Lae alla tööleht SIIT. Järgi töölehe juhendit.
Arhiivitöö korraldus peab tagama, et dokumendid säiliks neile määratud säilitustähtaja jooksul, oleks kiiresti leitavad, kasutatavad ja säilitustähtaja möödumisel nõuetekohaselt hävitatud või antud üle Rahvusarhiivi. Säilitustähtaeg on oluline dokumendi elukäigu planeerimisel, säilitamise ja korrastamisega seotud tegevuste kavandamisel.
Säilitustähtaeg on
aeg, mille jooksul dokumente tuleb säilitada.
Säilitustähtaegade jaotus
lühiajaline - kuni 10 aastat k.a
pikaajaline - kuni 55 (75) aastat
alatine - säilitatakse asutuse tegevuse lõpuni
Säilitustähtaeg peab peegeldama võimalikult täpselt dokumentide väärtust:
- liiga lühikese säilitustähtajaga dokumentide puhul võib juhtuda, et dokumendid hävitatakse siis, kui neil on veel praktiline või tõestusväärtus ja neid veel vajatakse;
- liiga pikk säilitustähtaeg raiskab asutuse ressursse (nt arhiiviruum, serveri maht jms).
Üldjuhul määratakse dokumentide säilitustähtaeg täisaastates (1, 3, 5, 7, 10, 25 … aastat). Projektide dokumentidel on säilitustähtaeg sageli ette kirjutatud kuupäevaliselt.
Dokumentide säilitustähtaja määramisel on oluline lähtuda ajast, mille jooksul on organisatsioon kohustatud vastuvõetud otsuseid, tehinguid või toiminguid tõestama. Selleks tuleb kindlaks teha kõik õigusaktidest tulenevad säilitustähtajad.
Kõikidel organisatsioonidel on kohustus säilitada teatud aja jooksul personali- ja raamatupidamise dokumente. Üldjuhul on tegemist lühiajalise säilitustähtajaga dokumentidega, mis moodustavad suure osa kogu organisatsiooni dokumentatsioonist.
Säilitustähtaegu reguleerivad Raamatupidamise seadus (RPS), Käibemaksuseadus (KMS), Maksukorralduse seadus (MKS), Äriseadustik (ÄS), Töölepinguseadus (TLS), Tervishoiu ja Tööohutuse seadus (TTOS).
Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud säilitama raamatupidamisdokumente (RPS § 4 lg 5). Raamatupidamiskohustuslaseks on Eesti Vabariik ühe avalik-õigusliku juriidilise isikuna (edaspidi riik), kohaliku omavalitsuse üksus, iga Eestis registreeritud era- või avalik-õiguslik juriidiline isik, füüsilisest isikust ettevõtja ja Eestis registrisse kantud välismaa äriühingu filiaal (RPS § 2 lg 2). Raamatupidamiskohustuslane (välja arvatud mikroettevõtja) on kohustatud koostama raamatupidamise sise-eeskirja, mis reguleerib muu hulgas majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, algdokumentide käivet ja säilitamist (RPS § 11 lg 1).
Raamatupidamise algdokumendid – säilitustähtaeg 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing toimus (RPS § 12 lg 1; KMS §36 lg 1, 3, 4; MKS §58)
NB! Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale (näiteks digiteerida), kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane säilitada üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti (võib esialgse algdokumendi hävitada) (RPS § 7 lg 9).
Raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded ja muud äridokumendid – säilitustähtaeg 7 aastat alates vastava majandusaasta lõpust (RPS § 12 lg 2)
Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumendid – säilitustähtaeg 7 aastat pärast kehtimistähtaja möödumist (RPS § 12 lg 3)
Raamatupidamise sise-eeskiri – säilitustähtaeg 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist (RPS § 12 lg 4)
NB! Arhiivimoodustajad (asutused ja isikud, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale) peavad lähtuma Rahvusarhiivi 02.02.2010 hindamisotsusest nr 53, millega alates 01.01.1995 loodud raamatupidamise sise-eeskirjad, tegevus- ja majandusarengu kavad, strateegilised kavad, aastaeelarved, majandusaasta aruanded koos lisadega, finantsauditite lõpparuanded, organisatsiooni juhi vahetumisel või organisatsiooni ümberkorraldamisel koostatud vara üleandmise-vastuvõtmise aktid koos lisadega on arhiiviväärtuslikud ehk arhivaalid. Arhivaale säilitatakse alatiselt ja need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Arhivaale ei tohi hävitada.
Personalidokumentide hoidmise kohustus on tööandjal. Tänapäeval on enamalt jaolt tegemist lühiajalise säilitustähtajaga dokumentidega.
