Arhiivist või selle osast ülevaate saamiseks ja edasise korrastamise ja kirjeldamise kavandamiseks koostatakse arhiiviskeem.
Arhiiviskeemi koostamisel lähtutakse:
* dokumentide loetelust (liigitusskeemist) NB! Rahvusarhiivi üleandmisel ainult arhiiviväärtuslikud dokumendisarjad;
* ülevaatest arhiivi koosseisust;
* tegelikult ladestunud dokumentidest.
Arhiiviskeemis määratakse kindlaks korrastusüksused – arhiiv ja sarjad koos alltasanditega ning nende hierarhiline järjestus, nimetused ja tähised.
Näide 1
Arhiiviskeem (lihtne, sarjapõhine) 1. Kooli asutamise ja ümberkorraldamise dokumendid2. Direktori käskkirjad3. Arengu- ja tegevuskavad4. Tegevusaruanded5. Eelarved, finantsaasta aruanded6. Õppenõukogu koosolekute protokollid7. Hoolekogu koosolekute protokollid8. Kooli õppekava9. Õpilasraamatud10. Kiituskirjade, medalite ja muude autasude väljaandmise raamat11. Kroonikaraamat12. IsikutoimikudNäide 2
Arhiiviskeem (funktsiooni- ja sarjapõhine)Arhiiv ja allarhiiv
Arhiiv koosneb ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest. Allarhiivide moodustamine on põhjendatud keerulise struktuuri ning mahuka arhiiviväärtusliku ainesega asutuse puhul. Allarhiive võib järjestada nii tähtsuse, kronoloogia kui ka tähestiku alusel ning igaüks neist saab oma tähise.
Funktsioonid
Asutuse liigitusskeemis on sarjad esitatud funktsioonide kaupa. Sarjadevaheliste seoste ja arhivaalide loomise konteksti säilimiseks on kasulik funktsioonid ka arhiiviskeemis välja tuua. See võimaldab uue sarja hõlpsalt arhiiviskeemis loogilisse kohta lisada.
Sari ja allsari
Sarjad ja allsarjad on tavaliselt moodustatud juba asutuse liigitusskeemis. Arhiiviskeemis säilitatakse võimalikult sama järjestus. Tähised muudetakse järjepidevaks ja pealkirju võib täpsustada.
Fotod ja audiovisuaalsed dokumendid võib koondada omaette sarjadeks, kui nad ei kuulu sisuliselt tekstidokumentide juurde. Ühe funktsiooni täitmiseks loodud andmekogu võib arhiiviskeemis esitada sarjana.
NB!
* Rühmitamine arhiivideks ja sarjadeks peab olema ammendav.
Kõik säilikud peavad olema paigutatud sarjadesse või allsarjadesse, kõik sarjad kas arhiividesse või allarhiividesse.* Allarhiivid ja sarjad peavad vastastikku üksteist välistama.
Ühes arhiivis ei saa esineda samanimelist allarhiivi, kaht samanimelist sarja (NÄITEKS: Aruanded ja Aruanded) või ühe sarja piires kaht samanimelist allsarja, küll aga võib samanimelisi sarju olla nt erinevates allarhiivides.* Vältida tuleb nn jääkrühmade moodustamist.
Kõik arhivaalid kuuluvad teatud tunnuste alusel mingisse sarja (vältida sarju Muu, Varia). Küll aga võib väiksemahulisi sarju liita koondsarjadeks (täpsustada pealkirja) nt Kroonikad ja juubeliülevaated.* Arhivaalide formaat või tüüp ei ole tavaliselt rühmitamise aluseks.
Sari võib sisaldada nii A4 formaadis kui ka A3 formaadis arhivaale, nii pabereid kui ka fotosid jne.Lõplik arhiiviskeem sõltub tegelikult ladestunud arhivaalidest ja täpsustub korrastamise käigus.
Üht ja sama arhiiviskeemi kasutatakse Rahvusarhiivi dokumentide üleandmisel korduvalt. Juurdetulnud sarjad lisatakse, lõpetatud sarjad ei täiene.
Arhiiviskeemi koostamise töölehe leiad SIIT. Tee töölehest koopia, vasta küsimustele ja täienda Rahvusarhiivi arhiiviskeemi VÕI koosta enda isikuarhiivi korrastamiseks lihtne arhiiviskeem