Lähtuvalt arhiivieeskirjast peab asutusel olema ülevaade arhiivi koosseisust, st ülevaade dokumentidest/teabest, mis asutuse tegevuse käigus on loodud või saadud.
Lähtuvalt asutuse teabehalduse või asjaajamise korrast nimetatakse ülevaadet arhiiv koosseisust ka nt arhiiviloeteluks või toimikute loeteluks või arhivaalide loeteluks või ülevaateks arhiivist.
Arhiivi koosseisust ülevaate koostamisel võetakse aluseks asutuse dokumentide loetelu liigitusskeem.
Ülevaatesse kantakse kõik reaalselt (tegelikult) loodud ja saadud dokumendid toimikute kaupa.
Ülevaatesse kantakse dokumendid pärast asjaajamisperioodi lõppu aasta alguses (nt 2-3 kuu jooksul).
Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt:
1) funktsiooni nimetust;
2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega;
3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud;
4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti;
5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud.
Ülevaadet arhiivi koosseisust on vaja, et teada millised dokumendid on asutuses tegelikult loodud või saadud, kui palju neid on, kus dokumendid asuvad.
Ülevaade arhiivi koosseisust võimaldab tagada dokumentidele parem juurdepääs (asukoht on kergesti leitav), planeerida dokumentide säilitamist ja hoidlaruumide vajadust, planeerida dokumentide eraldamist (hävitamiseks või Rahvusarhiivi üleandmiseks).
Ülevaate võib koostada elektrooniliselt nt Exceli tabelina.
Asutuse arhiivist ülevaate koostamist, dokumentide säilitamist tööruumides ja nende üleandmist asutuse arhiiviruumi reguleerib asutuse teabehalduse või asjaajamise kord.
NB! Ülevaade arhiiv koosseisust ei ole sama, mis dokumentide loetelu, sest sinna kantakse ja arvele võetaks kõik reaalselt tekkinud dokumendid/ toimikud.
Alates 2023. a saab arhiiviülevaate koostada ASTRAs.