Töölepingud (alates 01.07.2009) – säilitustähtaeg 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates (TLS § 5 lg 5)
NB! Kuni 1992. a sõlmitud töölepingute, tööraamatute, isikukaartide säilitustähtaeg on 75 aastat (lepingu lõppemisest), 1992–01.07.2009 sõlmitud töölepingute, tööraamatute säilitustähtaeg on 50 aastat (lepingu lõppemisest).
Tööõnnetuste ja kutsehaigustumuse uurimise andmed, töökeskkonna riskianalüüsi tulemused – 55 aastat (TTOS §13 lg 1 p 3; §24 lg 5)
Kuni 31.12.1990 suletud personalitöö isikutoimikud on hinnatud arhiiviväärtuslikeks ning tuleb anda üle Rahvusarhiivi (alus Rahvusarhiivi 10.01.2014 hindamisotsus nr 2).
Olenevalt organisatsiooni põhitegevuse spetsiifikast võivad dokumentidele säilitusnõudeid sätestada valdkondlikud seadused.
Näiteks:
1) Notariaadiseadus ja sellest tulenev notariaadimäärustik kehtestavad notarite poolt ametitoimingute käigus koostatud dokumentide säilitamise korra ning nende säilitustähtajad (vastavalt notariaadimäärustiku lisale nr 2).
2) Haridus- ja teadusministri määrus „Kooli õppe- ja kasvatusalastes kohustuslikes dokumentides esitatavad andmed ning dokumentide täitmise ja pidamise kord“ määrab koolide õppe- ja kasvatusalased kohustuslikud dokumendid, nende andmekoosseisu, säilitamise tähtajad jne.
Kui dokumentide säilitustähtaeg ei tulene õigusaktidest, siis määrab organisatsioon dokumentide säilitustähtajad ise, lähtudes praktilisest kasutusvajadusest, teabe tõestusväärtusest, unikaalsusest jne.
Tsiviilseadustiku üldosa seadusest lähtudes antakse lõppenud organisatsiooni dokumendid hoiule likvideerijale või kolmandale isikule ning dokumente säilitatakse 10 aastat. Kui näiteks mittetulundusühing lõpetab tegevuse ja dokumente säilitab õigusjärglane, siis ka neid dokumente, millele on määranud alatine säilitustähtaeg, ei pea säilitama kauem kui 10 aastat pärast mittetulundusühingu tegevuse lõpetamist.
Eraõiguslikel ettevõtetel ja organisatsioonidel ei ole kohustust luua dokumentide loetelu ega liigitusskeemi nagu avaliku sektori asutustel. Ometi on see väga tõhus ja mugav abivahend organisatsiooni teabe haldamisel. Dokumentide loetelu loomine eeldab organisatsiooni ülesannete ja protsesside läbimõtlemist ning nende käigus tekkiva teabe loogilises süsteemis kirjapanemist. Tulemus esitatakse enamasti lihtsa Exceli tabelina ning sinna lisatakse ka dokumentide säilitamise tähtajad (sarja tasandil), teabekandjad (nii digitaalsed, audiovideo- kui paberdokumendid) ning asukoht/vastutaja. Selline ülevaade võimaldab kiiresti vajalikku infot leida, aga ka hallata kohustusi ning dokumente õigeaegselt hävitada.
Säilitustähtaega saab muuta sama taseme aktiga, kui see kehtestati. Näiteks saab seadusest tulenevaid säilitustähtaegu muuta (lühendada, pikendada) ainult seadusega (nt töölepingute säilitustähtaja muutmine vastavalt töölepinguseaduse muudatustele). Asutus saab muuta enda määratud säilitustähtaegu uue dokumentide loetelu kinnitamisega. Vajadus säilitustähtaega lühendada võib tuleneda näiteks põhjendamatult pika säilitustähtaja kehtestamisest. Muutmine peab tuginema läbimõeldud otsusele, mida tuleb nt käskkirja otsustavas osas ka põhjendada.
Töölehe leiad SIIT
Mitte kogu teave, mis asutuse või isiku tegevuse käigus luuakse või saadakse, ei oma ühesugust väärtust. Arhiiviteoreetiliselt eristatakse dokumentides sisalduva teabe esmast ja teisest väärtust.
Dokumentides sisalduva teabe esmane ehk praktiline väärtus on seotud tavaliselt igapäevatoimingute tõestamise, kontrollimise ja asjaajamiseks laiemalt. Teave on oluline ja omab praktilist väärtust suhteliselt lühikese aja jooksul.
Dokumentidel võib olla teisene ehk lisaväärtus – väärtus asutuse ajaloo, ühiskonnas tähtsate ülesannete täitmise või näiteks kultuuri seisukohalt. Dokumentides sisalduva teabe teisese väärtuse määratlemisel peetakse silmas teabe kasutamist väljaspool seda loonud asutust – laiemat üldsust ja ajaloouurijaid. Paljud tekkinud dokumendid pakuvad võib-olla huvi alles paljude aastate pärast.
