millised metaandmed on kohustuslikud ja millised mitte.
Digiteeri üks paberkandjal olev dokument (Airi käest saad). Kuidas seda teha, vaata juhendist. Seda tööd võite ka paarides teha.
Kanna digiteeritud dokument on dokumendihaldussüsteemi ja kirjelda ka tema metaandmeid.
Hea teada!
Hea teada!
Digidokumentide arhiveerimise abc
Digidokumentide arhiveerimise abc
Vajadus digidokumente säilitada, leitavaks muuta, tagavarakoopiaid teha ning, üldisemalt, teha arhiivitöid, on vältimatu: seda nii juhul, kui allkirjastamiseks kasutatakse standardtarkvara kui juhul, kui tehakse eriarendusi.
Arhiveerimise juures peab paratamatult arvestama, et lisaks digidokumentidele on vaja paralleelselt hallata ka paberdokumente. Kaks eraldi haldussüsteemi on paratamatult ebamugavam kasutada, kui oleks üksainus: mõistlik on hallata nii digitaaldokumente kui paberdokumente ühes ja samas infosüsteemis.
Kõige lihtsam on seda teha niimoodi, et paberdokumendi asukoht riiulites, olemasolu ja põhiinfo (mis liiki dokument, kellega sõlmitud, millal jms) registreeritakse samas infosüsteemis ja samamoodi, kui digidokumendi puhul, kasutades selleks kõige lihtsamal juhul väikest harilikku dokumendifaili põhiinfoga. Kui paberdokumentide registreerimissüsteem on organisatsioonis juba kasutusel, siis on tõenäoliselt kõige efektiivsem - eeldusel, et see on tehniliselt võimalik - lisada digidokumente haldamine lihtsalt samale süsteemile.
Võimalike tarkvaralahenduste osas tuleb kindlasti läbi mõelda, kas mõni olemasolev, juba kasutusel olev tarkvara ei ole äkki sobiv ka digidokumentide arhiivitöödeks, või siis kas ei saa kasutada organisatsioonis juba kasutusel olevaid standardtegevusi failide arhiveerimisel.
Arhiveerimise juures tasuvad kaalumist järgmised variandid. Kõigi puhul eeldame, et süsteemist tehakse regulaarselt tagavarakoopiaid:
Hoida digidokumente lihtsalt failisüsteemis, grupeerides neid näiteks kronoloogiliselt aasta- või kuupõhistesse kataloogidesse ja kodeerides kriitilise info – kliendi nimi või kood – failinimesse. See variant sobib juhul, kui digidokumente on suhteliselt vähe.
Hoida digidokumente seotuna kliendiga CRM (customer relationship management)-süsteemis. Mis on CRM?
Kasutada digidokumentide jaoks eraldi, paljude inimeste poolt kasutatavat spetsiaalset e-posti kontot, kuhu digidokumendid koos väikese kaaskirjaga alati saadetakse.
Kasutada mõnda olemasolevat spetsiaalset arhiveerimistarkvara.
Luua oma asutuse jaoks sobiv arhiveerimistarkvara.
BDOC vormingus dokumentide pikaajalise säilivuse tagamiseks on tulevikus võimalik kasutada arhivaalset ajatembeldamist. See mehhanism rajaneb põhimõttel “kindlustame seda, mis võib olla nõrk”. Järjestikku ajatemplid kaitsevad kogu materjali nõrkade räsialgoritmide ning krüptograafilise materjali ja algoritmide murdmise eest.
Allikas: https://eid.eesti.ee/index.php/EID_kasutamine_digiallkirjade_ja_paberivaba_kontori_korraldamiseks
Valik tarkvarasüsteemidest, mis mõeldud arhiveerimiseks.
Valik tarkvarasüsteemidest, mis mõeldud arhiveerimiseks.
PRAKTILINE ÜLESANNE 2. METAANDMETE uuring ja VORMISTAMINE
PRAKTILINE ÜLESANNE 2. METAANDMETE uuring ja VORMISTAMINE
praktiline ülesanne 3. uurime arhiive ja arhivaale
praktiline ülesanne 3. uurime arhiive ja arhivaale
Sinu ees on 4 fotot Rahvusarhiivi kogudest.
Vaata fotosid ning analüüsi fotot pöörates tähelepanu järgmistele küsimustele:
milliseid inimesi ja objekte kujutisel näed? Kas mõni koht on ka tuttav?
mida see pilt räägib inimeste eluolu ja ajastu kohta?
millised detailid fotol annavad vihjeid perioodi kohta, mil foto on tehtud?
Koosta iga foto kohta paar küsimust, mis aitavad Sul fotosid dateerida.
Leia Rahvusarhiivist originaalfotod ja vasta küsimustele:
kes on foto autor
millal on foto pildistatud
kus on foto pildistatud
kus saaks vaadata originaalfotot
Rahvusarhiivi digiteeritud fotodega saad tutvuda fotode andmebaasis Fotis.
Leia lisaks veel kõige vanem foto oma kodukandist (täpsusta ise otsingut).
Lisage oma vastused Padletisse https://padlet.com/haapsalukhk/digiarhiiv
kodutöö. digiarhiveerimise challenge
kodutöö. digiarhiveerimise challenge
Grupitöö. Grupi koosseisu leiad altpoolt.
Tutvuge oma grupile määratud teemaga ja proovige aru saada, millest see räägib, kas tegemist on ajakohase infoga, kas seal on asjalikku infot ka, mida saaksime kohe kasutusele võtta.
Valmistage ühiselt ette oma teema tutvustus. Tutvustamise formaat on vaba.
Järgmisel kohtumisel teeb iga grupp oma teema kohta ettekande. Ka ettekande formaat on vaba, ajapiirangut ei ole.
Page updated
Report abuse