Arhiiviväärtus on avaliku arhiivi poolt hindamisega dokumendile antud väärtus, mis keelab tema hävitamise. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena.
Hindamine toimub:
1) arhiivimoodustajate väljaselgitamisel;
2) arhivaalide väljaselgitamisel;
3) arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmisel.
Arhiivimoodustajate (asutuste, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale) väljaselgitamisel lähtutakse asutuse avalike ülesannete (funktsioonide) sisust ning olulisusest ühiskonna mõjutamisel või kujundamisel. Analüüsitakse asutuse kohta avaliku halduse hierarhias ja tema funktsioone, tehakse kindlaks, kus langetatakse ühiskonna ja riigi jaoks olulisi otsuseid, töötatakse välja põhilisi arengusuundi ning koordineeritakse otsuste elluviimist.
Rahvusarhiiv on avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute hulgast arhiivimoodustajad välja selgitanud järgmiste hindamisotsustega:
30.12.2011 hindamisotsusega nr 548 „Avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, väljaselgitamine“
06.02.2020 hindamisotsusega nr 5 „Avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike juriidiliste isikute, kelle tegevuses võib tekkida arhivaale, väljaselgitamine“.
Hindamise tulemusena on valdaval osal Eesti avalikke ülesandeid täitvatest asutustest teada, kas ta on arhiivimoodustaja ja temale rakenduvad arhiiviseaduses ning arhiivieeskirjas sätestatud nõuded või mitte (seda saab kontrollida Rahvusarhiivi kodulehelt https://www.ra.ee/astra/site/login.
Arhiivimoodustaja dokumendid on hinnatud, kui Rahvusarhiiv on vormistanud sellekohase hindamisotsuse. Enne hindamist ei tohi dokumente hävitada.
Hindamiskriteeriumid
Dokumentide hindamisel lähtutakse:
1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias;
2) asutuse või isiku funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist;
3) dokumentide uurimispotentsiaalist;
4) dokumentides oleva teabe unikaalsusest ja autentsusest;
5) dokumentide olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest;
6) kasutatavusest ja seotusest teiste dokumentidega;
7) dokumentide ajaraamist, millest need pärinevad või mida need käsitlevad;
8) kogumistraditsioonist;
9) dokumentide loomisel kasutatud materjalidest ja vormingutest;
10) juurdepääsutingimustest;
11) asutuse või isiku või ühiskonna huvigruppide hinnangust dokumendi väärtusele;
12) dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või avaliku arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest.
Arhiivimoodustaja dokumendid võivad olla hinnatud erinevate hindamisotsustega. Nendeks võivad olla:
· asutusepõhised hindamisotsused, millega on hinnatud arhiivimoodustaja põhi- ja juhtimisfunktsioonid.
· mitme ühesuguste põhifunktsioonidega arhiivimoodustaja dokumente käsitlevad hindamisotsused, millega on hinnatud nt kõigi kohalike omavalitsuste põhifunktsioonide dokumendid, kõigi notarite tegevuse käigus loodavad dokumendid ja kõigi vanglate dokumendid;
· tugifunktsioonide dokumente käsitlevad hindamisotsused, mis rakenduvad kõigile arhiivimoodustajatele. Hinnatud on finantsplaneerimise ja raamatupidamise arvestuse ning varade haldamise ja hoolduse dokumendid, personalidokumendid ning infoallikate ja IT haldamise dokumendid. Kohalike omavalitsuste tugifunktsioonide dokumendid on hinnatud eraldi hindamisotsusega;
· funktsioonipõhised üldhindamisotsused, millega on hinnatud ühe funktsiooni käigus tekkivad dokumendid kõigi asjaga tegelevate arhiivimoodustajate juures. Olemas on hindamisotsused valimiste ja rahvahääletuste dokumentide, õigusloomedokumentide, välisabi saamise ja kasutamisega seotud dokumentide, rahvastikutoimingute dokumentide ja omandireformi dokumentide kohta;
· üheliigilisi dokumendikogumeid ja andmekogusid puudutavad hindamisotsused, mis võivad kehtida paljudele arhiivimoodustajatele. Näiteks on hinnatud personalitöö isikutoimikuid, majanduslike huvide deklaratsioone, isikupõhiseid meditsiinidokumente, kinnistusraamatut jne.
Arhiiviväärtuslikud andmekogud on väljaselgitatud 31.10.2017 hindamisotsusega nr 51 „Riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud andmekogude hulgast arhiiviväärtusega osa väljaselgitamine“
Kõigi hindamisotsustega, v.a asutusepõhiste hindamisotsustega, on võimalik tutvuda ka Rahvusarhiivi veebilehel Arhiivihaldus - Hindamisotsused.